Besser vorbereitet auf S/4 Hana mit Continuous Accounting

Continuous Accounting bietet jederzeit umfassende Transparenz, nimmt die Spitzenbelastungen aus dem Abschlussprozess und erhöht die Datenqualität.

Grundlage ist ein hoch automatisierter Record-to-Report-Prozess, um einerseits die Abläufe zu beschleunigen und andererseits eine wesentlich höhere Sicherheit im Zahlenwerk zu gewährleisten.

Die Kontinuität im Accounting wird aber erst dann erreicht, wenn alle manuellen Prozesse eliminiert sind und das Abgleichen von Tabellendaten aus unterschiedlichsten Quellen Schnee von gestern ist.

Dies gilt nicht nur für die Optimierung bestehender ERP- und CPM/EPM-Umgebungen, sondern insbesondere auch beim Wechsel auf ein neues Finanzsystem.

Denn speziell beim Umstieg, etwa auf SAP S/4 Hana, haben Unternehmen die seltene Chance, sehr elegant auf ein wesentlich höheres Automatisierungslevel im Accounting zu klettern.

Die Umstellung auf S/4 ist eine komplexe Aufgabe. Und wenn man diesen aufwändigen Schritt geht, will man schlussendlich auch ein optimales Ergebnis erreichen.

Und genau hier kommen Continuous Accounting und die Prozessautomatisierung ins Spiel, die bereits vor der eigentlichen Umstellung angestoßen und umgesetzt werden sollten.

Doch was genau sind die Voraussetzungen und womit beginnt man? Im ersten Schritt gilt es, eine Automatisierungslösung zu wählen, die auf den Abschlussprozess zugeschnitten ist.

Man spricht daher auch von einer Purpose-Built-Solution. Dabei sind folgende Aspekte wichtig: Die Automatisierungslösung sollte über alle nötigen Schnittstellen und Funktionen, wie etwa einen Abschlusskalender, die Substantiierung, das Matching und die automatisierten Journale, idealerweise innerhalb einer Umgebung verfügen.

Darüber hinaus ist ein zuverlässiger Financial Close Layer, der auch eine leistungsstarke Sandbox-Umgebung umfasst, wünschenswert. Denn erst damit lassen sich in der Buchhaltung und IT neue Prozesse, Salden- und Transaktionsabstimmungen, Journalverwaltungsverfahren und konzernweite Buchhaltungsschritte sicher und unproblematisch simulieren und testen.

Im nächsten Schritt werden möglichst alle manuellen Prozesse in die Automatisierungslösung überführt. Viele Unternehmen nutzen bis zur Umstellung manuelle Listen – meist Excel – für den Datenabgleich und Transfer von Daten aus ERP-Systemen in ihre CPM/EPM-Systeme.

Eine Finance-Control- und Automation-­Plattform macht das überflüssig und es kann eine konsequente Prozessautomatisierung der Finanzabschlussprozesse erreicht werden – noch vor der Umstellung auf S/4.

Schlussendlich werden die optimierten und automatisierten Prozesse mit dem neuen Finanzsystem entweder von dem bestehenden ERP-System auf das neue transferiert oder auch für eine gewisse Zeit im Parallelbetrieb gefahren.

Daher ist es ratsam, auf eine Lösung zu setzen, die ERP unabhängig betreiben kann. Das Resultat: Die manuelle, zeitraubende Fleißarbeit mittels Listen entfällt und die Finanzexperten können sich auf Analysen, Reporting oder die Beratung des Managements fokussieren.

Zudem arbeiten die Finanzverantwortlichen ab jetzt mit jederzeit aktuellen Zahlen und mit einem weitaus geringeren Fehlerrisiko. Durch Continuous Accounting erhalten die Unternehmen jederzeit volle Transparenz im Abschlussprozess, welche bis dato aufgrund der vielen manuellen Schritte nicht möglich war. Die Integrität der Berichte und Abschlüsse ist gesteigert und sorgt dafür, dass die Bücher schneller geschlossen werden.

Moderne Systeme erleichtern die Migration auf S/4 deutlich und sie funktionieren mit jeder Systemlandschaft. Es ist unerheblich, ob man vor der Umstellung mit SAP ERP bzw. SAP R/3, Oracle oder Microsoft Dynamics gearbeitet hat.

Sie schließen damit die Lücke zwischen ERP- bzw. S/4 Finance und CPM/EPM-Lösungen. Wird die Automation bereits vor der Umstellung auf S/4 eingesetzt, ist die Finanz- und Buchhaltungsfunktion bestens vorbereitet und wird nach der Umstellung von einem neuen Arbeitserlebnis profitieren, da die als Fleißarbeit titulierten manuellen Abgleiche entfallen. Dies führt gleichzeitig zu einer höheren Attraktivität am Arbeitsplatz und eröffnet die Chance, interessante Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.