Das schlanke Archiv

Die Themen rund um das Archiv im Zusammenhang mit dem SAP’schen ERP werden momentan sehr engagiert, emotional und kontrovers geführt.

KGS hat mit seiner effizienten und schlanken Archivlösung eine Führungsposition übernommen, die am Markt durch die Konsolidierung und Harmonisierung sowohl mit den existierenden R/3- und ERP/ECC-6.0-Systemen als auch mit S/4 und Hana von den SAP-Bestandskunden hervorragend angenommen wird.

Diskussionen, wie sie etwa Marktbegleiter von KGS führen und dabei für ihre ECM-Systeme die führende Rolle beanspruchen, gehen vollkommen an den Bedürfnissen der SAP-Bestandskunden vorbei.

Ein Enterprise Content Management von OpenText scheint momentan den Ansprüchen des Marktes weniger zu genügen. In der Phase der digitalen Transformation soll ein Archivsystem schlank sein, die SAP-Architektur unterstützen und nutzen und nicht konterkarieren.

Allgemein ist zu beobachten, dass traditionelle ECM-Systeme für SAP immer komplexer und größer werden, und dabei zuweilen sogar beanspruchen, das führende System in der ERP- und Business-Suite-Architektur zu sein.

„Nein, das kann nicht der richtige Weg sein“

argumentiert Winfried Althaus, einer der drei KGS-Geschäftsführer, im Gespräch mit dem E-3 Magazin.

Der Einsatzzweck für ECM-Systeme ist die im Hinblick auf die Unternehmensanforderungen optimierte Verwaltung von Informationsobjekten. Und Althaus präzisiert:

„Im ERP-Kontext werden diese Objekte aber rein prozessbezogen genutzt. Das ECM dient hier als Archiv, um mögliche Datenfehler – meist resultieren diese aus der Datenübernahme – nachvollziehen zu können.

Werbeversprechen wie Single Repository, zentraler Informationsspeicher für den gesamten Content – vom Papier über E-Mails bis hin zu Sprachnachrichten in einem System – sowie zentraler Wissensspeicher des Unternehmens werden nicht eingehalten.“

Geschäftsführer Hermann Hülsmeier bestätigt:

„Unternehmen investieren nur dann in die maschinell gestützte Speicherung von Content, wenn sich daraus entweder ein unmittelbarer Nutzen für das Unternehmen ergibt oder wenn der Content aufgrund gesetzlicher Vorgaben aufzubewahren ist – den zentralen Wissensspeicher haben wir bisher in keinem Unternehmen gefunden.“

Digitalisierung und Automatisierung

Das Ziel ist ein ganzheitliches, konsolidiertes, schlankes SAP-System, das bestmöglich auf die digitalen Transformationsprozesse und letztendlich S/4 mit Hana vorbereitet ist – wann immer auch dieser entscheidende Schritt gesetzt wird.

KGS sieht sich demnach auch als Brückenbauer und Wegbegleiter im aktuellen Technologiewandel. Und die Herausforderungen sind hoch, die Aufgaben vielfältig, wie die Marktforscher von IDC erhoben haben:

Obwohl deutsche Unternehmen damit begonnen haben, ihre dokumentenintensiven Prozesse zu verbessern, sind sie bei der Digitalisierung und Automatisierung noch nicht entscheidend vorangekommen; damit wird die Wettbewerbsfähigkeit vieler Unternehmen negativ beeinflusst, dieser Umstand erfordert dringend die Umsetzung weiterer Maßnahmen, schreiben die Marktforscher.

IDC empfiehlt Firmen und Organisationen, die Digitalisierung stufenweise voranzutreiben: Um bei der Digitalisierung und Automatisierung allerdings den entscheidenden Schritt voranzukommen, sollten Unternehmen verstärkt auf externe Experten zurückgreifen.

Branchenspezifische Komplettlösungen sind bei der Wahl von Service- und Softwareanbietern für die Unternehmen in Deutschland entscheidend. Im Markt spiegelt sich diese Entwicklung nach IDC-Beobachtungen bereits wider.

