Sistemas de RRHH preparados para el futuro: primer paso hacia la nube

Richter und Frenzel es una de las mayores empresas de su sector en Alemania. La organización de RRHH está centralizada y es responsable del cálculo de nóminas de numerosas empresas y alrededor de 520 subdivisiones de personal, desde grandes sedes administrativas hasta pequeñas sucursales con pocos empleados. Las exigencias en cuanto a estabilidad, lógica de la escala salarial y cumplimiento de los plazos son correspondientemente altas. Cuando Richter und Frenzel decidieron pasarse a la nube, optaron deliberadamente por un enfoque pragmático: el sistema de RRHH. No porque se esperara un aumento de la eficiencia, sino porque se trata de un sistema que debe funcionar de forma estable y, al mismo tiempo, es idóneo para adquirir una experiencia inicial con los modelos operativos en la nube. El mayorista de fontanería, calefacción y aire acondicionado, con unos 4.500 empleados y una estructura de ubicaciones muy distribuida, utilizó la transición a H4S4 como hito técnico y como proyecto piloto para futuros pasos hacia la nube.

Antes del proyecto, Richter und Frenzel utilizaba SAP HCM en una versión que, desde el punto de vista técnico, tenía ya sus años. Aunque el sistema seguía funcionando de forma fiable para los usuarios del departamento de RRHH, estaba claro que el paso a la nube no era posible sobre esta base. La estrategia global inclinó la balanza a favor de la transición. Con la firma de un contrato de Rise, se trazó el camino hacia la nube, y RRHH iba a ser el primer sistema local en seguir. „Queríamos empezar deliberadamente con RR.HH. porque es manejable en comparación con nuestro sistema ERP“, explica Manuel Mayer, responsable de gestión de la integración de TI y sistemas de RR.HH. en Richter und Frenzel. „Sin embargo, para pasar a la nube, primero teníamos que estar técnicamente al día, es decir, la actualización a ERP 8 y luego la transición a H4S4“. Una expectativa clara era importante desde el principio: el proyecto no iba a suponer ningún cambio funcional para los departamentos de RRHH. La contabilidad de nóminas, los procesos y las interfaces debían seguir siendo los mismos. El único objetivo era modernizar la base técnica y desarrollar la arquitectura en la dirección correcta.

Comprobación de la preparación frente a presentimiento

Ante un panorama de RRHH que había crecido durante décadas, la pregunta central era: ¿cómo de resistente es realmente el sistema desde el punto de vista técnico? La respuesta la proporcionó un SAP readiness check, un procedimiento de análisis estandarizado recomendado por SAP. Se trataba de una evaluación técnica del sistema existente: programas utilizados, códigos personalizados, interfaces, riesgos potenciales en relación con la transición a H4S4. „Temíamos que el largo historial y el gran número de personalizaciones específicas del cliente obligaran a revisar los informes y el código“, explica Sarah Holmer, Team Manager Consulting HCM and Success Factors de FIS. „Sin embargo, la comprobación de preparación demostró que solo se necesitaban unas pocas personalizaciones para la base de datos de Hana, incluso si se dispone de una amplia codificación específica del cliente.“ Para Richter y Frenzel, esta fue una base importante para su decisión - y al mismo tiempo una confirmación del soporte del sistema anterior.

Brownfield por condena

Basándose en este análisis, la decisión se decantó claramente por un enfoque „brownfield“. El sistema de RRHH existente debía retomarse y modernizarse técnicamente, sin nuevas implantaciones ni reestructuraciones de procesos. „Tenemos un sistema de RRHH autónomo, sin lastres de otros módulos. La comprobación de preparación fue sencilla, así que ¿por qué empezar de nuevo?“, explica Holmer. El factor tiempo también influyó. La transición tenía que producirse dentro de un marco claramente definido sin poner en peligro la operación contable. Una reorganización completa habría supuesto trabajo adicional, sin ningún valor añadido para el objetivo. El plan del proyecto se mantuvo deliberadamente pragmático. Nada de estructuras de proyecto complejas, sino pasos claramente definidos y orientados al ritmo de facturación mensual. El proyecto se inició inmediatamente después de finalizar el cálculo de nóminas, para disponer de un margen suficiente hasta la siguiente fase crítica. Un elemento central fue el entorno del sistema, con sistemas de desarrollo y producción, complementados con un sandbox como escenario alternativo deliberado. „Esto nos permitió actuar en todo momento“, explica Mayer al describir la situación. "Si las notificaciones de SAP para la facturación hubieran llegado con poca antelación, podríamos haber reaccionado". Hubo varias semanas entre la actualización del sistema de desarrollo, sobre el que se realizaron todas las pruebas, y el entorno productivo. El siguiente paso no se dio hasta que el sistema hubo demostrado su eficacia en las pruebas. El traslado real a la nube privada también fue escalonado: primero para las pruebas y después para la producción.

