Fünf Tipps für SAP-Lizenzvermessung

Wenn SAP die Unternehmen zur alljährlichen SAP-Lizenzvermessung bzw. der Abgabe des LAW-Reports auffordert, treibt es Lizenzmanagern in der Regel den Schweiß auf die Stirn. Für sie haben wir folgende Tipps:

1. Beginnen Sie rechtzeitig:

Wenn Unternehmen die SAP-Lizenzvermessung auf die leichte Schulter nehmen, kann es am Ende teuer werden. Vor allem sollten Sie mit den Arbeiten nicht erst beginnen, wenn Sie zur Vermessung aufgefordert werden.

Oft fehlt es dann an dem knappen Gut „Zeit“, um ein ernsthaftes Projekt aufzusetzen, doch genau darum geht es. Mit einem konkreten Projekt, einzeln zugeordneten Aufgabenbereichen und einer akribischen Vermessung erhalten Sie am Ende die Daten, die Sie benötigen, um allen Anforderungen gerecht zu werden.

Wenn Software-Lizenzmanager die SAP-Lizenzvermessung nicht nur als leidiges, nicht ablehnbares Übel ansehen, sondern als jährlichen SAP Health Check, besteht die echte Chance, hier auch Möglichkeiten zur Einsparung von SAP-Lizenzkosten zu entdecken.

2. Vertrags- und Kostenanalyse:

Um die SAP-Lizenzvermessung heil zu überstehen, sind zwei Detailfragen schnell gestellt, aber schwer beantwortet. Zum einen geht es um die Frage: „Was dürfen wir eigentlich?“, also konkret um eine intensive SAP-Vertrags­analyse und die entsprechende User-Konfiguration.

Doch genauso wichtig ist die zweite Frage: „Wofür zahlen wir eigentlich?“, also eine detaillierte Analyse der SAP-Wartungskosten. Wichtig ist eine genaue Trennung von Produktiv- und Testsystemen, da Sie sich bei der SAP-Lizenzmessung nur auf die produktiven Systeme konzentrieren müssen.

Wenn hier Klarheit herrscht, das heißt, es findet auf den Testsystemen auch nur Entwicklungsarbeit statt, senken Sie Ihren Vermessungsaufwand. Ebenso wichtig ist eine genaue Analyse der SAP-Verträge, die sich je nach Jahr der Vertragsschließung in den zugrunde liegenden Bedingungen unterscheiden.

3. SAP-Nutzungsanalyse:

Mit weiterem Fortschritt des Projektes gelangen Software-Lizenzmanager schnell zu der Frage: „Was nutzen wir eigentlich?“ Wenn SAP-Kunden die vertragliche Situation analysiert haben und genau wissen, was sie dürfen, müssen nun Daten über die tatsächliche Nutzung der SAP-Systeme gesammelt werden.

In der Regel ist dies nur unter Zuhilfenahme eines geeigneten SAM-Tools möglich. Welches Tool eignet sich dafür am besten? Liefert das von mir eingesetzte Tool die richtigen Daten? Sind diese Daten korrekt? Auch diese Fragen gilt es zu beantworten, um die tatsächliche Nutzung der Vertragssituation gegenüberzustellen.

4. Indirekte Nutzung:

Diese Herausforderung wird vom Hersteller bei der SAP-Lizenzvermessung oder in echten SAP-Audits besonders unter die Lupe genommen. Wird die Nutzung zwischen dem SAP-System der Kunden und Lösungen von Drittanbietern nicht oder nicht richtig erkannt, kann es teuer werden.

Wichtig ist die genaue Analyse der tatsächlichen Nutzung und der Userkonfiguration in Kombination mit der Vertragshistorie in Bezug auf indirekte Nutzung. SAP-Audit-Sicherheit erlangen Kunden am besten durch eine individuelle vertragliche Lösung mit SAP.

5. Nutzen Sie externes Know-how:

Die Komplexität der SAP-Lizenzierung steigt von Jahr zu Jahr und wird angesichts aktueller Trends wie indirekte Nutzung oder dem in den Unternehmen vielfach geplanten Umstieg auf S/4 nicht einfacher.

Darüber hinaus berichten Lizenzmanager vermehrt davon, dass der Hersteller SAP eine deutlich härtere Gangart in Sachen SAP-Compliance verfolgt und echte SAP-Audits neben den SAP-Lizenzvermessungen immer häufiger werden. Es mag sein, dass dies dem immer größer werden Konkurrenzdruck geschuldet ist.

Fakt ist jedoch auch, dass die Begleitung durch einen unabhängigen SAP-Experten von Beginn an um ein Vielfaches günstiger ist, als später die Schecks für Lizenzverstöße auszustellen, die in der Regel zu Listenpreisen abgerechnet werden. Oft ist es möglich, unabhängige SAP-Lizenzspezialisten erfolgsbasiert einzusetzen, das heißt, Sie zahlen nur, wenn ein definierter Erfolg eintritt.