Anbieter im Print- und Document-Management-Umfeld investieren in branchenspezifische Beratung und Prozesslösungen, dabei wachsen die Disziplinen Print Management und ECM immer weiter zusammen.

ECM-Software wird zudem mit File-Sharing- und Collaboration-Lösungen aus der Cloud und weiteren BPM-Funktionen ausgestattet.

Dieser disruptive und damit unübersichtliche Markt sorgt bei den Anwenderunternehmen allerdings auch für Verunsicherung, meint IDC. Anbieter sind jetzt gefordert, sich als kompetente Partner der Firmen und Organisationen auf dem Weg zur Digitalisierung zu positionieren.

KGS hat für die SAP-Bestandskunden einen erfolgreichen, pragmatischen Weg entwickelt – man bleibt ganz nahe am SAP-Standard, sowohl in der ECC-6.0- als auch S/4-Welt. „Das kann man genau so sagen!“, betont KGS-Geschäftsführer Bernhard Morell.

„Wir nutzen SAP zur Dokumentenverwaltung und verschmelzen die Dokumentenwelt mit der Prozesswelt im SAP-System. KGS nutzt dazu die Funktionen von SAP und die Vorteile, die uns diese Plattform bietet.

Beim KGS-Ansatz gibt es keine redundante Verwaltung von Metadaten, es gibt nur eine Benutzerverwaltung, nämlich die des SAP-Systems. Berechtigungen werden direkt in SAP geprüft und es wird auch nur ein Frontend verwendet.

Der Anwender bleibt so immer in der gewohnten Anwendungsumgebung und muss nichts Neues lernen, um seine Originalbelege zu verwalten.“

Dokumente versus Prozesse

Wie kann ein SAP-Bestandskunde für sich die Frage entscheiden, ob er mit seinem ECM nahe am SAP-Standard bleibt oder sich ein eigenständiges, autonomes ECM aufbaut? Die Antwort ist einfach, meint Winfried Althaus:

„Ist SAP das zentrale System im Unternehmen und werden die Prozesse im Wesentlichen durch SAP gesteuert, dann sollte man auch so nahe wie möglich am SAP-Standard bleiben und eher kein eigenständiges ECM-System einsetzen.

Wenn allerdings eine inhomogene Anwendungslandschaft aus verschiedenen ERP- und Legacy-Systemen vorliegt, dann sollte man eher den Einsatz eines klassischen ECM-Systems in Erwägung ziehen.“

Mit der Entwicklung von DMS zu ECM scheinen Dokumente jeglicher Art an Bedeutung zu gewinnen. Argumentiert wird, dass Dokumente wichtiger sind als Prozesse. Kann das in einer SAP-Umgebung stimmen?

„Nein, das stimmt in keiner Umgebung, und erst recht nicht in der SAP-Umgebung. Dokumente sind aus informationsverarbeitender Sicht reine Transportmedien für Daten“

erklärt Hermann Hülsmeier. Die einzige Ausnahme ist hier die Urkunde.

„Betrachten wir doch einmal den Lieferschein. Hier ist nicht das Dokument wichtig, sondern ausschließlich der Inhalt. Was wurde wann und in welcher Menge wohin geliefert.

Auf diesen Informationen bauen alle Folgeprozesse von der Lagerung über die Bezahlung bis hin zum Verbrauch der Ware auf. Das Dokument ist ,nur‘ der Informationsträger. Und in Zeiten von EDI wird das physische Dokument auch noch durch ein definiertes, elektronisches Übergabeformat abgelöst.

Dieses Beispiel zeigt, dass das Dokument immer mehr an Bedeutung verliert.“

Ähnlich argumentieren auch die Marktforscher von IDC: Die Art und Weise, wie Nutzer Informationen suchen, Dokumente und Content erstellen, verteilen, bearbeiten und archivieren, verändert sich grundlegend.

