Zukunftsfähige HR-Systemlandschaft: Erster Schritt in die Cloud

Richter und Frenzel gehört zu den größten Unternehmen seiner Branche in Deutschland. Die HR-Organisation ist zentral aufgestellt und verantwortet die Entgeltabrechnung für zahlreiche Gesellschaften und rund 520 Personalteilbereiche – vom großen Verwaltungsstandort bis hin zu kleinen Niederlassungen mit wenigen Mitarbeitenden. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Stabilität, Tariflogik und Termintreue. Als Richter und Frenzel den Weg in die Cloud einschlug, fiel die Entscheidung bewusst auf einen pragmatischen Einstieg: das HR-System. Nicht weil hier Effizienzgewinne erwartet wurden, sondern weil es ein System ist, das stabil laufen muss – und sich zugleich gut eignet, um erste Erfahrungen mit Cloud-Betriebsmodellen zu sammeln. Der Sanitär-, Heizungs- und Klimagroßhändler mit rund 4500 Mitarbeitenden und einer stark verteilten Standortstruktur nutzte die H4S4-Transition als technischen Meilenstein und als Pilotprojekt für kommende Schritte Richtung Cloud.

Vor dem Projekt lief SAP HCM bei Richter und Frenzel auf einem Release-Stand, der technisch deutlich in die Jahre gekommen war. Für die Anwender in der Personalabteilung funktionierte das System zwar weiterhin zuverlässig, doch klar war: Ein Cloud-Schritt war auf dieser Basis nicht möglich. Der Ausschlag für die Transition resultierte aus der Gesamtstrategie. Mit dem Abschluss eines Rise-Vertrags war der Weg in die Cloud vorgezeichnet – und HR sollte als erstes On-premises-System folgen. „Wir wollten bewusst mit HR anfangen, weil es im Vergleich zu unserem ERP-System überschaubar ist“, erklärt Manuel Mayer, Leitung IT-Integrationsmanagement und Personalsysteme bei Richter und Frenzel. „Um in die Cloud zu kommen, mussten wir aber zuerst technisch auf den neuesten Stand – also das Upgrade auf ERP 8 und danach die H4S4-Transition.“ Wichtig war von Beginn an eine klare Erwartungshaltung: Das Projekt sollte keine funktionalen Veränderungen für die HR-Fachbereiche bringen. Die Abrechnung, Prozesse und Oberflächen sollten gleich bleiben. Ziel war allein, die technische Basis zu modernisieren und die Architektur in die richtige Richtung zu entwickeln.

Readiness-Check vs. Bauchgefühl

Angesichts einer über Jahrzehnte gewachsenen HR-Landschaft stellte sich die zen­trale Frage: Wie belastbar ist das System technisch wirklich? Die Antwort lieferte ein SAP-Readiness-Check – ein von SAP empfohlenes, standardisiertes Analyseverfahren. Dabei wurde das bestehende System technisch ausgewertet: genutzte Programme, Custom Codes, Schnittstellen, potenzielle Risiken im Hinblick auf die H4S4-Transition. „Wir befürchteten, dass die lange Historie sowie die Vielzahl kundenspezifischer Anpassungen eine Überarbeitung der Reports und des Codes notwendig machen würden“, berichtet Sarah Holmer, Team Manager Consulting HCM und Success Factors bei FIS. „Der Readiness-Check hat aber gezeigt, dass nur wenige Anpassungen für die Hana-Datenbank erforderlich waren – auch wenn umfangreiches kundeneigenes Coding vorhanden ist.“ Für Richter und Frenzel war das eine wichtige Entscheidungsgrundlage – und zugleich eine Bestätigung der bisherigen Systembetreuung.

Brownfield aus Überzeugung

Auf Basis dieser Analyse fiel die Entscheidung eindeutig auf einen Brownfield-Ansatz. Das bestehende HR-System sollte übernommen und technisch modernisiert werden – ohne Neuimplementierung und ohne Prozessumbau. „Wir haben ein HR-Stand-alone-System ohne Ballast aus anderen Modulen. Der Readiness-Check war schlank – also warum neu anfangen?“, erläutert Holmer. Auch der Zeitfaktor spielte eine Rolle. Die Transition sollte innerhalb eines klar definierten Rahmens erfolgen, ohne den Abrechnungsbetrieb zu gefährden. Ein kompletter Neuaufbau hätte zusätzlichen Aufwand bedeutet – ohne Mehrwert für die Zielsetzung. Der Projektplan war bewusst pragmatisch gehalten. Keine komplexen Projektstrukturen, sondern klar definierte Schritte, die sich am monatlichen Abrechnungsrhythmus orientierten. Gestartet wurde jeweils unmittelbar nach Abschluss der Entgeltabrechnung, um ausreichend Puffer bis zur nächsten kritischen Phase zu haben. Ein zentrales Element war die Systemlandschaft mit Entwicklungs- und Produktivsystem – ergänzt um eine Sandbox als bewusstes Fallback-Szenario. „So waren wir jederzeit handlungsfähig“, beschreibt Mayer die Situation. „Falls kurzfristig SAP-Hinweise für die Abrechnung gekommen wären, hätten wir reagieren können.“ Zwischen Upgrade des Entwicklungssystems, auf dem alle Tests durchgeführt wurden, und der Produktivumgebung lagen mehrere Wochen. Erst nachdem sich das System im Test bewährt hatte, folgte der nächste Schritt. Der eigentliche Lift-and-Shift in die Private Cloud erfolgte ebenfalls gestaffelt – zunächst für Test, später für Produktiv.

