Continuous Conversion
Die Zeit ist reif:
„Erstens ist mit dem aktuellen S/4-Hana-Release 1709 ein gewisser Reifegrad der Lösung selbst sowie der funktionalen Abdeckung erreicht. Zweitens können gerade im Hinblick auf eine S/4-Hana-Konvertierung bereits heute Bereinigungen im ECC-System vorgenommen werden, die den späteren Umstieg erleichtern. Transition-Checks helfen, sich rechtzeitig möglicher Aufwandtreiber und Showstopper bewusst zu werden“
definiert gleich zu Beginn des Gesprächs Frank Scharpenberg, Head of SAP bei Atos Deutschland.
Somit ist es auch eine Aufgabe der Bestandskunden, den Zeitpunkt für die Transformation und Conversion nach eigenen Vorgaben und Evaluierungen zu bestimmen. Natürlich „drängt“ SAP auf einen schnellen Releasewechsel, aber das ist nichts Neues:
Schon zu Zeiten von R/3 Version 4.6c wurde von SAP versucht, die Bestandskunden so schnell wie möglich auf R/3 Enterprise (4.7) oder mySAP ERP 2005 zu heben – damals war es eine Spur einfacher, weil man die Datenbank behalten durfte.
Hana ist Fluch und Segen für die SAP-Community zugleich: Hana als Plattform ist eine Revolution, die fast alles bisher Dagewesene in den Schatten stellt; diese digitale Transformation muss aber auch organisiert, geplant und evaluiert werden.
„Neue Funktionalitäten im Applikationsbereich, wie wir sie jetzt mit S/4 und Hana sehen, erfordern letztlich auch immer neue Funktionen der Datenbank selbst“
erklärt Scharpenberg.
„So gesehen wird die Produktentwicklung der Datenbanktechnologie ebenso wenig abgeschlossen sein, wie die Entwicklung der Applikation selbst.“
Das Erstaunen mancher Bestandskunden über eine Version 2 von Hana könnte sich demnach noch fortsetzen mit immer neuen In-memory-Computing-Metamorphosen.
Leben ist kontinuierliche Veränderung, auch das IT-Leben:
„Prinzipiell raten wir jedem Kunden, sich mit dem Wechsel auf S/4 Hana zu beschäftigen“
betont Frank Scharpenberg.
„Je nach Ausgangssituation, Motivation und erwartetem Nutzen empfehlen wir jedoch unseren Kunden unterschiedliche Wege. Wir haben bei Atos dedizierte Customer Journeys für die unterschiedlichen Wege nach S/4 entwickelt. Wir verstehen S/4 Hana dabei als eine wesentliche technologische Komponente und Enabler, um die digitale Transformation zu treiben.“
Aus Sicht der SAP sollen S/4, Hana und Leonardo die Big-Data-Szenarien, Machine Learning, Echtzeitanalysen und das Internet der Dinge (IoT) unterstützen. Außerdem sollten mit S/4 als dem digitalen Kern der IT-Architektur nun integrierte End-to-End-Prozesse geschaffen werden.
Zu guter Letzt steht mit SAP Fiori die nun längst überfällige Modernisierung der Benutzeroberfläche bereit. Ob das ein Bestandskunde mit einem Big Bang schafft, ist im Einzelfall zu evaluieren. Tatsache ist, dass die digitale Transformation mit und ohne S/4, Hana und Leonardo in den allermeisten Fällen eine kontinuierliche Conversion und Transformation sein wird.
Relativ leicht ist es, auf der „grünen Wiese“ zu beginnen, aber „im Gegensatz zum Greenfield-Ansatz, bei dem die Realisierung neuer Funktionalitäten von Beginn an im Fokus ist, geht es bei der Konvertierung zunächst pragmatisch darum, ein ECC-System unter S/4 Hana stabil und verlässlich mit seinen bestehenden Prozessketten wieder zum Laufen zu bringen“
erklärt Thomas Offermann, Head of SAP Offering, Atos Deutschland.
Woran lässt sich im Detail eine erfolgreiche S/4-Conversion festmachen?
„Fasst man die Frage weiter, ist es für uns wichtig, unseren Kunden den Mehrwert für das operative Geschäft aufzuzeigen; durch fundierte, toolunterstützte Analysen der heutigen Systeme den Aufwand wie auch die Stolpersteine zu identifizieren, sowie Anpassungen zu automatisieren, um das Risiko und die Laufzeit zu reduzieren“
präzisiert Offermann.
Wie lässt sich eine standardisierte Vorgehensweise bei der S/4-Conversion auf die unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen? Ulrich Frommholz, Offering Manager ERP Consolidation & Harmonization und S/4 Hana bei Atos, antwortet:
„Da jedes Unternehmen anders ist, sind unserer Erfahrung nach auch die Anforderungen immer kundenindividuell. Wir bieten unseren Kunden unterschiedliche Bausteine an, die sie zu einer individuellen Transformations-Roadmap kombinieren können.
