Stadt/4 Hana

Hana und S/4 Hana erobern die Unternehmen. Laut einer Untersuchung von Techconsult unter dem Titel „Businessprozesse zukünftig auf der Überholspur“ planen 60 Prozent der Unternehmen ernsthaft, die neue In-memory-Technologie einzuführen.

Die öffentlichen Unternehmen halten sich zwar noch zurück, doch Beispiele wie der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) zeigen: Auch hier ist die neue Technologie aus Walldorf angekommen.

Kein Wunder, schließlich verspricht sie eine ganze Reihe von Vorteilen, wie etwa die einfachere und schnellere Bereitstellung von Reports, anwenderfreundlichere Oberflächen mit Fiori und die Senkung der Betriebskosten durch geringeren Speicherbedarf aufgrund von Datenkompression.

Vor diesem Hintergrund hat die KDO ihren Kunden in Aussicht gestellt, ihre Lösung doppik&more bis 2018 auf S/4 Hana zu migrieren.

Skepsis bleibt vorherrschend

Viele Anwender im öffentlichen Sektor jedoch bleiben skeptisch. Sie freuen sich erst einmal über die Garantie der SAP, die derzeit aktuelle ERP-Version bis 2025 weiter zu pflegen.

Wohl auch, weil sie wissen: Mehr Effizienz in den Prozessen durch Innovation ist nicht nur eine Frage der Technologie, sondern vor allem der Organisation und der Kultur.

Viele deutsche Städte und Gemeinden erleben das seit Jahren bei der Einführung der kommunalen Doppik. Bis heute sind die Prinzipien der kaufmännischen Buchführung längst nicht in allen Behörden und kommunalen Unternehmen wirklich angekommen.

Dennoch, oder gerade aufgrund dieser Erfahrungen ist die Beschäftigung mit S/4 Hana nichts, was man in den Kommunen auf die lange Bank schieben sollte. Denn vor allem dort, wo der Status quo als unbefriedigend erlebt wird, beispielsweise aufgrund von Benutzeroberflächen, mit denen die Anwender nicht zurechtkommen, bietet S/4 Hana ein erhebliches Optimierungspotenzial.

So lässt sich etwa mit Fiori die Benutzeroberfläche von Anwendungen einfach und schnell an die jeweilige Rolle des Benutzers und an die Anzeige auf unterschiedlichen Endgeräten anpassen. Doch die eigentlichen Qualitäten der Hana-Technologie liegen tiefer.

Hana ist eine Technologie, die für die Verarbeitung großer Datenmengen optimiert ist. Damit bietet sie Kommunen die Gelegenheit, ihre ständig wachsenden Datenberge nicht nur effizienter zu verwalten, sondern auch effektiver zu nutzen.

Reporting auf operativen Daten

Möglich wird das durch die In-memory-Technologie von SAP Hana: Sie sorgt dafür, dass die Trennung zwischen operativen Daten und Berichtsdaten entfällt.

Bislang müssen Anwender die Daten für bestimmte Auswertungen aus Finanzwesen, Anlagenbuchhaltung, Materialwirtschaft und Personalwesen in ein spezielles System wie SAP Business Warehouse (BW) überführen. Hier werden sie gegebenenfalls mit Informationen aus anderen Fachanwendungen – auch außerhalb der SAP-Welt – angereichert.

Das können beispielsweise Daten aus dem Einwohnermeldeamt sein, wenn es darum geht, Verwaltungskosten pro Einwohner, pro Stadtteil oder für eine bestimmte Altersgruppe zu übermitteln.

Dieses Verfahren bringt der Kommune zwar durchaus wertvolle Erkenntnisse, hat aber mehrere Nachteile: Zum einen erfordert es einen beträchtlichen manuellen Aufwand. Und da die personellen Ressourcen in der IT von Kommunen notorisch knapp sind, sitzen die meisten Kommunen auf Datenbergen, die sie nicht oder nur unzureichend nutzen können.

Hinzu kommen die administrativen Kosten, die für den Betrieb zwei verschiedener Systeme anfallen.

Auswertungen im Arbeitsspeicher

Hier sorgt die In-memory-Technik für einen Paradigmenwechsel: Da die Auswertungen im Arbeitsspeicher auf den operativen Daten ausgeführt werden, laufen sie nicht nur auf dem jeweils aktuellsten Datenbestand, sondern auch erheblich schneller.

Davon können Kommunen beispielsweise bei der Jahresveranlagung profitieren, wenn die Abgabenbescheide für sämtliche Bürger, Unternehmen und Grundstücke erstellt werden. Dabei müssen mehrere Einnahmearten wie Grundsteuer, Straßenreinigung, Müllgebühren zusammengeführt werden, in der Regel mit vier Fälligkeiten im Jahr.

In einer Kommune mit 300.000 Einwohnern kann das leicht einen ganzen Tag dauern. Ein mit SAP Hana optimierter Prozess hingegen könnte innerhalb weniger Stunden abgeschlossen sein.

