Necesidad de generar documentos

Antes de entrar en el mundo de la producción de documentos, es importante señalar las diferencias esenciales. Aquí hay que distinguir entre áreas individuales. Un ejemplo es el área de cartas impresas (generación de cartas masivas), que utilizan datos estructurados como los de la generación de facturas.

Los datos de la factura se almacenan en la base de datos y deben insertarse en la plantilla de la carta de presentación, que está disponible en el diseño corporativo, imprimirse o enviarse por correo electrónico.

Por otro lado, hay cartas individuales que deben rellenarse adicionalmente con textos libres o información del empleado (datos no estructurados). En este caso, los datos estructurados se mezclan con los no estructurados.

En este punto, la generación masiva sólo es esperable en casos individuales. Para la cumplimentación de los datos no estructurados, se requiere un diálogo adicional que permita la introducción de datos por parte del empleado.

Tecnologías de formularios en SAP

SAPscript, el precursor de la generación de documentos dentro de SAP, ha sido sustituido por tecnologías más recientes como SAP Smart Forms, SAP Interactive Forms de Adobe o proveedores de terceros como Aconso Creator o Escriba. Sin embargo, los principios básicos definidos en SAPscript siguen siendo válidos en gran medida en la actualidad:

• Editor: El editor permite introducir y editar las líneas de un texto. Si el empleado desea actualizar textos para un objeto de aplicación, el editor es llamado por las transacciones de la aplicación.
• Formularios: En la mayoría de los casos, los formularios se guardan separados de los textos. En SAP Interactive Forms by Adobe o, por ejemplo, Aconso Creator, los textos también se pueden guardar dentro del formulario.
• Bases de datos: las tablas de las bases de datos permiten almacenar formularios y textos.
• Compositor: El Compositor reúne formularios, textos y los datos necesarios de las tablas SAP en el documento y permite el control de los pasos posteriores del proceso.
• Interfaz de programación: La conexión con una aplicación concreta es el eje de la generación de documentos. El módulo SAP HCM es un ejemplo de ello, ya que antes de generar un documento a partir de un registro de datos maestros es necesario recopilar los datos del documento que se va a generar.

  A continuación, se activa la generación de documentos a partir de los datos recogidos mediante una interfaz de programación de la tecnología correspondiente.

Resulta muy difícil comparar las distintas tecnologías, ya que una ventaja para un observador puede ser también una desventaja para otros. La evaluación que aquí se ofrece se basa en la experiencia del proyecto o en debates en talleres y puede diferir de una evaluación personal.

Conclusión

Si echa un vistazo a las posibilidades de generación de documentos desde SAP, verá que actualmente existen en el mercado numerosas tecnologías de SAP y también de terceros proveedores. No se puede dar una recomendación clara, ya que cada empresa tiene requisitos diferentes para la generación de documentos.

Por un lado, se puede dar una dirección a través de la orientación estratégica de la infraestructura informática. Esto incluye la disponibilidad de conocimientos para la administración de un servidor web Java o las condiciones del hardware para la instalación de componentes adicionales.

Por otro lado, la necesidad de dispositivos móviles como tabletas y teléfonos inteligentes puede influir en la decisión. Un ejemplo de ello es el uso por parte del personal de campo de una empresa de mantenimiento de carretillas elevadoras o la implantación de centros de evaluación en un departamento de contratación. En última instancia, la selección de la tecnología adecuada solo puede hacerse en función de las necesidades específicas de la empresa.