Vom Altbau in den Cloud-Neubau

Der Umstieg auf eine Hybrid Cloud für HR/HCM-Lösungen, insbesondere mit der Einführung von SAP SuccessFactors, kann ist wie ein Umzug von einer Altbauwohnung in eine moderne Neubauwohnung. Auf den ersten Blick scheint der Wechsel einfach: Altes zurücklassen und ins Neue einziehen. Doch wie bei einem echten Umzug gibt es auch bei der Migration in die Hybrid Cloud einige Hürden. Besonders die Bereinigung des Altsystems spielt beim reibungslosen Übergang eine zentrale Rolle.

Stellen wir uns vor, das Altsystem ist die alte Wohnung. Sie hat Charme, ist aber in die Jahre gekommen. Der Grundriss ist veraltet, und im Laufe der Zeit hat sich viel unnötiger Ballast angesammelt. In den Abstellkammern und im Keller finden sich Dinge, die längst nicht mehr gebraucht werden. Ähnlich sieht es in vielen HR-Systemen aus: Unübersichtliche Datenstrukturen, redundante Informationen und Prozesse, die nicht den aktuellen Anforderungen entsprechen, sind keine Seltenheit. Die neue Cloud-­Lösung – SuccessFactors – ist die moderne Neubauwohnung mit einem klaren, strukturierten Grundriss, smarten Technologien und Platz für innovative Tools und Prozesse. Bevor Sie in Ihre neue Wohnung – die Hybrid Cloud – umziehen können, müssen Sie eine gründliche Bestandsaufnahme machen und das Altsystem bereinigen.

Bestandsaufnahme: Was soll mit?

Der erste Schritt beim Umzug ist die Bestandsaufnahme. Was soll mit in die neue Wohnung und was kann entsorgt werden? Genauso sollten HR-Abteilungen eine detaillierte Bestandsaufnahme ihrer aktuellen Daten und Prozesse durchführen. Es geht darum, unwichtige Daten und nicht mehr verwendete Datensätze zu identifizieren. Die Datenbereinigung spielt hierbei eine zentrale Rolle, denn nur durch eine gezielte Optimierung der vorhandenen Informationen lassen sich die Vorteile der neuen Umgebung voll ausschöpfen.

Ein wesentlicher Teil der Datenbereinigung betrifft die Organisationsdaten. Sie bilden die Grundlage vieler HR-Prozesse und müssen sorgfältig überarbeitet werden. Im Laufe der Jahre haben sich im System oft veraltete Daten und Strukturen angesammelt, wie etwa obsolete Planstellen oder Organisationseinheiten. Vor der Migration ist es wichtig, diese zu identifizieren, zu löschen oder zeitlich abzugrenzen. Alte oder doppelt besetzte Planstellen gilt es zu überdenken, da diese möglicherweise in der Cloud anders organisiert werden können.

Auch unklare Rollenzuweisungen, wie ungenaue Abgrenzungen zwischen Managern und Stellvertretern, können Folgeprobleme verursachen. Es ist wichtig, die Stellenpläne auf Aktualität zu überprüfen, für eine solide Basis der zukünftigen Organisation in der Cloud.

HR-Herzstück: Mitarbeiterdaten

Es bedarf auch einer sorgfältigen Bereinigung der Mitarbeiterdaten – des Herzstücks des HR-Systems. Sie müssen in der neuen Umgebung von höchster Qualität sein, um zuverlässige Informationen bereitzustellen. Zunächst gilt es zu entscheiden, welche Personaldaten benötigt werden und welche redundant oder veraltet sind. Manche Informationen sind „nice to have“, aber nicht zwingend erforderlich. Die Struktur der organisatorischen Zuordnungen, wie die Definition von Abteilungen und ­Positionen, sollte auf ihre Aktualität und Zweckmäßigkeit überprüft werden. Die Migration bietet die Chance, bestehende Strukturen zu verbessern und effizienter zu gestalten. Ein zentraler Schritt dabei ist das Zuordnen der Daten zwischen dem alten SAP-System und der neuen Cloud-Lösung. Klare Regelwerke stellen sicher, dass alle Informationen einheitlich und fehlerfrei übertragen werden.

Zusätzlich zu spezifischen Datenbereinigungsmaßnahmen bei den Organisations- und Mitarbeiterdaten sollten allgemeine Systemüberlegungen angestellt werden, um die Migration erfolgreich abzuschließen. Ein Aspekt ist die Internationalisierung der Daten. Bei der Festlegung von Gültigkeitswerten, Nummernkreisen und Datenstrukturen müssen internationale Anforderungen berücksichtigt werden, insbesondere bei globalen Unternehmen. Die Namensgebung und Nutzung von Portlets ist so zu gestalten, dass sie den Anforderungen verschiedener Länder entspricht. Bereits vor der Migration sollten Filtermöglichkeiten für die Datenübertragung festgelegt werden. Dies hilft, nur relevante Informationen zu synchronisieren und unnötige Datenmengen zu vermeiden. Die Beispiele untermauern die Bedeutung der Stammdatenintegrität.

Eine gründliche Datenbereinigung bringt Vorteile mit sich, die den gesamten Migrationsprozess in die Hybrid Cloud erleichtern und langfristig die neue HR-Lösung effizienter machen. Eine gründliche Datenbereinigung ist einer der Schlüsselfaktoren zum erfolgreichen Wechsel in die Hybrid Cloud. Genau wie beim Wohnungsumzug geht es darum, sich von altem Ballast zu trennen und die vorhandenen Bestände zu optimieren. Das schafft eine solide Basis, um die neuen Technologien und Funktionen von SuccessFactors auszunutzen. Projekte dieser Art stellen eine große Herausforderung für Unternehmen und ihre Stakeholder dar. Daher empfiehlt es sich, Unterstützung von vertrauenswürdigen Beratungsprofis hinzuzuziehen.

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