Wichtiger Baustein für S/4
Die IT-Abteilungen dieser Unternehmen stehen zusätzlich vor einem grundlegenden Wandel, da sich mit S/4 Hana Betriebsmodelle und IT-Prozesse ändern.
Für einen erfolgreichen S/4-Hana-Go-Live ist daher eine sorgfältige Vorbereitung der IT nötig, um die eigene Roadmap zu entwickeln und das Vorhaben erfolgreich abzuschließen.
Ein zentrales Werkzeug für die Vorbereitungen der IT-Landschaft und der IT-Prozesse ist der SAP Solution Manager in der Version 7.2.
In vielen IT-Abteilungen wird der Solution Manager nach wie vor als lästiges Zusatzsystem wahrgenommen, das man nur nutzt, um SAP-Patches zu laden und die Systemverbindungen zum SAP-Support zu öffnen.
Das neue Release 7.2, das seit Mitte 2016 verfügbar ist, ist inhaltlich jedoch so eng an S/4 Hana gekoppelt und ein so integraler Bestandteil der Roadmaps, die SAP für den Umstieg auf S/4 bereitstellt, dass auch Kunden, die den Solution Manager bisher nur wie zuvor geschildert nutzen, eine Neubewertung des SolMan vornehmen sollten. Neue zentrale Funktionen, viele davon speziell für den Umstieg auf S/4 entwickelt oder optimiert, sind Bestandteil der Roadmap.
1. Eigenentwicklungen und Add-ons reduzieren
Der Solution Manager zeichnet mit dem Usage Procedure Logging (UPL) den Nutzungsgrad von Abap-Code, Programmen, Prozeduren, Funktionsbausteinen und Methode auf.
Im Idealfall geschieht die Aktivierung 15 Monate vor der Umstellung auf S/4 Hana, meist ist aber auch ein kürzerer Zeitraum ausreichend.
Das Solution Manager Custom Code Lifecycle Management (CCLM) ermittelt, welche Objekte nicht verwendet, doppelt vorhanden, in keinem Produktivsystem aktiv oder veraltet sind, und schlägt sie zur Stilllegung vor.
Dadurch wird klar, von welchem ungenutzten Programmcode man sich trennen kann. Zusätzlich kann man mit CCLM überprüfen, welche selbst erstellten Funktionen inzwischen im SAP-Standard verfügbar sind und durch diesen ersetzt werden können.
Daraus kann man ableiten, welcher Code migriert werden muss und welchen Ballast man vernachlässigen kann. Damit wird auch die Grundlage für ein späteres effektives Custom Code Lifecycle Management gelegt.
2. Sizing der zukünftigen SAP-Landschaft
Mit dem Data Volume Management (DVM) bekommt man Informationen über Datenmengen und deren Verteilung, um Datenreduktionspotenziale identifizieren zu können.
Mit einem Planungsvorlauf von mindestens sechs Monaten vor dem geplanten S/4-Hana-Go-Live bzw. dem Kauf der neuen Hardware sollte man den Plattenbedarf analysieren.
Im Anschluss ist eine Entscheidung zu treffen, was man archivieren und wo man mit Housekeeping optimieren kann. Ziel muss eine signifikante Reduktion der Daten sein.
3. Lösungsdokumentation und Content Activation
Wer bereits Prozessmodelle und eine Lösungsdokumentation im SAP Solution Manager 7.1 hinterlegt hat, muss die sogenannte Content-Aktivierung vorbereiten und durchführen, um sicherzustellen, dass die vorhandene Dokumentation im Rahmen des Upgrades erfolgreich migriert werden kann oder ob zusätzliche Umstellungen notwendig sind, die im Upgrade erfolgen müssen.
Beim Upgrade auf den Solution Manager 7.2 können die vorhandenen Informationen nur einmal übernommen werden. Was nicht übernommen wurde, kann nur noch im Lesemodus genutzt werden.
Mit einem Vorlauf von sechs Monaten sollte man die vorhandenen Inhalte analysieren und festlegen, welche Teile der Lösungsdokumentation unverzichtbar sind und weiterhin benutzt werden sollen. Hier sollten auch Projekte und Reports konsolidiert werden, um die Übersicht zu erhöhen.