Informationen und Daten sind im digitalen Zeitalter die Währung der Zukunft. Mit Document Management werden papierbasierte Prozesse digitalisiert und Teilbereiche verbessert, bevor Con­tent in ganz unterschiedlichen Formaten und Datenquellen möglichst automatisch verarbeitet wird und damit Geschäftsprozesse ganzheitlich optimiert werden.

Neun von zehn der befragten Entscheider erkennen diesen Zusammenhang – allerdings in unterschiedlichem Maße. Ein Drittel der Unternehmen ist sich darüber im Klaren, dass sie mit Print und Document Management nicht nur operative Back­office-Prozesse, sondern auch die Customer Experience von kundenzentrischen Abläufen verbessern können.

Dass mit automatisierten und digitalen Dokumentenprozessen auch die Basis für innovative digitale Geschäftsmodelle geschaffen wird, hat immerhin jeder fünfte Entscheider erkannt.

Auch der Digitalverband Bitkom kommt in einer Trendstudie aus dem vergangenen Jahr zu ähnlichen Ergebnissen: Die intelligente Verarbeitung von unstrukturierten Informationen ist seit jeher ein Thema für die ECM-Industrie.

Klassische Beispiele für die Automatisierung der Wissensarbeit sind der automatisierte Rechnungseingang bzw. die intelligente Poststelle. Für die ECM-Anbieter wird vor allem das Thema der Intelligenz eine zukünftige Herausforderung sein.

Hier wird die Notwendigkeit von selbst lernenden Produkten, die Vernetzung von Lösungen zum Austausch von Intelligenzen etc. weiter steigen. Für Anwender wird die Automatisierung der Wissensarbeit zunehmend bedeutender, insbesondere aufgrund der zunehmenden Digitalisierung von Gesellschaft und Arbeitswelt.

Ausnahmslos alle in der Bitkom-Studie untersuchten Trends stehen mit der digitalen Transformation in engem Zusammenhang. Im Kern geht es in der digitalen Welt neben neuen Geschäftsmodellen um die Nutzung von verfügbaren Informationen, effiziente Prozesse sowie mobile Kommunikation und Zusammenarbeit.

Für die wichtigsten der untersuchten globalen Megatrends leistet ECM maßgebliche Beiträge. Anwenderunternehmen können ihre digitale Strategie in großen Teilen durch die Einführung einer eigenen ECM-Strategie umsetzen.

Das Archiv ein Teil vom Ganzen

SAP kann mit dem Partner OpenText (früher Ixos) einen langjährigen Weggefährten beim Thema „elektronische Archivierung“ vorweisen. Das OpenText-System versucht jedoch inzwischen, eine eigene Domain aufzubauen, und betrachtet sich selbst als das führende IT-System. Ist dieser OpenText-Weg aus KGS-Sicht noch SAP-kompatibel?

„Die Kompatibilitätsfrage beleuchtet nur einen Teil der ,verträglichen‘ Systemzusammenarbeit“ „Solange ein Archiv- oder ECM-System SAP-ArchiveLink oder besser noch die SAP-Schnittstelle BC/ILM unterstützt, ist es prinzipiell kompatibel zu SAP.

Die Strategie aber, das ECM- über das ERP-System zu stellen, führt unserer Meinung nach ins Abseits. Geld verdient man nicht mit dem Content, sondern mit den Geschäftsprozessen, und die Prozesse, wie auch das Unternehmen selbst, werden nun mal über ein ERP-System gesteuert.

Im ECM-System werden fast ausschließlich unstrukturierte Inhalte verwaltet; für das Geschäftsleben sind jedoch die strukturierten Inhalte entscheidend.“

erklärt Winfried Althaus

Sein Geschäftsleitungskollege Hermann Hülsmeier beschreibt ergänzend den KGS-Weg:

„SAP verwaltet die Prozesse und die Metadaten und kann fast beliebiges Wissen aus diesen Daten aggregieren. KGS ist für die Integration der unstrukturierten Inhalte in diese Prozesse verantwortlich. Nur wer neben den strukturierten Daten auch die unstrukturierten Daten im Zugriff hat, ist wirklich auskunftsfähig.