Nuevas reglas del juego en la nube

Los mayores retos no radicaban en el estándar SAP en sí, sino en el entorno del sistema existente. En concreto, la gestión del tiempo en Richter und Frenzel funciona fuera de SAP y está conectada a través de interfaces. „Estos datos tienen que fluir de un lado a otro de forma fiable“, subraya Holmer. „Ese era el punto técnico más crítico“. Luego estaba el cambio en el modelo operativo. Las actividades que antes podían completarse rápidamente internamente o por el socio operativo ahora se ejecutan en el contexto de Rise a través de solicitudes de servicio estructuradas a SAP. Las listas blancas, las aprobaciones y los ajustes técnicos requieren procesos de coordinación claramente definidos con el fabricante. Para Richter y Frenzel, éste era precisamente parte del objetivo: „Queríamos aprender con un sistema menos crítico“, afirma Mayer. „Así estaremos preparados para los sistemas realmente críticos para el negocio más adelante“.“

Una vez completada la transición, se consiguió el resultado deseado: nada cambió para los usuarios de RRHH en el día a día. Los procesos, la contabilidad y el funcionamiento siguieron siendo los mismos. „La sensación del sistema es exactamente la misma que antes. Solo que con la buena sensación de trabajar ahora en una versión actual en la nube“, dice Mayer. El objetivo nunca fue aumentar la eficiencia de forma cuantificable. En lugar de ello, se centró en la preparación para el futuro, la minimización de riesgos y la preparación estratégica. „No todos los proyectos de TI tienen que producir efectos tangibles de inmediato“, resume Mayer. „No todas las actualizaciones de Windows mejoran las cosas, pero son necesarias. Y eso es exactamente lo que era este proyecto“. Al mismo tiempo, la modernización del sistema de recursos humanos constituye la base técnica para la introducción de SAP SuccessFactors en Richter und Frenzel. El objetivo es agrupar la contratación, la incorporación y, en el futuro, los autoservicios de los empleados en una plataforma estandarizada. „Queremos una herramienta para todos los implicados: para los gestores de nóminas, los consultores de RRHH, los directivos y los empleados“, explica Mayer. La base estable de SAP HR en el entorno Rise proporciona la integración y la seguridad operativa necesarias.

Modelo integrado

La colaboración con FIS desempeñó un papel fundamental en este sentido. Richter y Frenzel se apoyan en el panorama de los recursos humanos desde hace unas tres décadas, y rápidamente quedó claro que este camino lo recorrerían juntos durante la transición a la nube. „Siempre tuvimos la sensación de estar en buenas manos“, afirma Manuel Mayer. „La confianza es crucial, especialmente en una transición como esta - y estaba ahí“. Una ventaja adicional fue la estrecha integración de la implementación del proyecto y la operación en la nube a través de FIS y FIS-ASP. Mientras que FIS se encargó de la transición técnica, FIS-ASP asumió la coordinación operativa en el entorno Rise, incluida la coordinación con SAP, la gestión de las solicitudes de servicio y la asistencia durante las operaciones en curso.

„Reduce notablemente el esfuerzo de coordinación cuando todos se sientan a la misma mesa“, dice Mayer. „Cualquier otra cosa sería innecesariamente complicada“. Con la exitosa transición a H4S4, Richter und Frenzel no solo ha modernizado técnicamente su sistema de RRHH, sino que también ha adquirido una valiosa experiencia: en la interacción con SAP en el contexto de Rise, en los nuevos procesos operativos y en la organización interna de este tipo de proyectos. De este modo se ha dado el primer paso hacia la nube, deliberadamente con calma, de forma limpia y sin riesgos.

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