SAP-Lizenzmanagement

Das Thema Lizenzen wurde in der SAP-Community immer schon sehr ambivalent diskutiert und oft sehr subjektiv von SAP ausgelegt. Mit Zunahme der ERP-Komplexität wuchs naturgemäß auch die Herausforderung der korrekten Interpretation der SAP-PKL (Preis- und Konditionenliste) sowie der dazugehörigen Excel-Preisliste. Wobei SAP immer schon ein großes Geheimnis um die eigene Preisliste machte. Mittlerweile sind die Daten über den DSAG-Arbeitskreis frei zugänglich und weniger die aufgerufenen Preise als das Verstehen der PKL bereitet den SAP-Bestandskunden Sorge.

SAP verwendete die Angebots- und Preisfindung immer schon als politisches Steuerungselement. Als vor vielen Jahren das Thema „gebrauchte Lizenzen“ auch im B2B-Bereich Eingang fand und glückliche SAP-Bestandskunden eine Quelle für Secondhandlizenzen fanden, konnten diese in den meisten Fällen mit einem schnellen Gegenangebot von SAP kalkulieren. SAP unternahm damals viele rechtliche und organisatorische Schritte, um einen florierenden Gebrauchtmarkt zu verhindern. Nicht selten fanden sich dann SAP-Angebote mit 50 Prozent Rabatt und auch deutlich mehr.

Warum? SAP konnte damit unliebsame Lizenz-Kreuzritter fernhalten und  musste selbst keine großen Umsatzrückgänge fürchten, denn die besser planbare und jährliche Pflegegebühr für die verkauften Lizenzen in der Höhe von 17 bis zu 22 Prozent berechnete sich immer vom Listenpreis – unabhängig also davon, wie viel die Lizenz selbst einst gekostet hatte.

Kompliziert und herausfordernd wurde es in den vergangenen Jahren durch die indirekte Nutzung, die Zunahme an Lizenztypen und die Cloud-Subskriptionen. Zum Thema indirekte Nutzung und dem Diskurs, wem die Daten in den SAP-Silos gehören und wie diese von den SAP-Bestandskunden genutzt werden dürfen, gab es im E3-Magazin zahlreiche Stellungnahmen, die sich alle im Webarchiv auffinden lassen.

Auch das Thema Lizenztypen wurde im E3-Magazin hinreichend diskutiert. Noch immer ist es jedoch für die SAP-Bestandskunden eine große Herausforderung, zwischen den zahlreichen Enginepreisen, User- und Rollentypen einen konsolidierten Weg zu finden. Ohne Unterstützung von Lizenzexperten gibt es hier kaum ein Weiterkommen.

Die aktuelle Herausforderung liegt im Bereich des Cloud Computing, das über Subskriptionen finanziert wird. Letztendlich vergleichbar mit der jährlich fälligen Pflegegebühr, aber mit dem großen Unterschied, dass bei Nichtzahlen der Cloud-Subskription auch alle Daten weg sind. Es gibt bei SAP keine Cloud-Exit-Strategie.

On-prem-Systeme haben den einzigartigen Vorteil, dass selbst beim Aussetzen der Pflegegebühr die Daten und das Nutzungsrecht erhalten bleiben. Schon vor etwa zehn Jahren predigten die Analysten von Gartner, dass SAP-Bestandskunden unter allen Umständen die eigenen On-prem-Lizenzen behalten müssen. Ein ERP-System ohne unbefristetes Nutzungsrecht ist  eine Todsünde.

Auf jährliche Updates lässt sich eventuell verzichten, auf die eigenen Daten aber nicht. Lizenzen sind somit der Joker für SAP-Bestandskunden geworden. Sie sind die wahre Herausforderung vor jeder S/4-Conversion. Fehler in der Cloud und im Lizenzmanagement werden nicht toleriert.