ECM, besser ist aber der ursprüngliche Begriff ,Dokumentenverwaltung‘, erhöht die Auskunftsbereitschaft und kann im Kundenkontakt den entscheidenden Vorsprung verschaffen.“

Die erwähnte Bitkom-Studie aus dem vergangenen Jahr spricht von ECM wo Archive aber vollkommen ausreichend sind, siehe KGS-Referenzen auf Seite 69: Archiv-Systeme sind aufgrund der Notwendigkeit revisionssicherer, zugriffssicherer und nachvollziehbarer Dokumente und Daten in Unternehmen schlicht unverzichtbar.

So, wie heute kein Unternehmen mehr Aufträge und Rechnungen ohne ein ERP-System konkurrenzfähig verarbeiten kann, wird kein Unternehmen seine Dokumente ohne Archiv revisionssicher, zugriffssicher und nachvollziehbar elektronisch verwalten können.

Auch die Analysten von IDC sehen, dass noch viel Optimierungspotenzial brachliegt: Fast alle operativen Prozesse sollen nach Angaben der von IDC Befragten weiter verbessert werden. Kundenzentrische Workflows gewinnen im Zusammenhang mit dem Wandel zum digitalen Zeitalter deutlich an Wichtigkeit.

Die Workflows zur Verbesserung der Customer Experience sind durch nicht planbare Interaktionen, zahlreiche Prüfungs- und Freigabeprozesse gekennzeichnet. Dementsprechend hoch ist der Bedarf für integrierte und schlanke Archiv-, File-Sharing- und Synchronisations-Lösungen.

Der Weg ist das Ziel

Zu Beginn hatte der SAP-Bestandskunde zwei Möglichkeiten: SAP Content Server oder externes ECM-System. Aus Sicht von KGS: Was sind die Vor- und Nachteile dieser zwei Wege?

Von Vor- oder Nachteilen zu sprechen ist in dem Umfeld durchaus schwierig, meint Winfried Althaus und erklärt:

„Beide Wege hatten ihre Berechtigung. Der SAP-Content-Server wurde als ,einfacher‘ Speicher für lebende Dokumente geschaffen; hier liegt seine eigentliche Aufgabe.“

ECM-Systeme dagegen haben eine lange Entwicklungsgeschichte; sie stellen häufig Weiterentwicklungen der ursprünglich angebotenen Archivsysteme dar. Archivsysteme waren aus heutiger Sicht die ersten echten Speichersysteme, die große Daten- und Dokumentenmengen effektiv verwalten konnten.

„Leider führte der Wettbewerb der Systeme untereinander dazu, dass diese mit Funktionalitäten überfrachtet wurden und werden, die keinen ersichtlichen Mehrwert bringen, aber die Kosten signifikant in die Höhe treiben.“

sagt Althaus im Gespräch mit dem E-3 Magazin

Der neue Weg ist die Konzentration auf das Wesentliche und damit einhergehend eine starke Verschlankung der Systeme. Betrachtet man die Anwendungsfälle im SAP-Umfeld, so stellt man fest, dass die Kernanforderung an ein Archivsystem darin besteht, große Datenmengen effektiv und auf Wunsch rechtssicher zu verwalten.

„Die Konzentration auf das Wesentliche ist nur dann möglich, wenn das Archiv so konstruiert ist, dass es vorhandene Systeme optimal nutzt“

definiert Bernhard Morell die aktuelle Situation. Man benötigt allerdings eine Schnittstellenkomponente, die das ERP-System mit dem jeweiligen Sto­rage-System verbindet. Diese Schnittstellenkomponente kann in Form einer Middleware-Lösung sehr schlank ausfallen.

Wenn diese Middleware auch die vom Gesetzgeber geforderten Funktionen beherrscht, benötigt man keine aufwändigen ECM-Systeme mehr.

