Genehmigung von S/4-Hana-Projekten unter Covid-19

Die aktuelle Pandemie stellt Menschen und Unternehmen in vielen Bereichen vor große Herausforderungen. Leider gibt es mehr Verlierer als Gewinner, und damit wird wohl die Bewältigung dieser Krise für die Volkswirtschaft auch nach der Bereitstellung von Impfungen weiterhin ein steiniger Weg sein. Die IT-Branche ist überwiegend gut durch die Krise gekommen. Die Situation im SAP-Bereich ist gemäß einer Präsentation der DSAG beim Jahreskongress 2020 hingegen etwas durchwachsen.

Die bereits begonnenen SAP-S/4-Projekte konnten unter den erschwerten Rahmenbedingungen vom Homeoffice aus meist ohne Probleme weitergeführt werden. Darunter gelitten haben allerdings die noch nicht genehmigten SAP-S/4-Hana-Projekte, weil viele Prioritäten kurzfristig geändert werden mussten. Starttermine für 2020 wurden auf Folgejahre verschoben oder sogar mittelfristig abgesagt. Wenn dies aus wirtschaftlichen Gründen unvermeidbar ist, empfehle ich, diesbezügliche Planungsänderungen durch eine professionelle Krisenkommunikation zu begleiten.

Eine neue Genehmigung ist unter den derzeit verschärften Bedingungen wohl die schwierigste Aufgabe bei der strategischen Überzeugungsarbeit, die viel Gespür auf oberster Managementebene verlangt. Ein wesentlicher Grund dafür ist, wie Beratungsgespräche zeigen, dass die aktuell eingeschränkten Möglichkeiten der gewohnten persönlichen Kommunikationswege mit dem Management nachteilige Auswirkungen auf entsprechende Entscheidungen haben.

Daher sollte man bei der Überzeugungsarbeit immer folgende Frage in den Mittelpunkt stellen: Welche vertrauensbildenden Maßnahmen und Formulierungen, gekoppelt mit wirtschaftlichen Argumenten, könnten ein Management überzeugen, gerade in schwierigen Zeiten ein so wichtiges Projekt wie eine SAP-S/4-Umstellung zu genehmigen?

Dabei spielt derzeit die wichtigste Rolle, in welcher Form – persönlich, Mail oder Web-Meeting – und zu welchem Zeitpunkt gut aufgesetzte Entscheidungsgrundlagen übermittelt werden. Eine Voraussetzung dafür ist, eine „personalisierte“ Kommunikation für die einzelnen Manager zu entwickeln und die Entscheidungsträger möglichst individuell abzuholen.

Es ist schon in „normalen Zeiten“ eine große Herausforderung, notwendige SAP-Projekte ohne SAP-Terminologie für das zuständige Management so zu formulieren, dass sie verständlich und nachvollziehbar sind. Erfahrungsgemäß kommt man mit Fachbegriffen wie „In-memory-Technologie“, „hybride Systeme“ oder ähnlichem Vokabular durch die unterschiedlichen Kommunikationsebenen nicht weit, sondern fördert eine ablehnende Haltung. Auch sollte man nicht unterschätzen, welchen Anteil eine „Entscheidung aus dem Bauch heraus“ im Endeffekt ausmacht.

Viele Entscheidungsprozesse werden auch mit einer notwendigen schriftlichen Kosten-Nutzen-Rechnung eingeleitet, derzeit aber meist zum falschen Zeitpunkt. Oft ist eine Wirtschaftlichkeitsrechnung gar nicht entsprechend darstellbar oder mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden. Es kann oftmals effektiver sein, auf die erfolgreichen Jahre mit SAP R/3 hinzuweisen und die geplante SAP-S/4-Hana-Umstellung als eine notwendige technologische Investition für künftige Herausforderungen darzustellen.

Ein genehmigtes SAP-Projekt beginnt auch nicht mit dem geplanten Kick-off-Termin, sondern mit der erwähnten Vorbereitungsphase. In dieser wird schon eine mentale Spannung bei den Mitarbeitern aufgebaut und das Projektteam ins Boot geholt, was später für ein erfolgreiches Projektmanagement immens wichtig ist.

Bei einer unerwarteten Verschiebung ist „die Luft wieder draußen“ und man verliert dadurch viel Effizienz, was sich auch monetär niederschlägt. Daher ist es in der gegenwärtigen Situation empfehlenswert, einen Projektstart auch auf „kleiner Flamme“ vorzusehen, um keine Absage oder Verschiebung zu riskieren.