Por qué fracasan los proyectos de transformación

Los proyectos fracasan, los planes presupuestarios no se corresponden con el gasto real necesario y los empleados se sienten frustrados porque los avances prometidos no se materializan. Escenarios que se dan a diario en muchas empresas. Pero, ¿cuáles son exactamente los motivos? ¿Y cómo pueden las empresas garantizar que su transformación no se convierta en un escollo, sino en un éxito sostenible?

Razones del fracaso

La razón principal sigue siendo la subestimación de la complejidad de una transformación. Los responsables suelen iniciar sus proyectos de transformación sin tener una visión clara de todos los procesos y sistemas informáticos implicados. En muchas empresas, los desarrollos propios implantados con anterioridad y con el correspondiente crecimiento, las estructuras descentralizadas y las múltiples instancias de SAP han creado un panorama difícil de armonizar. En lugar de normas uniformes, el resultado es un mosaico cuya normalización requiere mucho más tiempo y recursos de lo que se suponía en un principio.

Además, existen lagunas en la cooperación entre TI y los departamentos especializados pertinentes dentro de las organizaciones. Las transformaciones de SAP afectan inevitablemente a todos los sectores de una organización, no sólo a la parte tecnológica, como se supone erróneamente. Si no se ha establecido de antemano la unidad entre todos los departamentos y TI, la transformación suele acabar en soluciones que, en conjunto, no satisfacen las necesidades reales de los futuros usuarios.

Otro punto débil es la gestión del cambio. La transformación significa inevitablemente cambio. Sin embargo, muchos de los implicados se resisten inicialmente al cambio. En general, los empleados no comprenden la necesidad y las ventajas de la transformación. Si no se implica a todos los implicados desde el principio, existe un riesgo considerable de ralentizar el proceso o incluso de hacerlo fracasar. Lo mismo ocurre en caso de que no se ofrezcan aclaraciones exhaustivas o queden preguntas sin respuesta.

Además, los proyectos de transformación se ven amenazados por la falta de prioridades y recursos. Las operaciones tienen prioridad en muchas empresas, con el resultado de que los principales responsables de la toma de decisiones no tienen capacidad suficiente para la transformación. Al mismo tiempo, los proyectos compiten con otras iniciativas estratégicas por los escasos presupuestos y recursos humanos, una mezcla peligrosa que puede tener un enorme impacto en el éxito.

Fases decisivas

A pesar de los retos mencionados, las transformaciones de SAP no están en absoluto condenadas al fracaso. La clave reside en un enfoque bien organizado que tenga en cuenta todas las fases decisivas. Todo empieza con una estrategia y unos objetivos claros. Las empresas deben preguntarse qué quieren conseguir con la transformación de SAP y hasta qué punto encaja en su estrategia corporativa a largo plazo. Sólo con una definición precisa de los objetivos puede convertirse una vaga idea en un proyecto mensurable.

En la fase de planificación es importante sentar las bases del éxito, centrándose en un análisis detallado de los procesos y sistemas actuales para detectar solapamientos, estructuras redundantes y potencial de innovación. Sobre esta base se elabora una hoja de ruta que define el calendario, las responsabilidades y los hitos estratégicos para dar al proyecto la estructura y claridad necesarias.

Realización sensible

Una vez establecido el plan, puede empezar la ejecución. Esta es probablemente la fase más delicada, ya que ahora los pasos individuales dejan claro una y otra vez lo bien que se ha llevado a cabo la planificación inicial. Procesos fluidos dentro del SAP
Nadie debe esperar una transformación. Lo mínimo que pueden esperar las empresas son pequeños ajustes.

Sin embargo, son precisamente estos ajustes y resultados los que son importantes para replantearse el proceso previsto en una fase temprana o para poder continuar con la conciencia tranquila. Consultores experimentados en transformación están a disposición de las respectivas empresas en esta fase para identificar los problemas iniciales o realizar los ajustes necesarios. Si los procesos individuales se tambalean o incluso se paralizan, se requiere una estrategia de recuperación coherente. Los profesionales con los conocimientos adecuados pueden analizar las causas, tomar decisiones rápidas y así volver a encarrilar el proyecto. No hay que subestimar este punto para garantizar que la financiación siga en pie y se alcance con éxito el resultado previsto.

En general, el uso de estándares SAP debería reducir al mínimo los desarrollos internos para aumentar la adaptabilidad sistémica. Las empresas confían cada vez más en las tecnologías en la nube para dotarse de agilidad y escalabilidad adicionales.

¿Big bang o iterativo?

Una cuestión central que se plantea regularmente en muchas empresas es: ¿Cuál es la mejor manera de llevar a cabo la transformación? ¿En pequeños pasos o como el conocido "big bang" para estandarizar todos los sistemas directamente entre sí? En este punto, se recomienda prudencia a la hora de tomar decisiones rápidas, porque además de la voluntad de asumir riesgos, los recursos disponibles también desempeñan un papel importante. No todas las empresas pueden hacer frente sin más a un big bang. En cualquier caso, es necesario un planteamiento bien pensado que represente un buen camino para todos los implicados.

Los factores del éxito

Las transformaciones de SAP sólo tienen éxito si se tienen en cuenta sistemáticamente determinados factores de éxito. En primer lugar, es importante que la dirección estratégica colabore con socios experimentados. Los responsables de la toma de decisiones deben establecer una visión clara y asegurarse de que todos los implicados apoyan los requisitos. Al mismo tiempo, se necesitan consultores capaces de combinar la tecnología y los procesos empresariales de forma que todo se adapte a las necesidades individuales de la empresa.

La transparencia y la comunicación ocupan entonces un lugar central. Todas las fases del proyecto deben comunicarse con claridad, tanto interna como externamente, para que los empleados reconozcan la finalidad y las ventajas de los cambios. Sólo quienes entiendan por qué es necesaria la transformación contribuirán activamente al éxito de su aplicación.

La palanca de innovación que proporciona S/4 Hana también abre nuevas posibilidades, desde la automatización y la inteligencia artificial hasta el análisis de procesos. Las empresas que integran estratégicamente este potencial crean la base deseada para un éxito sostenible y a largo plazo.

El proceso se completa con una gestión ágil del proyecto. Los enfoques alternativos permiten alcanzar los objetivos en una fase temprana, minimizar los riesgos y responder con flexibilidad a cualquier cambio que surja.

Qué hacer ahora

Para organizar con éxito una transformación SAP, las empresas deben comprender su propio statu quo. La clarificación exhaustiva de los procesos y sistemas existentes y la identificación clara de los puntos débiles aumentan las posibilidades de armonización futura.
Al mismo tiempo, la selección del socio de transformación adecuado también es un problema. Los socios de implantación y los consultores no sólo deben ser técnica y profesionalmente expertos, sino que también deben encajar culturalmente en la empresa. Sólo así se creará un entendimiento mutuo y un entorno de trabajo productivo para lograr el máximo éxito. Al fin y al cabo, el objetivo son décadas de éxito futuro, no ganancias de eficiencia a corto plazo.

La transformación como oportunidad

A pesar de todos los retos y pasos de planificación, las transformaciones SAP son una gran oportunidad. Permiten a las empresas optimizar y cambiar fundamentalmente los procesos empresariales y explotar el potencial de innovación latente. Quienes entienden la transformación como un proyecto estratégico, planifican cuidadosamente y se apoyan en los socios adecuados pueden crear a partir del cambio una base sólida para el crecimiento y la competitividad, y marcar así el rumbo hacia un futuro de éxito.

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