Da mit SAP Solution Manager 7.2 laut Empfehlung der SAP nur noch eine Solution genutzt werden soll, müssen sich Kunden rechtzeitig über den Aufbau und die Strukturierung der zukünftigen Lösungsdokumentation im Klaren sein.
Hat man diese Umstellung erfolgreich abgeschlossen, so bietet SAP Solution Manager 7.2 mit seinen neuen, stark ineinander verzahnten Funktionen die Chance, über eine Kopplung an das Change und Release Management eine immer aktuelle Lösungsdokumentation verfügbar zu haben. Dies ist auch eine gute Ausgangsbasis, um für Audits gerüstet zu sein.
4. Reduktion der Downtime beim technischen Upgrade auf den SAP Solution Manager 7.2
Die technische Migration von Version 7.1 auf 7.2 ist ein Standard-SAP-Upgrade, bei dem allerdings der Abap und Java Stack des zugrunde liegenden SAP-NetWeaver-Systems aufgesplittet werden (Dual Stack Split).
Kunden, die bereits die Lösungsdokumentation im Einsatz haben, müssen die zuvor geschilderte Content Activation durchführen. Die eigene Upgrade-Strategie sollte man danach bemessen, wie intensiv der SAP Solution Manager bereits genutzt wird und wie viele Daten bereits enthalten sind.
Bei umfangreicher Nutzung und vielen Bewegungsdaten ist zu empfehlen, in jedem Fall vorab eine Sandbox aufzubauen, um die Upgradeschritte und vor allem auch die Content Activation zu testen, die kritischen Stellen zu analysieren und vor dem produktiven Upgrade auch die Durchlaufzeit zu verproben.
Das technische Upgrade im Produktivsystem kann damit sehr viel schneller erfolgen, das tatsächliche Upgrade des SAP Solution Manager kann dadurch auch innerhalb eines normalen Wochenendes erfolgreich umgesetzt werden.
5. Nutzung der mitgelieferten Best Practices für die S/4-Projektplanung
Wir empfehlen, erst nach der Aktualisierung auf die Version 7.2 mit dem Kick-off für S/4 Hana zu starten bzw. das Upgrade des SolMan-Systems als integralen Bestandteil der S/4-Roadmap zu betrachten.
Die Betriebsbereitschaft der Lösung ist unabdingbar für die Implementierung, Konfiguration und Nutzung. Im SAP Solution Manager sind Roadmaps für S/4-Hana-Neueinführungen, Systemkonvertierungen und Landschaftstransformationen hinterlegt. Diese erleichtern die IT-Projektplanung.
Auch das S/4-Hana-Programmmanagement für voneinander abhängige Projekte in Regionen oder für unterschiedliche Systeme wird unterstützt. Mit der SAP-Activate-Methodik – von SAP mitgelieferten Vorgehensmodellen und Best Practices zur S/4-Hana-Einführung – kann man seine eigene Planung verifizieren, dabei lässt sich diese Methodik auf die eigene Organisation anpassen.
6. Nutzung des mitgelieferten S/4 Hana Business Content
Die S/4-Hana-Standardprozesse sind im SAP Solution Manager beschrieben. Der bereits mitgelieferte Business Content – SAP Empfehlungen für die Umsetzung von Geschäftsprozessen mit S/4 Hana – dürfte für viele Unternehmen sehr wertvoll sein.
Es bietet sich an, die Einsatzmöglichkeiten der SAP-Best-Practices für die eigenen Geschäftsprozesse zu prüfen und diese gegebenenfalls auf den SAP-Standard zurückzuführen.
Sofern Modifikationen vorgenommen werden, sollten die SAP-Solution-Manager-Funktionen für das Anforderungs-, Test- und Release-Management genutzt werden.
Damit erhöht man die Transparenz, Übersicht und Betriebssicherheit der ERP-Systeme, vor allem wenn die Anpassung der Dokumentation integraler Teil des Change Management wird und die Anpassung von Funktionen immer mit der Anpassung der entsprechenden Dokumentation einhergeht.