Als Beispiel können hier genannt werden: die bereits erwähnten Customer Journeys, um gemeinsam das am besten geeignete Transformationsszenario zu identifizieren, S/4 Hana Readiness Assessments, um Aufwand und Dauer ermitteln zu können. Oder Value Assessments, um den kundenindividuellen Mehrwert von S/4 aufzuzeigen.“
Eine viel diskutierte Frage in der SAP-Community: Evolution oder Revolution? Ist S/4 der logische ERP/ECC-6.0-Nachfolger oder ein kompletter Neuanfang, wenn man einmal das Lizenztechnische außen vor lässt.
„Kunden mit heterogenen Systemlandschaften müssen nicht gleich in einem Schritt ihre komplette Architektur umstellen“
weiß Ulrich Frommholz, Offering Manager ERP Consolidation & Harmonization und S/4 Hana bei Atos, aus seiner beruflichen Praxis.
Ein sukzessiver Übergang z. B. im Rahmen eines Central-Finance-Konzeptes, an welches SAP- als auch Non-SAP-Systeme angebunden werden, ist ebenfalls denkbar.
„Heterogenität ist dabei nicht das alleinige Entscheidungskriterium für die Wahl eines Transition-Szenarios, auch der Wunsch nach einem Redesign der Prozesse oder nach Konsolidierung beeinflusst die Entscheidung“
ergänzt Frommholz.
„Unserer Erfahrung nach kommt bei heterogenen Systemlandschaften häufig eine kundenspezifische Kombination aus Brownfield, Greenfield und Landscape Transformation zum Tragen. In den Bereichen, die beibehalten werden sollen, wird eher konvertiert, während Bereiche mit Konsolidierungsbedarf in einem Greenfield-Ansatz neu aufgesetzt werden.“
Simplification List
Zum Abfedern der manchmal hitzigen Debatte hat SAP die Simplification List for SAP S/4 Hana als Whitepaper aufgelegt.
„Dem Kunden mag man eine Beschäftigung mit der inzwischen sogar 894 Seiten starken Simplification List eigentlich nicht zumuten“
meint Frank Scharpenberg.
„Ganz zu schweigen von der Abschätzung der Implikationen auf kundeneigene Entwicklungen und Programme. Die gute Nachricht für Kunden ist jedoch, dass letztlich nur ein geringer Prozentsatz dieser Simplification Items wirklich relevant sein wird und dass technische Checks helfen, diese zu identifizieren.“
Anschließend können SAP-Berater wie Atos dabei unterstützen, die Implikationen und Aufwände abzuschätzen und erforderliche Anpassungen vorzunehmen. Mittlerweile lassen sich auch einige Conversion- und Transformationsaufgaben automatisieren.
„Bezüglich der Automatisierung arbeitet Atos mit der Firma SmartShift zusammen, die den Custom Code bestehender SAP-ERP-Systeme nicht nur analysiert, sondern auch zu einem erheblichen Anteil gleich automatisch auf Hana konvertiert“
erklärt Joachim Stumpf, S/4 Hana Offering Manager, Atos Deutschland.
Werden komplexe Systemlandschaften mit mehreren Konvertierungs- und Testzyklen umgestellt, so kann Machine Learning bei der Auswahl von Testszenarien unterstützen, indem besonders fehleranfällige Bereiche identifiziert werden, um diese im nächsten Testzyklus besonders intensiv testen zu können.
„Die Bewertung der Simplification List erfolgt teilautomatisiert“
sagt Stumpf.
„Für die Analyse können die Transition Check Reports herangezogen werden, während die Umsetzung der Anpassungen meist noch Fachexperten erfordert.“
Zunächst einmal gilt: Je schlanker das Ausgangssystem, desto weniger potenzielle Fehlerquellen in der Konvertierung. Darum empfiehlt sich beispielsweise der Einsatz des Usage Procedure Protocol, um nur diejenigen Kundenprogramme anzupassen, die auch tatsächlich genutzt werden.
„Durch die weitreichenden Veränderungen des Datenmodells unter S/4 Hana sind auch die Auswirkungen auf das Kundencoding entsprechend umfangreich. Hier helfen die Custom Code Checks des Abap-Test-Cockpits, entsprechendes Coding zu identifizieren, welches im Anschluss manuell oder automatisiert angepasst wird“
ergänzt Joachim Stumpf.
Wo liegen nach Meinung von Atos die wahren Herausforderungen? Im Technischen, Betriebswirtschaftlichen oder Organisatorischen?
Frank Scharpenberg: „In allen drei Bereichen gibt es unterschiedliche Herausforderungen. Im Technischen ist es zunächst die Analyse der heutigen Systeme, da nur so der wahre Aufwand und mögliche Stolpersteine identifiziert werden können, die wiederum Grundlage einer verlässlichen Roadmap sind.
