S/4-Private-Cloud-Conversion

Bis 2027 beziehungsweise bis 2030 müssen die SAP-Bestandskunden auf Hana und S/4 umgestellt haben, da die SAP-Maintenance für das Vorgängersystem ERP/ECC 6.0 eingestellt wird. Doch selbst für Unternehmen mit hohem IT-Reifegrad ist die Umstellung kein Selbstläufer, wie eine aktuelle Studie der Unternehmensberatung Horváth zeigt, für die 200 Führungskräfte aus sechs Ländern zu ihrer S/4-Transformation befragt wurden.

Ein Verzug im geplanten S/4-Releasewechsel ist den Horváth-Studienergebnissen zufolge eher die Regel als die Ausnahme. So dauern die ERP-Projekte im Durchschnitt 30 Prozent länger als ursprünglich geplant. Nur bei weniger als jedem zehnten SAP-Bestandskunden, der die S/4-Um­stellung bereits abgeschlossen hat, wurde der Zeitplan nicht überschritten. Auch das vorhandene Budget wird selten eingehalten. Bei einem Viertel der S/4-Conversions wurden die finanziellen Ressourcen sehr stark überschritten, bei weiteren 40 Prozent stark.

Trotz Zeit- und Budgetüberschreitungen entspricht auch das Ergebnis in den meisten Fällen nicht den Erwar­tungen: 65 Prozent der befragten SAP-Anwender stellen starke bis sehr starke Qualitätsdefizite fest. Als Hauptgründe für die Plan­abweichungen geben die Befragten an: Erweiterung des Projektumfangs ­(Scope) im Laufe des Projekts, Schwächen im Projektmanagement, unterschätzte Test- und ­Datenmigrationsphasen, Überarbeitungsschleifen von Konzepten und Prozessen sowie mangelnde Entscheidungsfindung.

Eine S/4-Conversion in die Private Cloud kann aber auch ganz anders ablaufen. SAP-Partner Consilio und SAP-Bestandskunde Fischer haben gemeinsam einen erfolgreichen Weg gefunden. Der Umstieg auf S/4 ist eines der größten Projekte, die die meisten IT-Organisationen in den vergangenen zehn Jahren angegangen sind. Einige SAP-Bestandskunden nutzen diesen „Releasewechsel“ als Chance, Dinge zu hinterfragen und ihre Prozesse neu zu denken. Die meisten SAP-Anwender entscheiden sich jedoch in diesem Kontext dazu, nicht alles neu zu machen.

Gründe sind etwa Ressourcenmangel oder die hohen Kosten (siehe Studie von Horváth). Das ist auch im aktuellen Investitionsreport der deutschsprachigen Anwendergruppe DSAG e. V. nachzulesen: „Der Rückgang der Unternehmen mit gleichbleibendem SAP-Budget und der Anstieg derer mit sinkendem Budget lässt den Schluss zu, dass einige Unternehmen ihre SAP-Ausgaben überprüfen. Mögliche Gründe könnten Verzögerungen bei geplanten Migrationen, Einsparungen durch Konsolidierung von SAP-Systemen oder eine allgemeine Kostenreduktion sein“, erklärte Jens Hungershausen, DSAG-Vorstandsvorsitzender, anlässlich der Präsentation des Reports 2025.

Brownfield, oder was?

In der Praxis entscheiden sich daher viele Anwender für einen Brownfield- beziehungsweise einen selektiven Ansatz. Wa­rum? Der Selektivansatz bietet die Möglichkeit, sich in Teilen neu zu erfinden und Optimierungen in bestimmten Bereichen mitzunehmen – etwa im Finance-Bereich. Die Erfahrung von SAP-Partner Consilio zeigt, dass sich die Mehrheit der SAP-Bestandskunden mittlerweile dazu entscheidet, selektiv vorzugehen. Es gibt zwar immer noch Organisationen, die den Umstieg als reinen „Releasewechsel“ betrachten. Phi­lipp Schneider, Senior Consultant bei SAP-Partner Consilio: „Sie werden früher oder später jedoch merken, dass sie im Nachhinein draufzahlen, wenn Nacharbeiten und Korrekturen fällig werden, die bereits beim Wechsel abgearbeitet werden könnten. Das ist wie eine Straße aufgraben, Kabel verlegen, zuschütten und die nächste Firma macht das Gleiche.“

Warum aber einen selektiven Ansatz? Der Zustand der SAP-Community ist heterogen und viele ERP-Systeme wurden in den vergangenen Jahren stark modifiziert. Der Consilio-Weg ist somit nicht nur pragmatisch, sondern auch realistisch und damit letztendlich sehr erfolgreich! Walter Schinnerer, DSAG-Fachvorstand Österreich, erklärt die herausfordernde Situation noch einmal auf Basis des aktuellen DSAG-Investitionsreports: „Gefragt nach den eingesetzten SAP-ERP-Lösungen liegen ERP/ECC 6.0 beziehungsweise die SAP Business Suite 7 mit 51 Prozent bei den DACH-Anwendern auch im Jahr 2025 noch vorne. Fast ein Viertel der Befragten gibt zudem an, weiter in die Business Suite investieren zu wollen. Das zeigt, dass die Lösung keineswegs nur als sogenanntes Nachschau-System am Leben gehalten, sondern aktiv genutzt und weiterentwickelt wird.

