Digitale Transformation braucht ein modernes ERP-System

Schneller und besser zu werden, war unser erklärtes Ziel, als wir bei KPMG in Deutschland vor etwas mehr als zwei Jahren begonnen haben, den Finance- und Procurementbereich zu digitalisieren.

Unter dem Projektnamen „Finance 2020“ haben wir an einer Lösung gearbeitet, mit der wir Daten künftig in Realtime zur Verfügung stellen, Prozesse automatisieren und letztendlich mit einem neuen, digitalen Finance System den Digital Core für unser Unternehmen bauen können – basierend auf dem Fundament von Compliance und Risikomanagement.

Dabei hatten mein Team und ich den klaren Wunsch, uns in Zukunft weniger mit Bestandsaufnahme und Dokumentation zu beschäftigen, sondern stattdessen mehr wertschöpfende Aufgaben zu erfüllen.

Denn eines ist ganz klar: Die Digitalisierung verändert die Rolle des Finance-Bereichs und des CFO enorm. Statt wie bisher nur Daten aus der Vergangenheit zu verarbeiten, ermöglichen es uns die neuen Tools, unseren Blick in die Zukunft zu richten. So können wir einen Ausblick auf die erwartete Geschäftsentwicklung geben – was uns zum noch stärkeren Business-Partner macht.

Absolut bewährt hat sich in meinen Augen die Tatsache, dass wir uns bereits in einem sehr frühen Projektstadium damit auseinandergesetzt haben, welche neuen Technologien wir für die Erreichung unserer Ziele benötigen.

Das sind zum einen Business-Intelligence-Systeme, Apps und webbasierte Oberflächen, die neue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und den Austausch mit den Business-Partnern bieten.

Zum anderen innovative Plattformen und künstliche Intelligenz, die sowohl bei der Prozessautomatisierung als auch bei einer zukunftsorientierten Planung zum Einsatz kommen.

Wir haben natürlich auch über erste Blockchain-Ideen nachgedacht, um diese beispielsweise für den Intercompany-Abgleich zu nutzen.

Als „elephant in the room“ stand von Anfang an die Frage im Raum, ob die Digitalisierung unseres Finance-Bereichs auch einen Wechsel auf ein modernes Legacy System, wie es etwa von Microsoft, SAP oder Oracle angeboten wird, notwendig macht.

Ein solcher Wechsel ist hoch komplex, weil letztendlich alle Unternehmensprozesse davon betroffen sind, außerdem äußerst zeitaufwändig und kostenintensiv. Es wurde uns allerdings schnell klar, dass kein Weg an dieser Investition vorbeiführt, denn für ein digitales Finanz- und Rechnungswesen braucht es eine realtimefähige Applikations- und Datenbanktechnologie.

ERP-Systeme, die bereits seit zehn oder mehr Jahren im Einsatz sind, können diese Funktionen nicht bieten. Die technologische Weiterentwicklung der ERP-Systeme wie beispielsweise bei SAP S/4 Hana beinhaltet letztendlich die Verschmelzung von Controlling und Accounting.

Das verringert den Abstimmungsaufwand zwischen externem und internem Reporting enorm und ermöglicht dadurch erstmals eine Dokumentation in Echtzeit. Auch die Frontend-Tools in den neuen Systemen wurden in ihrem Design entsprechend angepasst und bieten mittlerweile einen echten Mehrwert.

So können mithilfe eines modernen ERP-Systems Daten auf allen Endgeräten verfügbar gemacht werden, ohne sie vorher erst in ein Businesswarehouse laden zu müssen.

Neben der Echtzeitfähigkeit und neuen Reporting-Möglichkeiten ist aber auch die Standardisierung von Geschäftsprozessen ein ganz wichtiger Aspekt bei der digitalen Transformation. Daher haben wir uns im Rahmen von „Finance 2020“ bei der Einführung unseres neuen ERP-Systems für einen Greenfield-Ansatz entschieden.

Konkret bedeutet dies, dass wir alle Geschäftsprozesse hinterfragt und organisatorisch so abgeändert haben, dass eine Standardisierung möglich wurde. Um das Know-how über die Prozesse zu sichern, haben wir dabei Process-Mining- bzw. Dokumentationstools eingesetzt.

Heute bildet unser neues ERP-System auf der Basis von SAP S/4 Hana das Herzstück von „Finance 2020“ – einen Digital Core, an den alle anderen Systeme angebunden sind. Gleichzeitig ist es auch die Grundlage für die zukünftige Implementierung innovativer Technologien wie etwa Robotics, KI oder auch Blockchain.