Weiterhin kommen akribische Vorbereitungen hinzu, die ein Umstieg erfordert. Die Herausforderung im betriebswirtschaftlichen Umfeld liegt in der Darstellung des tatsächlichen quantitativen Nutzens von S/4 für das operative Geschäft.
Im organisatorischen Umfeld liegt die Herausforderung im Change Management, da sich mit der Einführung von S/4 auch Rollen, Verantwortlichkeiten und Arbeitsweisen verändern.“
„Eine vollautomatisierte Konvertierung wird es auf absehbare Zeit sicherlich nicht geben“
betont Head of SAP Offering bei Atos Deutschland, Thomas Offermann.
Teilbereiche wie die Analyse des Custom Codes oder der Simplification Items sind auch heute schon toolunterstützt und teilautomatisiert, ebenso wie die Konvertierung selbst über den Software Update Manager.
Auch die Anpassungen des Kunden-Codings sowie das Testen können automatisiert erfolgen.
„Schaut man sich bei Konvertierungsprojekten die Laufzeittreiber an, so sind dies häufig aufwändige Vorprojekte für die Einführung des neuen Hauptbuchs oder die Umstellung auf den Business-Partner“
weiß Offermann aus zahlreichen erfolgreichen Projekten.
„Hier sehen wir aktuell das größte Potenzial für Verbesserung durch eine – bessere – Integration in die eigentliche Konvertierung.“
Selbst die beste S/4-Conversion kommt ohne Testen, Tests und Training nicht aus – oder?
„In einem Konvertierungsprojekt ist der Trainingsaufwand per se niedriger als bei einem Greenfield-Ansatz, denn hier wird ganz bewusst auf ein Redesign der Prozesse verzichtet“
beschreibt Dieter Ferdinand, Offering Manager User Excellence and Learning Solutions bei Atos Deutschland, die Situation.
Trainingsrelevant sind daher zunächst insbesondere diejenigen Prozesse, die im Vorfeld anhand der erwähnten Simplification List identifiziert wurden. Beispielsweise dann, wenn bisherige Funktionalitäten durch Nachfolgeprodukte abgelöst werden (z. B. Erlösabgrenzung durch SAP Revenue Accounting und Reporting).
„Bezüglich des Testaufwandes möchten wir unseren Kunden gar keine Illusionen machen: Haben die Analysen im Vorfeld der Umstellung umfangreiche Anpassungen des Kunden-Codings und die Relevanz vieler Simplification Items für das spezifische Kundensystem ergeben, so sind mit einer Umstellung auf S/4 umfangreiche Tests erforderlich“
betont Atos-Manager Ferdinand nachdrücklich.
Perfekte Test- und Lernsysteme sind notwendig, weil über der SAP-Community ein Damoklesschwert hängt: Schafft die SAP-Community die Deadline 2025?
Dazu nochmals Frank Scharpenberg: „Angstszenarien sind aus unserer Sicht immer ein schlechter Antrieb und Motivator. Von daher versuchen wir unsere Kunden lieber von den Vorteilen von S/4 und dem daraus zu generierenden Geschäftsnutzen zu überzeugen, anstatt die Notwendigkeit aufgrund einer Deadline zu bemühen.
Gerade bei der Konvertierung geht Gründlichkeit vor Schnelligkeit und letztlich kann niemand die tatsächliche Bestandskundensituation im Jahr 2025 vorhersagen. Als Atos werden wir auf jeden Fall gerne gemeinsam mit unseren Kunden dazu beitragen, die Deadline zu halten.“
SAP jedenfalls bemüht sich sehr, die gesteckten Ziele zu erreichen, und veröffentlicht jährlich neue Meilensteine-Versionen: Atos verfügt über eine eigene S/4-Hana-Demolandschaft, die maßgeblich dazu beiträgt, interessierten Kunden den Nutzen von S/4 näherzubringen.
„Aktuell arbeiten wir intern am Upgrade der Systeme auf das neueste Release, Shipment 1709, um unseren Kunden schnellstmöglich die neuen Funktionalitäten demonstrieren zu können“
beschreibt Ulrich Frommholz, Offering Manager ERP Consolidation & Harmonization und S/4 Hana bei Atos, die Infrastruktur.
Was wünscht sich Atos als SAP-Partner von SAP für 2018?
„Atos wünscht sich, wie auch viele SAP-Kunden dieses auf dem DSAG-Kongress 2017 deutlich gefordert haben, mehr Transparenz bzgl. SAP Leonardo. Wichtig wird weiterhin ein frühestmöglicher, umfassender und verlässlicher Wissenstransfer von SAP an die Partner sein, damit diese die Umsetzung neuer SAP-Lösungen in den Projekten beim Kunden erfolgreich durchführen können. Hierzu wäre eine klare und verlässliche Roadmap für alle derzeit beim Kunden eingesetzten Komponenten erforderlich“
betont Frank Scharpenberg, Head of SAP bei Atos Deutschland, zum Abschluss des Gesprächs.
