Mejor preparado para S/4 Hana con la contabilidad continua

La Contabilidad Continua proporciona una transparencia completa en todo momento, elimina los picos de carga del proceso de cierre y aumenta la calidad de los datos.

La base es un proceso de registro a informe altamente automatizado para, por un lado, acelerar los procesos y, por otro, garantizar un nivel mucho mayor de seguridad en las cifras.

Sin embargo, la continuidad en la contabilidad sólo se logrará cuando se hayan eliminado todos los procesos manuales y la conciliación de datos de tablas procedentes de fuentes muy diversas sea cosa del pasado.

Esto se aplica no sólo a la optimización de los entornos ERP y CPM/EPM existentes, sino especialmente al cambio a un nuevo sistema financiero.

Especialmente al cambiar a SAP S/4 Hana, por ejemplo, las empresas tienen la rara oportunidad de ascender de forma muy elegante a un nivel mucho más alto de automatización en la contabilidad.

La conversión a S/4 es una tarea compleja. Y cuando se da este complejo paso, en última instancia lo que se desea es lograr un resultado óptimo.

Y aquí es donde entran en juego la contabilidad continua y la automatización de procesos, que deben iniciarse y aplicarse incluso antes de la conversión real.

Pero, ¿cuáles son exactamente los requisitos y por dónde empezar? El primer paso es elegir una solución de automatización adaptada al proceso de cierre.

Por lo tanto, también se habla de una solución específica. Los siguientes aspectos son importantes: la solución de automatización debe disponer de todas las interfaces y funciones necesarias, como un calendario de cierre, justificación, cotejo y diarios automatizados, idealmente en un único entorno.

Además, es deseable una capa de cierre financiero fiable que incluya también un entorno sandbox de alto rendimiento. Sólo así pueden simularse y probarse con seguridad y sin problemas nuevos procesos, conciliaciones de saldos y transacciones, procedimientos de gestión de diarios y pasos contables para todo el grupo en contabilidad e informática.

El siguiente paso es transferir el mayor número posible de procesos manuales a la solución de automatización. Hasta el cambio, muchas empresas utilizan listas manuales -en su mayoría Excel- para la conciliación de datos y la transferencia de datos de los sistemas ERP a sus sistemas CPM/EPM.

Una plataforma de control y automatización financiera hace que esto sea innecesario y que se pueda conseguir una automatización coherente de los procesos de cierre financiero, incluso antes de la conversión a S/4.

Por último, los procesos optimizados y automatizados con el nuevo sistema financiero se transfieren del sistema ERP existente al nuevo o se ejecutan en paralelo durante un periodo de tiempo determinado.

Por lo tanto, es aconsejable optar por una solución que pueda gestionar el ERP de forma independiente. El resultado: se elimina la laboriosa diligencia manual mediante listados y los expertos financieros pueden centrarse en los análisis, la elaboración de informes o el asesoramiento a la dirección.

Además, los responsables financieros trabajan ahora con cifras actualizadas en todo momento y con un riesgo de error mucho menor. La Contabilidad Continua ofrece a las empresas total transparencia en el proceso de cierre en todo momento, lo que antes no era posible debido a los numerosos pasos manuales que implicaba. La integridad de los informes y estados financieros aumenta y garantiza que los libros se cierren con mayor rapidez.

Los sistemas modernos facilitan enormemente la migración a S/4 y funcionan con cualquier entorno de sistemas. Es irrelevante si antes de la conversión se trabajaba con SAP ERP o SAP R/3, Oracle o Microsoft Dynamics.

De este modo, cierran la brecha entre ERP o S/4 Finanzas y las soluciones CPM/EPM. Si la automatización ya está en marcha antes de la conversión a S/4, la función de finanzas y contabilidad está bien preparada y se beneficiará de una nueva experiencia laboral tras la conversión, ya que las conciliaciones manuales denominadas trabajo de diligencia ya no son necesarias. Al mismo tiempo, esto conduce a un mayor atractivo en el lugar de trabajo y abre la oportunidad de atraer y retener a empleados interesantes.