„Moderne Archive sind schlank und nutzen die vorhandenen IT-Ressourcen wie z. B. Storage-Systeme optimal aus“

betont Morell nochmals den KGS-Weg. SAP selbst empfiehlt seit vielen Jahren den Weg zurück zum Standard. Kann diese Rückführung den Bestandskunden bei zukünftigen Release-Wechseln helfen? Wie bewertet KGS diese Empfehlung aus Walldorf?

„Zurück zum Standard ist auch das Credo von KGS“

„Wir führen bei vielen unserer Kunden Rückführungsprojekte in den SAP-ArchiveLink-Standard durch. Hierdurch können die Kunden ihre Originalbelege wieder effektiv in den Prozessen nutzen und vermindern das Risiko, von einem ECM-Anbieter abhängig zu sein.“

bestätigt Winfried Althaus.

Für den SAP-Bestandskunden steht viel auf dem Spiel: Es gilt eine persönliche IT-Roadmap für 2025 zu finden. Ein Vendor-Lock-in wäre eine verhägnisvolle Sackgasse. OpenText versucht, durch zahlreiche ECM-Funktionen und den ganzheitlichen Ansatz zu überzeugen, dass Content im Zeitalter von Big Data das Wichtigste ist. Wie beurteilt KGS diesen Wettstreit zwischen ERP und ECM?

„Nüchtern betrachtet hat ERP den Wettstreit doch schon vor mehr als zehn Jahren für sich entschieden“

revidiert Hermann Hülsmeier.

Heute werden alle wichtigen Unternehmensentscheidungen auf Basis der aus dem ERP-System aufbereiteten Daten getroffen. Unstrukturierter Content spielt dabei so gut wie keine Rolle. Das spiegeln auch die Erfahrungen der Anwender im SAP-Umfeld wider.

Und Hülsmeier erklärt den aktuellen Status:

„Fragt man dort, wofür das ECM-System genutzt wird, erhält man zu 90 Prozent die Antwort ,als Archiv für SAP‘. Erkundigt man sich bei den verbleibenden zehn Prozent nach einer unternehmensweiten ECM-Strategie, sind diese auch noch sehr weit davon entfernt oder haben diesen Plan schon längst aufgegeben.

Die zahlreichen Funktionen, die ein modernes ECM bietet, werden de facto überhaupt nicht genutzt, müssen aber teuer bezahlt werden.“

„Die KGS-Philosophie ist die Rückbesinnung auf das Wesentliche“

betont Winfried Althaus.

„Wir konzentrieren uns auf die Archivierung. Dokumentenverwaltung verwenden wir nur da, wo diese auch einen Mehrwert bringt. Ansonsten nutzen wir die vorhandenen Funktionen des ERP-Systems und erreichen damit eine bestmögliche Integration in die vorhandenen Prozesse.

Außerdem versuchen wir, die vorhandenen Ressourcen, insbesondere die vorhandenen Speichersysteme, optimal in die Archivlandschaft zu integrieren.“

Und wie findet der SAP-Bestandskunde seinen eigenen, schlanken Weg? Bei KGS empfiehlt man: Der SAP-Bestandskunde muss sich die Frage stellen, ob das, wofür er sein ECM-System nutzt, heute noch zeitgemäß und zielführend ist.

Ist es sinnvoll, pro SAP-User für das ECM-System zu zahlen, wenn dieses System für die meisten Anwender keinen Vorteil bringt und oft nicht einmal sichtbar ist? Geht es mehr um den Aspekt der Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (dann reicht ein Archiv) oder eher um Erstellungsprozesse in Zusammenhang mit lebenden Dokumenten (dann ist ein ECM-System sinnvoll). In welchen Prozessen fallen Originalbelege an, und behandelt man diese überhaupt richtig? Benötigt man die Vielzahl der Funktionen, die ein ECM-System bietet, oder nutzt man nur den Archivteil?

„Wenn man diese Fragen offen und unvoreingenommen beantwortet, hilft das ungemein, den eigenen, richtigen ECM-Weg zu finden“

ist Hermann Hülsmeier fest überzeugt.

