Warum Transformationsprojekte scheitern

Die Projekte scheitern, Budgetplanungen korrespondieren nicht mit den tatsächlich erforderlichen Aufwendungen und Mitarbeitende sind frustriert, weil der versprochene Fortschritt ausbleibt. Szenarien, die täglich in vielen Betrieben auftreten. Doch was genau sind die Hintergründe? Und wie können Firmen sicherstellen, dass ihre Transformation nicht zum Stolperstein, sondern zu einem nachhaltigen Erfolg wird?

Gründe des Scheiterns

Der immer noch zentrale Grund ist die Unterschätzung der Komplexität einer Transformation. Oftmals starten die Verantwortlichen ihre Transformationsprojekte, ohne einen klaren Überblick über alle betroffenen Prozesse und IT-Systeme zu haben. In vielen Unternehmen haben zuvor implementierte und entsprechend gewachsene Eigenentwicklungen, dezentrale Strukturen sowie multiple SAP-Instanzen eine Landschaft ausgebildet, die nur schwer zu harmonisieren ist. Dort findet sich statt einheitlicher Standards ein Flickenteppich, dessen Vereinheitlichung viel mehr Zeit und Ressourcen verschlingt als ursprünglich angenommen.

Hinzu kommt, dass innerhalb der Betriebe die Zusammenarbeit zwischen der IT und den jeweils zuständigen Fachbereichen Lücken aufweist. SAP-Transformationen tangieren unweigerlich jeden Sektor einer Organisation, nicht, wie fälschlicherweise angenommen, lediglich den technologischen Part. Sofern im Vorfeld keine Einheit zwischen allen Abteilungen und der IT gebildet wurde, endet die Transformation zwar häufig noch in Lösungen, die allerdings unter dem Strich an den eigentlichen Bedürfnissen der zukünftigen Anwender vorbeigehen.

Ein weiterer Schwachpunkt ist das ­Change-Management. Transformation bedeutet zwangsläufig Veränderung. Jedoch lassen Umstellungen bei vielen Beteiligten anfänglich Widerstand aufkommen. Mitarbeitenden fehlt vorwiegend das essenzielle Verständnis für die Notwendigkeit und die daraus folgenden anwendbaren Vorteile durch die Transformation. Bleibt das Einbinden aller Beteiligten direkt zu Anfang bereits aus, besteht ein erhebliches Risiko, den Prozess zu verlangsamen oder gar zum Scheitern zu bringen. Gleiches gilt für den Fall, dass keine umfassende Aufklärung erfolgt oder Fragen unbeantwortet im Raum stehen bleiben.

Zudem werden Transformationsprojekte durch mangelnde Priorisierung und Ressourcen gefährdet. Der operative Betrieb hat in vielen Unternehmen Vorrang, mit der Folge, dass die entscheidenden Kompetenzträger nicht über ausreichende Kapazitäten für die Transformation verfügen. Gleichzeitig konkurrieren die Projekte mit anderen strategischen Initiativen um knappe Budgets und personelle Ressourcen – eine gefährliche Mischung, die den Erfolg massiv beeinträchtigen kann.

Entscheidende Phasen

Trotz der vorgenannten Herausforderungen sind SAP-Transformationen keineswegs regelmäßig zum Scheitern verurteilt. Der Schlüssel liegt in einem gut organisierten Vorgehen, das alle entscheidenden Phasen berücksichtigt. Alles beginnt mit einer klaren Strategie und Zielsetzung. Firmen müssen sich fragen, was sie mit der SAP-Transformation erreichen möchten und inwieweit diese in ihre langfristige Unternehmensstrategie passt. Nur mit einer präzisen Zieldefinition kann aus einer diffusen Idee ein messbares Vorhaben entstehen.

In der Planungsphase gilt es, die Grundlage für den Erfolg zu legen, wobei der Fokus auf einer detaillierten Analyse der aktuell bestehenden Prozesse und Systeme liegt, um Überschneidungen, redundante Strukturen sowie Innovationspotenziale zu identifizieren. Auf dieser Basis erfolgt die Entwicklung einer Roadmap, die den zeitlichen Ablauf, die Verantwortlichkeiten und die strategischen Meilensteine definiert, um dem Projekt die notwendige Struktur und Klarheit zu geben.

Sensible Umsetzung

Steht der Plan, kann die Umsetzung in Angriff genommen werden. Hierbei handelt es sich um die wohl sensibelste Phase, da innerhalb der einzelnen Schritte nun immer wieder deutlich wird, wie gut die ini­tiale Planung vorgenommen wurde. Reibungslose Abläufe innerhalb der SAP-
Transformation darf niemand erwarten. Kleinere Anpassungen sind das Mindeste, was auf die Unternehmen zukommt.