Eigenentwicklungen und hoher Aufwand

Darüber hinaus liefert S/4 Hana eine neue Form der Integration von Daten und Anwendungen, bei der nicht mehr unterschieden wird nach Anlagenbuchhaltung, Hauptbuch, Kreditorenrechnung, Debitorenrechnung, Materialwirtschaft etc. Allerdings erfordert das auch die Anpassung sämtlicher auf SAP basierenden Fachanwendungen. Die Höhe des Aufwands für die einzelne Kommune richtet sich dabei im Wesentlichen nach dem bislang eingeschlagenen Weg im Umgang mit ihrer SAP-Software.

Viele haben auf Basis von SAP-ERP-Standard plus Public Sector Management selbst oder in Zusammenarbeit mit einem Beratungshaus Lösungen individuell entwickelt und betrieben. Dabei wurden zig, teilweise sogar Hunderte Fachverfahren über die Schnittstelle an SAP angebunden.

Um eine solche, weitgehend individuelle Anwendungsinfrastruktur auf die Basis von Hana zu stellen, ist in der Regel ein komplettes Re-Design erforderlich. Dabei die Kosten im Griff zu behalten, erfordert eine sehr gründliche Analyse der Aufwände für die vielen kleinen Details der Umstellung.

Kommunen, die ihre SAP-Lösung von einem Dienstleister wie der Datenzentrale Baden-Württemberg oder KDO bereitgestellt bekommen, haben es an dieser Stelle einfacher, weil sie nur ausrollen müssen, was von ihrem jeweiligen Partner bereitgestellt wird. Generell empfiehlt sich bei der Umstellung ein schrittweises Vorgehen.

Schritt eins: Hana- Datenbank einführen

Der erste Schritt ist üblicherweise die Einführung einer Hana-Datenbank. Schon dieser Schritt kann erhebliche Vorteile bringen. Allerdings kommt es hier auf viele Details an, etwa auf die Anbindung und auf das zu verarbeitende Datenvolumen.

Bei einer Anwendung aus dem Polizeibereich beispielsweise konnte die Laufzeit bestimmter Abfragen durch die Umstellung von einer klassischen relationalen Datenbank auf SAP Hana von Tagen auf Minuten verkürzt werden.

Ein weiterer Vorteil der Umstellung auf die Hana-Datenbank ergibt sich aus ihrer Datenhaltungsstruktur, die für große Datenmengen optimiert ist. Dadurch hat Hana einen geringeren Bedarf an Speicherplatz.

Experten sprechen von einem Verhältnis von bis zu 1:10 im Vergleich zu einer konventionellen relationalen Datenbank. Und auch wenn der physische Datenspeicher immer günstiger wird, rechnet man die Kosten für die Datenverwaltung und -Sicherung mit ein, ergeben sich durchaus nennenswerte Einsparungsmöglichkeiten.

Hinzu kommt, dass mit der Hana-Technologie nicht nur die Basis für S/4-Hana-Anwendungen gelegt wird, sondern auch für die Entwicklung und Integration anderer, SAP-unabhängiger Fachanwendungen.

Schritt zwei: Auf S/4 Hana umstellen

Die neue Generation der SAP-Software arbeitet nicht nur mit einer komplett neuen Technologie, sie ist auch völlig anders strukturiert. Das bewirkt unter anderem, dass bestimmte Anwendungsbereiche in S/4 Hana nicht mehr mit den bisherigen Funktionalitäten (Transaktionen etc.) abgebildet werden können. Daher empfiehlt sich folgende Reihenfolge bei der Einführung von S/4 Hana:

1. Umstellung der Module FI und CO auf S/4 Hana Finance („Simple Finance“) inklusive des technischen Wechsels auf das neue Hauptbuch („Universal Journal“).
2. Umstellung von SD/MM auf S/4 Hana Sourcing & Procurement.
   Diese beiden Teilschritte sind stark technisch orientiert. Dabei ändern sich weder Input- noch Output-Strukturen. Bisherige Prozesse und Auswertungen laufen unverändert oder mit geringfügigen Änderungen weiter.
3. Umstellung der Budgetierung im Haushaltsmanagement auf Business Consolidation (BCS) und die damit verbundenen Anpassungen des Berichtswesens.

Dieser abschließende Teilschritt wird sich unterschiedlich stark auf Prozesse, Auswertungen sowie Input- und Output-Strukturen auswirken. Dabei bietet sich die Gelegenheit, neue Funktionalitäten zu prüfen und gegebenenfalls zu implementieren.

Generell gilt in diesem Zusammenhang: Um die neuen Möglichkeiten und Vorteile von S/4 Hana auszuschöpfen, empfiehlt sich eine inhaltliche Anpassung der SAP-basierten Kommunalanwendungen an S/4 Hana.

Dazu gehört zum Beispiel die Umstellung der Budgetierung von SAP-CO auf das neue SAP PSM (Public Sector Management). Damit ergeben sich konkrete Vorteile und Vereinfachungen für die Kommunen.

Die wichtigste Voraussetzung für Kommunen auf dem Weg in Richtung S/4 Hana ist jedoch die Bereitschaft, sämtliche Zusatzentwicklungen in SAP vorbehaltlos auf den Prüfstand zu stellen.