Schlanke Archive, Hana & S/4

Inwieweit werden Hana und S/4 das ECM-Thema beeinflussen und verändern? Hana selbst wird ECM erst einmal nicht beeinflussen, meint Bernhard Morell.

„Unsere Kunden, die bereits heute ein ERP on Hana betreiben, mussten im Bereich ECM keine Änderung vornehmen.“

Allerdings rücken auch hier andere Themen ins Blickfeld. Das Thema „Housekeeping“ durch Datenarchivierung wird laut IDC-Studie zu Print- & Document-Management-Daten und Originalbelegen zunehmend diskutiert, selbst wenn konkrete Umsetzungen noch rar gesät sind.

„Mit S/4 sieht die Welt dann schon ganz anders aus“

betont Morell (siehe auch nachfolgenden Fachbeitrag).

„Hier wird es zunächst weiterhin die bekannten Integrationen über ArchiveLink und BC/ILM, also WebDAV, geben, aber auch neue Schnittstellen und Konzepte sind sichtbar. So wird es neben ArchiveLink auch eine CMIS-Schnittstelle (Content Management Interoperability Services) geben. Über diese standardisierte Schnittstelle lassen sich Originalbelege ablegen und wiedergewinnen.

Im Gegensatz zu ArchiveLink kann CMIS auch zur Verwaltung von Metadaten eingesetzt werden. Die Dokumentenverwaltung rückt mit S/4 noch näher an das ERP-System heran.“

„Genau das ist zu erwarten“

„Mit der Bereitstellung der CMIS-Schnittstelle und einer eigenen Document Storage Class bietet SAP eine Basisfunktionalität an. Inwieweit diese dann den Anforderungen an eine rechtssichere und unternehmenskonforme Archivierung genügt, bleibt abzuwarten. Es stellt sich aber auch die Frage, ob man auch seine unstrukturierten Inhalte der Hana-Datenbank anvertrauen möchte.“

ergänzt sein Kollege Winfried Althaus.

Zurück zum Standard, sagt SAP. Mit Hana und S/4 kommen neue Architekturmodelle auf die Bestandskunden zu. Ist jetzt die Zeit gekommen, externe, große ECM-Systeme abzurüsten und KGS zu wählen? Wenn ja, warum? Der Zeitpunkt für einen Umstieg ist geradezu ideal, meint Althaus. Und Bernhard Morell erklärt, warum:

„Mit der Verschlankung der Systemlandschaft und der Konzentration auf das wirklich Notwendige im Bereich der Archivierung macht ein Umstieg gerade jetzt Sinn.

Als Vorbereitung auf eine mögliche Hana-Einführung ist die Verschlankung des Archivs überaus wichtig, zumal KGS alle nötigen Schnittstellen – ArchiveLink, BC-ILM und zukünftig auch CMIS – für eine sichere Zukunft mit Hana bietet.“

Abschließend die vielleicht wichtigste Frage: Wie hoch ist der Aufwand für einen SAP-Bestandskunden, sein ECM-System abzutauschen? Ist das überhaupt noch möglich?

„Der Austausch eines ECM-Systems ist jederzeit möglich“

bestätigt Winfried Althaus.

„Das können wir guten Gewissens sagen, weil wir dies in der Praxis bei vielen Kunden bewiesen haben. Bei mittelständischen Unternehmen mit Archiven im oberen Gigabyte-Bereich oder auch bei Konzernkunden mit vielen Terabytes im Archiv hat KGS gezeigt, dass Archivmigration heute als Standardprozess realisiert werden kann.

Der Aufwand bleibt dank der KGS-eigenen Migrationslösung Migration4ArchiveLink überschaubar und kann darüber hinaus im laufenden Betreib durchgeführt werden. Unsere in vielen Migrationsprojekten gewonnenen Erfahrungen zeigen, dass der tatsächliche Aufwand in erster Linie von der Zugriffsgeschwindigkeit und Stabilität des abzulösenden Systems abhängt.“