Lizenztransformation

In einem Exklusivinterview sprach das E-3 Magazin mit Ayhan Aslan, Senior Manager im Bereich CIO Advisory und Lizenzmanagement bei der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG, über die Herausforderungen für SAP-Bestandskunden.

Kein anderes SAP-Thema ist mit ähnlich vielen Emotionen verbunden wie das Lizenzmanagement. Hier treten CFO und CIO gemeinsam gegen SAP an, weil es gilt, das eigene Unternehmen langfristig vor Schaden zu schützen.

E-3: Wo sehen Sie aus Sicht eines SAP-Bestandskunden den dringendsten Handlungsbedarf?

Ayhan Aslan: Aktuell bestehen für SAP-Kunden tatsächlich viele Herausforderungen und Handlungsbedarfe im SAP-Lizenzmanagement. Erstens setzen sich Unternehmen stärker denn je mit der digitalen Transformation und der profitablen Einführung neuer Technologien auseinander. Die Komplexität zeigt sich dabei nicht nur in der praktischen Umsetzung, sondern auch mit Blick auf technische, vertragliche sowie kaufmännische Risiken, die sich entlang verschiedener Dimensionen auswirken.

SAP bietet Bestandskunden unterschiedliche Modelle für die Umwandlung der bestehenden Verträge und Lizenzen in neue Technologien an. Wichtig dabei ist, dass man seine Business-Anforderungen in einen passenden Vertrag umsetzen kann. Grundlage dafür bildet eine gute Vorbereitung der technischen Vermessung hinsichtlich aktueller Nutzung und Architektur, aktueller und zukünftiger Bedarfe, Transparenz hinsichtlich Vertrags- und Lizenzrechten sowie Lizenzinventarliste.

Das Zeitfenster für die Abstimmung mit SAP ist aufgrund der derzeitigen Angebote sowie Verhandlungsbereitschaft günstig. Spannend bleiben der Ausblick und die Nachhaltigkeit des neuen Angebots Rise with SAP und damit verbundene Fragestellungen im Zuge der digitalen Transformation. 

E-3: Was heißt das für den SAP-Bestandskunden in der Vorbereitung für eine Lizenzvermessung und Audit?

Aslan: Grundsätzlich ist eine umfassende Vorbereitung einer Vermessung oder eines Audits entscheidend für das spätere Ergebnis – beginnend mit der Scope-Definition, Aufstellung der Vertrags- und Lizenzhierarchie sowie Ableitung der daraus resultierenden Nutzungsrechte. Im Anschluss kann die Vermessung gemäß den lizenzrechtlichen Bestimmungen umgesetzt werden.

E-3: Die Gefahr einer Unterlizenzierung ist faktisch immer gegeben, wenn der SAP-Bestandskunde nicht neue Software ordert oder in die SAP-Cloud geht, oder?

Aslan: Richtig, unter gewissen Voraussetzungen besteht für SAP-Kunden potenziell immer die Gefahr einer Unterlizenzierung der genutzten Software. Dazu zählt vor allem die Tatsache, dass Themen der Vermessung oder der Audit-Vorbereitung in Unternehmen häufig als Ad-hoc- Aufgabe angesehen werden.

Darüber hinaus ist auch der Weg in der Cloud nicht risikofrei. Fälschlicherweise wird bei Cloud-Anwendungen vielfach angenommen, dass das Risiko einer Fehllizenzierung nicht mehr beziehungsweise nur noch in geringem Maße vorhanden sei. Tatsächlich trägt jedoch weiterhin der Kunde die Verantwortung für die Sicherstellung der Compliance jeglicher Softwarenutzung in der Cloud.

E-3: Welche Fehler machen SAP-Bestandskunden immer wieder und wie lassen sich diese vermeiden?

Aslan: Organisatorisch betrachtet fehlt es, wie erwähnt, vor allem an der Planung und Implementierung eines ganzheitlichen SAM-Governance-Modells für eine kontinuierliche Umsetzung und Verbesserung der Vermessungsabläufe zur Generierung von Mehrwerten. Die Umsetzung eines solchen Modells würde oftmals dazu führen, andere Fehlerquellen proaktiv auszuschließen.

Aus technischer Sicht sind es häufig Details bei der Vermessung von Systemen, die zu abweichenden Ergebnissen führen. Dazu zählen das Einspielen von aktuellen Notes, die fehlende Prüfung von LAW- und USMM-Dateien hinsichtlich der User Statistics und Transaktionsanalyse, Mehrfachanmeldung, hohe Workloads, Anmeldezeiten, ungenutzte Accounts, Duplikate und Potenzialen für indirekte Nutzung und Digital Access.

Die Klassifizierung eines Developer oder Professional User für interne Mitarbeiter und/oder externe Berater stelltUnternehmen vor eine schwierige Frage. Viele dieser Themen lassen sich durch organisatorische und prozessuale Maßnahmen bei On-/Off-Boarding im Usermanagement oder durch ein gutes Berechtigungsmanagement bereinigen.

E-3: Bei diesen bedrohlichen Szenarien, wie können Sie konkret einem SAP-Bestandskunden helfen?

Aslan: KPMG bietet einen SAM Professional Service an, welcher das komplette Aufgabenspektrum von der initialen Vision und Roadmap über Bedarfs- und Kostenplanung, Vermessungen und Lizenzstrategie bis hin zur SAP-Verhandlung abdeckt. Weltweit einzigartig ist dabei die Möglichkeit, zusätzlich zum Professional Service eine Lizenz- und IoT-Garantie abzuschließen.

Diese wird exklusiv von KPMG in Kooperation mit Munich Re angeboten und sichert sowohl interne als auch externe Risiken im Auditfall herstellerunabhängig ab. Dabei werden entstehende Kosten im Schadensfall vollständig inklusive aller Nach- und Strafzahlungen von KPMG übernommen.

Dies ermöglicht es Unternehmen, sich bei vollständiger Kosten- und Planungssicherheit auf ihre Kernkompetenzen fokussieren zu können. KPMG ist seit mehr als 20 Jahren sowohl aus Prüfer- als auch aus Beratersicht im Lizenzmanagement tätig und garantiert stets Aktualität für alle gängigen Softwarehersteller.