Warum Sie Niki Lauda folgen und das Nero-Dekret vermeiden sollten

Aufgrund der Komplexität des SAP-Lizenzmodells erfolgt in Unternehmen das Lizenzmanagement in der Regel über vereinfachte Zuordnungsmethoden, z. B. anhand vergebener Berechtigungen, der Anzahl genutzter Transaktionen, Häufigkeit der Transaktionsausführung oder Art der Transaktionsnutzung (Anzeige, Änderung etc.).

Jedoch wird die Lizenzzuordnung ad absurdum geführt, wenn die Lizenzvergabe nicht der realen Nutzung entspricht.

Werden Veränderungen nicht berücksichtigt, driften bestehender und aktueller Lizenzbedarf im Laufe der Zeit auseinander. Dennoch zeigt sich, dass in der Praxis keine zeitnahe und gründliche Anpassung erfolgt.

Daher ist ein agiles Lizenzmanagement, das sich an den aktuellen Gegebenheiten orientiert (Agile & Reality based License Management), entscheidend. Hierfür muss die Lizenzvergabe kontinuierlich an die veränderten internen (z. B. Fluktuation, Positionswechsel) sowie externen (u. a. veränderte Regelungen oder Streichung von Lizenztypen – Limited Professional User) Anforderungen angeglichen werden.

Basis für dieses Lizenzmanagement sind zeitnahe Analysen, die als fester Bestandteil in die Unternehmensabläufe implementiert sind. Empfehlenswert ist hierbei eine zuverlässige softwarebasierte Analytik, z. B. RBE Plus Compliance.

Sie ermöglicht eine zeitnahe und periodische Zuteilung auf Basis fundierter sowie objektiver Daten. Die Ergebnisse führen zu einer Erhöhung der Vergabegenauigkeit, Einhaltung von Compliance-Anforderungen, Kosteneinsparungen sowie zu einer verbesserten Administrierbarkeit.

Da das SAP-Lizenzmodell nutzungsbasiert aufgebaut ist, müssen die Lizenzen mit den realen Aktivitäten der Anwender im Einklang stehen. Gemäß dem Least-Privilege-Prinzip der rollenbasierten Berechtigungsvergabe sind Unternehmen in puncto Lizenzmanagement gut beraten, sich an einem Least-License-Prinzip zu orientieren.

Das bedeutet, dass die Anwender maximal mit der Lizenz auszustatten sind, die sie auch benötigen:

• Konzentration auf aktive Nutzer (Licensing based on Authentication)
• Ausrichtung am tatsächlichen Aufgabenprofil (Licensing based on Authorization): Die Vergabe relevanter Lizenztypen muss in einer Art erfolgen, die dem Aufgabenumfeld, d. h. der Position des Mitarbeiters entspricht.
• Lizenzvergabe aufgrund der realen Verwendung (Licensing based on Usage): Eine Analyse muss einen umfassenden Einblick in das tatsächliche Zugriffsverhalten liefern. Lizenzrechtlich zeigt sich die Verwendung entweder über eine direkte Nutzung (Named-User-Lizenz), in Kooperation mit zusätzlichen Softwarefunktionalitäten (Engines) oder indirekt über Schnittstellen.
• Agiles Anpassen aufgrund kontinuierlicher Analysen (Licensing based on Analytics): Um ein Least-Li­cense-Prinzip zu etablieren, das der tatsächlichen Unternehmenswirklichkeit genügt, ist eine periodische Kontrolle und Anpassung auf Basis automatisierter Nutzungsanalysen notwendig.

Software, wie eine ERP-Lösung, zeichnet sich dadurch aus, dass sie im Laufe der Zeit mit Unternehmen und Geschäftsprozessen derart verwoben ist, dass sie nur unter erhöhtem Aufwand zu ändern oder auszutauschen ist.

Vor diesem Hintergrund und dem Wissen, dass eine sehr hohe Bindung der Unternehmen mit ihren ERP-Lösungen existiert, ist dem Verhandlungscredo von Niki Lauda zu folgen: Hinterlasse bei einer Verhandlung keine „verbrannte Erde“ (Nero-Dekret).

Seien Sie gut vorbereitet und stützen Sie Ihre Position und Ihre Anforderungen auf aktuelle objektive Daten, z. B. durch eine RBE-Plus-Compliance-Analyse. Damit ist eine Unter­lizenzierung bereits a priori bekannt und eine Überlizenzierung kann eine Verhandlungschance basierend auf Ihrer Unternehmens- und IT-Strategie sein, indem Lizenzen – z. B. im Rahmen der Extension Policies – zukunftsorientiert umgewandelt und verteilt werden.