Ciudad/4 Hana

Hana y S/4 Hana están conquistando las empresas. Según una encuesta de Techconsult titulada "Business processes in the fast lane in the future", el 60% de las empresas planea seriamente introducir la nueva tecnología in-memory.

Las empresas públicas aún se resisten, pero ejemplos como la Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) lo demuestran: Aquí también ha llegado la nueva tecnología de Walldorf.

No es de extrañar, después de todo, promete toda una serie de ventajas, como un suministro más fácil y rápido de informes, interfaces más fáciles de usar con Fiori y la reducción de los costes operativos gracias a una menor necesidad de almacenamiento gracias a la compresión de datos.

En este contexto, KDO ha prometido a sus clientes que migrará su solución doppik&more a S/4 Hana en 2018.

Sigue predominando el escepticismo

Sin embargo, muchos usuarios del sector público siguen mostrándose escépticos. Por ahora, están contentos con la garantía de SAP de seguir manteniendo la versión actual del ERP hasta 2025.

Probablemente también porque lo saben: Una mayor eficiencia en los procesos a través de la innovación no es sólo una cuestión de tecnología, sino sobre todo de organización y cultura.

Muchas ciudades y municipios alemanes llevan años experimentándolo con la introducción de la contabilidad municipal por partida doble. A día de hoy, los principios de la contabilidad comercial no han llegado realmente a todas las autoridades y empresas municipales.

Sin embargo, o precisamente debido a estas experiencias, el tratamiento de S/4 Hana no es algo que deba dejarse de lado en los municipios. Porque, especialmente allí donde el statu quo se experimenta como insatisfactorio, por ejemplo debido a interfaces de usuario con las que los usuarios no pueden lidiar, S/4 Hana ofrece un potencial de optimización considerable.

Con Fiori, por ejemplo, la interfaz de usuario de las aplicaciones puede adaptarse fácil y rápidamente al papel respectivo del usuario y a la visualización en diferentes dispositivos finales. Pero las verdaderas cualidades de la tecnología Hana son más profundas.

Hana es una tecnología optimizada para procesar grandes cantidades de datos. Por tanto, ofrece a los ayuntamientos la oportunidad no solo de gestionar sus montañas de datos, cada vez mayores, de forma más eficiente, sino también de utilizarlos con mayor eficacia.

Información sobre datos operativos

Esto es posible gracias a la tecnología in-memory de SAP Hana: garantiza la eliminación de la separación entre los datos operativos y los datos de los informes.

Hasta ahora, los usuarios tenían que transferir los datos para determinadas evaluaciones desde la contabilidad financiera, la contabilidad de activos fijos, la gestión de materiales y los recursos humanos a un sistema especial como SAP Business Warehouse (BW). Aquí, si es necesario, se enriquecen con información de otras aplicaciones especializadas, también fuera del mundo SAP.

Puede tratarse de datos de la oficina de empadronamiento, por ejemplo, a la hora de transmitir los costes administrativos por habitante, por distrito o para un determinado grupo de edad.

Aunque este procedimiento proporciona al municipio información valiosa, tiene varios inconvenientes: Por un lado, requiere un esfuerzo manual considerable. Y como los recursos humanos en informática municipal son notoriamente escasos, la mayoría de los ayuntamientos se encuentran con montañas de datos que no pueden utilizar o que sólo pueden utilizar de forma inadecuada.

A esto hay que añadir los costes administrativos que conlleva el funcionamiento de dos sistemas distintos.

Evaluaciones en la memoria de trabajo

En este caso, la tecnología en memoria proporciona un cambio de paradigma: dado que las evaluaciones se ejecutan en la memoria de trabajo sobre los datos operativos, no sólo se ejecutan sobre el stock de datos más actual, sino que además lo hacen considerablemente más rápido.

Los municipios pueden beneficiarse de ello, por ejemplo, con la evaluación anual, cuando se emiten los avisos de recaudación para todos los ciudadanos, empresas y propiedades. En este proceso deben combinarse varios tipos de ingresos, como el impuesto sobre bienes inmuebles, la limpieza viaria y las tasas de basuras, normalmente con cuatro vencimientos al año.

En un municipio de 300.000 habitantes, esto podría llevar fácilmente un día entero. En cambio, un proceso optimizado con SAP Hana podría completarse en unas pocas horas.