Neue Cloud-Spielregeln

Die größten Herausforderungen lagen nicht im SAP-Standard selbst, sondern in der bestehenden Systemumgebung. Insbesondere die Zeitwirtschaft läuft bei Richter und Frenzel außerhalb von SAP und ist über Schnittstellen angebunden. „Diese Daten müssen zuverlässig hin- und herlaufen“, unterstreicht Holmer. „Das war der kritischste technische Punkt.“ Hinzu kam der Wechsel im Betriebsmodell. Tätigkeiten, die früher intern oder durch den Betriebs­partner schnell erledigt werden konnten, laufen im Rise-Kontext über strukturierte Service Requests an SAP. Whitelisting, Freigaben und technische Anpassungen erfordern klar definierte Abstimmungsprozesse mit dem Hersteller. Für Richter und Frenzel war genau das Teil der Zielsetzung: „Wir wollten mit einem weniger kritischen System lernen“, so Mayer. „Damit wir für die wirklich geschäftskritischen Systeme später vorbereitet sind.“

Nach Abschluss der Transition zeigte sich das angestrebte Ergebnis: Für die HR-Anwender änderte sich im Alltag nichts. Prozesse, Abrechnung und Bedienung blieben gleich. „Das System fühlt sich genauso an wie vorher. Nur mit dem guten Gefühl, jetzt auf einem aktuellen Release in der Cloud zu arbeiten“, so Mayer. Messbare Effizienzgewinne standen nie im Fokus. Vielmehr ging es um Zukunftssicherheit, Risikominimierung und strategische Vorbereitung. „Nicht jedes IT-Projekt muss sofort spürbare Effekte liefern“, bringt es Mayer auf den Punkt. „Nicht jedes Windows-Update macht etwas besser – aber es ist notwendig. Und genau so war dieses Projekt.“ Gleichzeitig bildet die modernisierte HR Systemlandschaft die technische Grundlage für die Einführung von SAP SuccessFactors bei Richter und Frenzel. Ziel ist es, Recruiting, Onboarding und perspektivisch Employee Self Services auf einer einheitlichen Plattform abzubilden. „Wir wollen ein Tool für alle Beteiligten – für Entgeltbetreuer, Personalberater, Führungskräfte und Mitarbeitende“, erklärt Mayer. Die stabile SAP-HR-Basis im Rise-Umfeld schafft dafür die notwendige Integrations- und Betriebssicherheit.

Integriertes Modell

Die Zusammenarbeit mit FIS spielte dabei eine zentrale Rolle. Richter und Frenzel wird seit rund drei Jahrzehnten in der HR-Landschaft betreut – und auch bei der Cloud-Transition war schnell klar, dass dieser Weg gemeinsam gegangen wird. „Wir haben uns immer gut aufgehoben gefühlt“, sagt Manuel Mayer. „Gerade bei so einer Transition ist Vertrauen entscheidend – und das war da.“ Ein zusätzlicher Vorteil war die enge Verzahnung von Projektumsetzung und Cloud-Betrieb über FIS und FIS-ASP. Während FIS die technische Transition verantwortete, übernahm FIS-ASP die operative Koordination im Rise-­Umfeld – einschließlich der Abstimmung mit SAP, der Steuerung von Service Requests und der Begleitung im laufenden Betrieb.

„Es reduziert den Abstimmungsaufwand spürbar, wenn alle an einem Tisch sitzen“, so Mayer. „Alles andere wäre unnötig kompliziert.“ Mit der erfolgreichen H4S4-Transition hat Richter und Frenzel nicht nur sein HR-System technisch modernisiert, sondern auch wertvolle Erfahrungen gesammelt – im Zusammenspiel mit SAP im Rise-Kontext, in neuen Betriebsprozessen und in der internen Organisation solcher Projekte. Der erste Schritt in die Cloud ist damit getan – bewusst ruhig, sauber und ohne Risiko.

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