Allerdings sind auch genau diese Anpassungen und Ergebnisse wichtig, um frühzeitig den geplanten Prozess zu überdenken oder ruhigen Gewissens fortsetzen zu können. Erfahrene Transformationsberater stehen den jeweiligen Betrieben in dieser Phase hilfreich zur Seite, um anfänglich aufkommende Probleme zu identifizieren oder notwendige Anpassungen vorzunehmen. Geraten einzelne Abläufe ins Stocken oder kommen sogar zum Stillstand, wird eine schlüssige Recovery-Strategie benötigt. Fachleute mit der entsprechenden Expertise vermögen die Ursachen zu analysieren, schnelle Entscheidungen zu treffen und damit das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Dieser Punkt ist nicht zu unterschätzen, damit die Finanzierung bestehen bleibt und das geplante Ergebnis erfolgreich erreicht wird.

Der Einsatz von SAP-Standards sollte generell Eigenentwicklungen auf ein Minimum reduzieren, damit die systemische Anpassungsfähigkeit zunimmt. Immer häufiger setzen Unternehmen hierbei auf Cloud-Technologien, die ihnen zusätzliche Agilität sowie Skalierbarkeit ermöglichen.

Big Bang oder iterativ?

Eine zentrale Frage, die in vielen Unternehmen regelmäßig aufkommt, lautet: Wie findet die Transformation am besten statt? In kleinen Schritten oder als der bekannte „Big Bang“, um alle Systeme direkt miteinander zu vereinheitlichen? An dieser Stelle ist Vorsicht bei schnellen Entscheidungen geboten, denn neben der Risikobereitschaft spielen auch die verfügbaren Ressourcen eine große Rolle. Den Big Bang kann nicht jedes Unternehmen einfach verkraften. Es braucht in jedem Fall eine fein durchdachte Vorgehensweise, die für alle Beteiligten einen guten Weg darstellt.

Die Erfolgsfaktoren

SAP-Transformationen gelingen nur, wenn bestimmte Erfolgsfaktoren konsequent berücksichtigt werden. Zunächst ist es wichtig, dass die strategische Führung mit erfahrenen Partnern kooperiert. Entscheidungsträger müssen eine klare Vision vorgeben und sicherstellen, dass alle Beteiligten die Vorgaben mittragen. Gleichzeitig werden Berater benötigt, die die Technologie und die Geschäftsprozesse so miteinander verbinden können, dass alles auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist.

Ergänzend treten dann Transparenz und Kommunikation in den Mittelpunkt. Alle Projektphasen müssen sowohl intern als auch extern klar kommuniziert werden, damit die Mitarbeitenden den Sinn und Nutzen der Veränderungen erkennen. Nur wer versteht, warum die Transformation notwendig ist, wird aktiv daran mitarbeiten, sie erfolgreich umzusetzen.

Der Hebel Innovation durch S/4 Hana eröffnet zudem neue Möglichkeiten – von der Automatisierung über künstliche Intelligenz bis hin zu Prozessanalysen. Unternehmen, die diese Potenziale strategisch integrieren, schaffen die erwünschte Grundlage für langfristigen und nachhaltigen Erfolg.

Mit einem agilen Projektmanagement wird der Prozess abgerundet. Alternative Ansätze erlauben das frühzeitige Erreichen von Zielen, die Risikominimierung und eine flexible Reaktion auf alle entstehenden Veränderungen.

Was jetzt zu tun ist

Um eine SAP-Transformation erfolgreich zu gestalten, müssen Firmen ihren eigenen Status quo verstehen. Mit der umfassenden Klarstellung der bestehenden Prozesse sowie Systeme und der eindeutigen Benennung von Pain Points steigen die Chancen für eine zukünftige Harmonisierung.
Gleichzeitig steht die Auswahl der richtigen Transformationspartner im Raum. Implementierungspartner und Berater sollten nicht nur technisch und fachlich versiert sein, sondern auch kulturell zum Unternehmen passen. Nur so können ein gegenseitiges Verständnis und eine produktive Arbeitsumgebung für den maximalen Erfolg entstehen. Denn im Fokus stehen Jahrzehnte einer erfolgreichen Zukunft, nicht der kurzfristige Gewinn von Effizienz.

Transformation als Chance

Trotz aller Herausforderungen und Planungsschritte sind SAP-Transformationen eine große Chance. Sie erlauben Unternehmen eine grundlegende Optimierung sowie Veränderung von Geschäftsprozessen und die Nutzung schlummernder Innova­tionspotenziale. Wer die Transformation als strategisches Projekt begreift, sorgfältig plant und auf die richtigen Partner setzt, kann aus dem Wandel eine solide Grundlage für Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit schaffen – und damit die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft stellen.

saphiracon.biz