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Warum wir noch immer ein SAM-Tool für SAP benötigen

Ich lese immer öfter – auch von ehemaligen Wegbegleitern –, dass Cloud Computing ein Software-Asset-Management(SAM)-Tool unnötig macht. Aber wie soll eine Cloud ohne Verwaltung funktionieren?
Myrja Schumacher, USU Software
17. Oktober 2023
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Mit der zunehmenden Komplexität und der doch schwierigen Migration von SAP-Anwendungen in die Cloud verwirrt so eine Aussage den ohnehin schon stark geforderten SAP-Lizenzmanager. Also, die Antwort auf die Frage, ob ein Lizenzmanagement- und -optimierungstool immer noch notwendig ist, lautet: Ja, definitiv!

Fakt ist die Komplexität der Lizenzierung. SAP-Systeme sind dafür bekannt, dass sie eine komplexe und vielschichtige Lizenzstruktur haben. Es gibt verschiedene Lizenztypen, wie zum Beispiel Nutzerlizenzen oder Engines-, Packages- und Line-of-Business-Produkte (LoB) für bestimmte Anwendungen.

Die Zuordnung und Verwaltung dieser Lizenzen können eine Herausforderung sein, insbesondere wenn Unternehmen mehrere SAP-Anwendungen und -Module nutzen. Ein Lizenzmanagement- und Lizenzoptimierungstool kann helfen, den Überblick über die Lizenzen zu behalten, ihre Verwendung zu monitoren und mögliche Compliance-Risiken zu minimieren.

Named-User-Lizenzen müssen nur noch für die Nutzung des Digital Core lizenziert werden. User, die ausschließlich in den Line-of-Business-Applikationen tätig sind, können den kostenfreien User-Typ „S/4 Hana Technical SAP Engine User (HF)“ nutzen. Es genügt dann, dass die jeweilige Engine lizenziert wird.

Seit Januar 2022 gibt es einen User für reinen Lesezugriff in S/4. Der günstigste User-Typ in der S/4-Preisliste enthält neben den klassischen Self-Service-Funktionen auch rudimentäre Rechte im Supply Chain Management, im Asset Management und im Manufacturing und seit Januar 2022 eben auch allgemeine Leserechte und Rechte für Freigaben im Digital Core.

Prüfen Sie, ob Sie die Berechtigungen für User auf Engines einschränken können. Meist reicht für die übrigen Zugriffe auf den Digital Core schon eine günstige Productivity-Use-Lizenz. Gegebenenfalls können kleine Änderungen in den Arbeitsprozessen viel Geld einsparen, wenn nur noch wenige User-Core-Funktionen nutzen müssen. Überprüfen Sie, vor allem vor dem Wechsel auf S/4, wie viele Professional-Lizenzen Sie wirklich brauchen, wenn berücksichtigt wird, dass Lesezugriffe und Freigaben in den günstigeren Lizenzen enthalten sind. Unsere Erfahrungen zeigen, dass bis zu 35 Prozent der Professional-Lizenzen nicht mehr benötigt werden.

Kosteneinsparungen: Ein Lizenzmanagement- und -optimierungstool ermöglicht es Unternehmen, ihre SAP-Lizenzen effizienter zu nutzen und dadurch Kosten einzusparen. Das Tool kann beispielsweise dabei helfen, ungenutzte oder untergenutzte Lizenzen zu identifizieren und diese Ressourcen auf andere Benutzer oder Systeme umzuverteilen.

Compliance und Audit-Bereitschaft: SAP führt regelmäßige Lizenzaudits durch, um sicherzustellen, dass Unternehmen die vereinbarten Lizenzbedingungen einhalten. Eine Lösung kann Unternehmen dabei unterstützen, sich auf solche Audits vorzubereiten und sicherzustellen, dass sie den Anforderungen von SAP entsprechen.

Transparenz: Ein Lizenzmanagement- und -optimierungstool bietet Unternehmen eine bessere Governance und Transparenz über ihre SAP-Lizenzierung. Es ermöglicht eine zentralisierte Verwaltung und Überwachung der Lizenzen und stellt sicher, dass alle Nutzer die richtigen Berechtigungen haben.

Betriebliche Effizienz: SAM-Tools automatisieren Aspekte des Lizenzmanagements und reduzieren manuellen Aufwand und Fehler. Sie optimieren Prozesse wie Softwarebereitstellung, Lizenzverfolgung, Berechtigungsabgleich und Berichterstellung.

Obwohl SAP in der Cloud viele Vorteile bietet, bleibt die Notwendigkeit eines Lizenzmanagement- und -optimierungstools bestehen. Die Komplexität der SAP-Lizenzierung, die Potenziale zur Kosteneinsparung, Risikominimierung, die Einhaltung von Compliance-Anforderungen, die Flexibilität in der Cloud und die verbesserte Governance sind alles Gründe, warum Unternehmen weiterhin auf ein solches Tool setzen sollten. Durch den Einsatz eines Lizenzmanagement- und -optimierungstools können Unternehmen ihre SAP-Lizenzen effizienter nutzen, Kosten reduzieren und Compliance-Risiken minimieren.

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Myrja Schumacher, USU Software

Myrja Schumacher ist Senior Product Manager bei USU Software.


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