Notwendigkeit der Dokumenterzeugung

Vor dem Einstieg in die Welt der Dokumenterzeugung ist es wichtig, die wesentlichen Unterschiede zu beachten. Hierbei ist zwischen einzelnen Bereichen zu unterscheiden. Beispielhaft ist der Bereich der Druckschreiben (Erzeugung von Massenanschreiben), die strukturierte Daten wie die der Rechnungserzeugung nutzen.

Die Rechnungsdaten sind in der Datenbank hinterlegt und müssen in die Vorlage des Anschreibens, das im Corporate Design vorliegt, eingefügt, gedruckt beziehungsweise per E-Mail versendet werden.

Auf der anderen Seite gibt es individuelle Schreiben, welche zusätzlich mit freien Texten oder Informationen vom Sachbearbeiter (unstrukturierte Daten) gefüllt werden sollen. Hierbei werden die strukturierten Daten mit unstrukturierten Daten gemischt.

An dieser Stelle ist nur in Einzelfällen mit einer Massenerzeugung zu rechnen. Für die Vervollständigung der unstrukturierten Daten ist ein zusätzlicher Dialog erforderlich, der die Datenerfassung für den Sachbearbeiter zulässt.

Formulartechnologien in SAP

SAPscript als Urvater der Dokumenterzeugung innerhalb von SAP wurde inzwischen von neueren Technologien wie SAP Smart Forms, SAP Interactive Forms by Adobe oder Drittanbietern wie dem Aconso Creator oder Escriba abgelöst. Die bei SAPscript definierten Grundlagen haben allerdings weitestgehend bis heute Bestand:

• Editor: Der Editor ermöglicht das Erfassen und Bearbeiten der Zeilen eines Textes. Wenn der Sachbearbeiter Texte zu einem Anwendungsobjekt pflegen will, wird der Editor von den Anwendungstransaktionen aufgerufen.
• Formulare: Größtenteils werden die Formulare getrennt von den Texten gespeichert. In SAP Interactive Forms by Adobe oder beispielsweise dem Aconso Creator können die Texte auch innerhalb des Formulars gespeichert werden.
• Datenbanken: Datenbanktabellen gestatten die Speicherung von Formularen und Texten.
• Composer: Der Composer bringt Formulare, Texte sowie die benötigten Daten aus SAP-Tabellen im Dokument zusammen und ermöglicht die Steuerung der weiteren Prozessschritte.
• Programmierschnittstelle: Die Anbindung in eine konkrete Anwendung ist Dreh- und Angelpunkt der Dokumenterzeugung. Das Modul SAP HCM stellt ein solches Beispiel dar.Hierbei ist zuerst das Sammeln der Daten für das zu erzeugende Dokument notwendig, bevor eine Dokumenterzeugung aus einem Stammdatensatz heraus zustande kommen kann.

  Danach wird die Dokumenterzeugung auf Basis der gesammelten Daten über eine Programmierschnittstelle zur jeweiligen Technologie angestoßen.

Ein Vergleich der einzelnen Technologien stellt sich als sehr schwierig heraus, da ein Vorteil für den einen Betrachter auch ein Nachteil für andere sein kann. Die hier gegebene Bewertung erfolgte auf Basis von Projekterfahrungen beziehungsweise Diskussionen in Workshops und kann von einer eigenen, persönlichen Bewertung abweichen.

Fazit

Betrachtet man die Möglichkeiten der Dokumenterzeugung aus SAP stellt man fest, dass es momentan zahlreiche Technologien von SAP und auch von Drittanbietern auf dem Markt gibt. Eine eindeutige Empfehlung kann nicht gegeben werden, da jedes Unternehmen andere Anforderungen an die Dokumenterzeugung stellt.

Zum einen kann über die strategische Ausrichtung der IT-Infrastruktur eine Richtung vorgegeben sein. Hierzu zählen das Vorhandensein von Wissen zur Administration eines Java-Webservers oder die Gegebenheiten der Hardware für die Installation von zusätzlichen Komponenten.

Zum anderen kann die Notwendigkeit von mobilen Endgeräten wie Tablets und Smartphones die Entscheidung beeinflussen. Beispielhaft hierfür ist der Einsatz bei Außendienstmitarbeitern einer Wartungsfirma für Gabelstapler oder die Durchführung von Assessment-Centern in einer Recruiting-Abteilung. Letztendlich kann die Auswahl der geeigneten Technologie nur auf Basis der spezifischen Anforderungen des Unternehmens erfolgen.