7. Anpassung der IT-Prozesse
Auch in der Vorgängerversion 7.1 des SolMan waren die Funktionen für das IT-Servicemanagement ITIL-konform ausgebaut. Die durchgängige Nutzung dieser hochintegrierten Prozesse ist jedoch in den wenigsten Unternehmen umgesetzt. Oft sind die Möglichkeiten, die sich mit dem SAP Solution Manager bieten, nur teilweise bekannt.
Mit der Version 7.2 gibt es nochmalig viele Funktionserweiterungen, die IT-Abteilungen helfen können, effizienter und wirtschaftlicher mit dem Business zusammenzuarbeiten. Zukünftig werden viele Nutzer im SAP Solution Manager nicht aus der IT-Abteilung, sondern aus Businessbereichen kommen.
Steigt die Nutzung des Solution Manager wie beschrieben, so wird dieser damit auch zu einem zentralen System für das gesamte Unternehmen und er muss ähnlich verfügbar sein wie das ERP-System, denn ein Ausfall hätte gravierende Folgen.
Derartige organisatorische Auswirkungen muss man frühzeitig erkennen, sorgfältig analysieren und bereits mit dem S/4-Hana-Projekt bzw. dem SAP-Solution-Manager-Teilprojekt ändern.
Der SAP Solution Manager bietet IT-Organisationen vielfältige Möglichkeiten zum Monitoring. Beispielsweise kann permanent die Verfügbarkeit der SAP-Infrastruktur, der Hana-Datenbank sowie der On-Premise-, Cloud- und Hybrid-Komponenten geprüft werden.
Auch unternehmenskritische Geschäftsprozesse lassen sich überwachen, damit Störungen schnell erkannt, Ursachen analysiert und Fehlfunktionen behoben werden können.
8. Durchgängiges Change, Test und Release Management für den S/4-Rollout
IT-Entscheider wissen, wie wichtig das Zusammenspiel dieser Prozesse im SAP-Kontext ist. Mit dem SAP Solution Manager bekommen SAP-Anwenderunternehmen ein ITIL-zertifiziertes und in SAP integriertes Hilfsmittel zur Steuerung sämtlicher damit zusammenhängender Prozesse.
Er vereinfacht mit seinen Neuerungen den Informationsfluss zwischen Fachbereichen und IT-Organisation zu IT und Business Requirements, Change Requests, deren Test und dem zugehörigen Rollout.
Sind Geschäftsprozesse dokumentiert und Änderungsanforderungen nachvollziehbar, können Testfälle präziser geschrieben werden und die Softwarequalität steigt.
Ganz nebenbei vereinfacht sich das Onboarding neuer Mitarbeiter, der Schulungsbedarf reduziert sich und steigenden Compliance-Anforderungen wird ebenfalls Rechnung getragen.
9. Optimierte IT-Prozesse für den Fachbereich
Im Rahmen der digitalen Transformation kommen neue Benutzergruppen mit IT im Allgemeinen und speziell auch mit SAP in Berührung.
IT-Organisationen sollten sich bemühen, über positive Erlebnisse mit dem Service-Desk im Speziellen, aber auch mit den übrigen IT-Prozessen die Grundlage für Digitalisierung zu legen.
Mit Standard-Oberflächen aus früheren SAP-Solution-Manager-Versionen war dies nur eingeschränkt möglich, mit SAP Fiori und der direkten Integration der IT-Prozesse in die Geschäftsprozesse ist dies nun mit dem Release 7.2 deutlich besser möglich.
Fazit
S/4 Hana wird die Prozesse und die Zusammenarbeit der Menschen in den Unternehmen an vielen Stellen entscheidend verändern. Eine langfristige Planung ist eine wichtige Voraussetzung, damit diese Veränderungen erfolgreich gemeistert werden.
Die Anpassung der IT-Strategie muss als erster wichtiger Schritt für die S/4-Umstellung erfolgen. Für IT-Organisationen dürfte der Solution Manager in diesem Zusammenhang zu einem unverzichtbaren Werkzeug und Steuerungsinstrument für SAP-Projekte und SAP-Betrieb werden.