Desarrollos propios y gran esfuerzo

Además, S/4 Hana proporciona una nueva forma de integración de datos y aplicaciones, en la que ya no se distingue entre contabilidad de activos fijos, libro mayor, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, gestión de materiales, etc. Esto también requiere la adaptación de todas las aplicaciones especializadas basadas en SAP. Sin embargo, esto también requiere la adaptación de todas las aplicaciones especializadas basadas en SAP. La cantidad de esfuerzo para cada municipio depende esencialmente de la forma en que haya utilizado su software SAP hasta ahora.

Muchos han desarrollado y explotado soluciones individuales basadas en el estándar SAP ERP plus Public Sector Management por sí mismos o en colaboración con una empresa consultora. En el proceso, decenas, a veces incluso cientos de procedimientos especializados se conectaron a SAP a través de la interfaz.

Para colocar una infraestructura de aplicaciones tan individual en gran medida sobre la base de Hana, suele ser necesario un rediseño completo. Mantener los costes bajo control requiere un análisis muy exhaustivo de los gastos de los numerosos pequeños detalles de la conversión.

Los municipios que obtienen su solución SAP de un proveedor de servicios como Datenzentrale Baden-Württemberg o KDO lo tienen más fácil, porque sólo tienen que implantar lo que les proporciona su socio respectivo. En general, se recomienda un enfoque gradual para el cambio.

Primer paso: introducir la base de datos Hana

El primer paso suele ser la introducción de una base de datos Hana. Este paso por sí solo puede aportar ventajas considerables. Sin embargo, aquí son importantes muchos detalles, como la conexión y el volumen de datos a procesar.

Por ejemplo, en una aplicación del sector policial, el tiempo de ejecución de determinadas consultas podría reducirse de días a minutos pasando de una base de datos relacional clásica a SAP Hana.

Otra ventaja del cambio a la base de datos Hana proviene de su estructura de almacenamiento de datos, optimizada para grandes cantidades de datos. Como resultado, Hana requiere menos espacio de almacenamiento.

Los expertos hablan de una proporción de hasta 1:10 en comparación con una base de datos relacional convencional. Y aunque el almacenamiento físico de datos es cada vez más barato, si se incluyen los costes de gestión de datos y copias de seguridad, no cabe duda de que existen importantes oportunidades de ahorro.

Además, la tecnología Hana no sólo sienta las bases para las aplicaciones S/4 Hana, sino también para el desarrollo y la integración de otras aplicaciones especializadas independientes de SAP.

Segundo paso: cambiar a S/4 Hana

La nueva generación de software de SAP no solo funciona con una tecnología completamente nueva, sino que también está estructurada de forma completamente diferente. Entre otras cosas, esto significa que determinadas áreas de aplicación de S/4 Hana ya no se pueden mapear con las funcionalidades anteriores (transacciones, etc.). Por lo tanto, se recomienda la siguiente secuencia para la introducción de S/4 Hana:

1. Conversión de los módulos FI y CO a S/4 Hana Finance ("Simple Finance"), incluido el cambio técnico al nuevo libro mayor ("Universal Journal").
2. Conversión de SD/MM a S/4 Hana Sourcing & Procurement.
   Estos dos subpasos tienen una fuerte orientación técnica. No cambian las estructuras de entrada ni de salida. Los procesos y evaluaciones anteriores continúan sin cambios o con cambios menores.
3. Conversión de la presupuestación en Gestión presupuestaria a Consolidación empresarial (BCS) y los ajustes asociados a la presentación de informes.

Esta última subetapa tendrá diversos grados de impacto en los procesos, las evaluaciones y las estructuras de entrada y salida. Es una oportunidad para probar nuevas funcionalidades e implantarlas si es necesario.

En general, en este contexto se aplica lo siguiente: Para aprovechar las nuevas posibilidades y ventajas de S/4 Hana, es aconsejable adaptar el contenido de las aplicaciones municipales basadas en SAP a S/4 Hana.

Esto incluye, por ejemplo, la conversión de la presupuestación de SAP-CO al nuevo SAP PSM (Gestión del Sector Público). Esto se traduce en ventajas y simplificaciones concretas para los municipios.

Sin embargo, el requisito más importante para los municipios en el camino hacia S/4 Hana es la voluntad de poner a prueba sin reservas todos los desarrollos adicionales de SAP.