Zwei Jahre vor dem regulären Wartungsende ist das beachtlich und unterstreicht: Während SAP ihre Kunden mit Tempo in die Cloud drängt, haben viele Anwender zunächst noch strategische Vorüberlegungen zu treffen. Sie müssen erst einmal überhaupt entscheiden, wie sie ihr bestehendes ERP-System ablösen und Know-how dazu aufbauen. Gleichermaßen sind die Ressourcen am Beratermarkt überschaubar und ein solches Transformationsprojekt lässt sich nicht unbedingt immer mit den vorhandenen Kapazitäten im eigenen Haus meistern. Dementsprechend gilt es für SAP, die Realität nicht zu verkennen, den Fuß vom Gas zu nehmen und die tatsächlichen Anwenderinteressen in den Blick zu nehmen.“

Das Alter der ERP-Installationen

In welchen Bereichen finden sich die größten Herausforderungen? Betriebswirtschaftlich, organisatorisch, technisch, lizenzrechtlich? In regulierten Bereichen ist der Umstieg immer am schwierigsten, doch das liegt einfach an der Branche und ihren Auflagen und nicht an der Software S/4 Hana. Die Erfahrung beim Beratungsunternehmen Consilio zeigt jedoch, dass mit dem Alter der Installation die Komplexität des Systems steigt. Das bedeutet, meint Philipp Schneider von Consilio: Je älter eine SAP-Installation ist, desto größer sind die Herausforderungen beim Wechsel. Der Grund liegt auf der Hand: Zwar gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Daten zu archivieren, doch dabei findet keine Bereinigung statt, ergo sammeln sich über die Zeit Artefakte und Inkonsistenzen an, die zu diversen Problemen in der technischen Conversion – insbesondere im Finance-Bereich – führen.

Betrachtet ein SAP-Bestandskunde den Umstieg applikationsseitig – etwa nur Vertriebs- oder Einkaufsorganisationen und ihre zugehörigen Finance-Departments –, ist der Umstieg relativ unkompliziert. Grund: Im System ändert sich nur wenig und die Organisationen sind bezogen auf ihre Standards, Best Practices und Tools am weitesten gereift. Aus dem Fischer-Projekt wissen Hans-Peter Fischer, Geschäftsführer der Fischer Group, Thorsten Obert, CIO bei Fischer Group, und Manuel Hoferer, stellvertretender Produktionsleiter bei Fischer Edelstahlrohre, dass Umstellungen in den Finance-Prozessen insbesondere bei Themen wie neuer Anlagenbuchhaltung oder einem harmonisierten Chart of Accounts sowie bei der Einführung der parallelen Bewertung massive Auswirkungen auf das System und alle Business-Prozesse haben. Ohne solche Änderungen im Finance sind es jedoch logistische Anteile, die in der Regel zu einer Komplexitätssteigerung führen, weil in der Vergangenheit ein Brownfield-Ansatz mit sehr selektiven Optimierungen gewählt wurde – auch von der SAP.

In den vergangenen Jahren sind viele neue Herausforderungen hinzugekommen, die eine erhebliche Auswirkung auf das Tagesgeschäft haben – hier ist etwa die Service-Abwicklung zu nennen oder die Umstellung von WM auf EWM, die zunehmend verpflichtend sind. Erschwerend kommt die Ausrichtung der SAP auf das Thema Public Cloud hinzu, die durch neue Technologien und attraktivere Lizenzmodelle lockt. Zuvor hat niemand daran gedacht, die Logistik in eine Public Cloud zu transferieren. Daher ist es nicht einfach, hier den richtigen Weg einzuschlagen. Erfahrene, vertrauenswürdige Partner wie Consilio können hier dem Anwender mit der nötigen Weitsicht und einem fundierten Rat zur Seite stehen, damit die Investitionen in die neue Technologie nicht vergebens waren.

DSAG-Vorstand Jens Hungershausen beobachtet ebenfalls einen Bewusstseinswandel. Die Ergebnisse des diesjährigen DSAG-Investitionsreports zeigen eine zunehmende Bereitschaft der Unternehmen, in zukunftsweisende Technologien und SAP-Lösungen zu investieren. Besonders hervorzuheben ist der signifikante Trend zur Cloud. Auch die steigende Bedeutung von KI und Cybersecurity unterstreicht die aktuellen Herausforderungen und Chancen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind. Die Verschiebung hin zu einer verstärkten Cloud-Nutzung, die Entwicklung der S/4-Cloud-Strategie sowie die wachsende Bedeutung von KI spiegeln die Dringlichkeit wider, sich technologisch weiterzuentwickeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Gleichzeitig zeigt sich ein zunehmend differenziertes Bild zwischen großen und kleinen Unternehmen, was die Ressourcen für digitale Transformation betrifft. Im Rahmen einer digitalen Transformation auf der Roadmap zu S/4 Hana gibt es viele Stationen: Inwieweit sind es zwei Releasewechsel? Ein Mal ERP, von ECC 6.0 auf S/4, und ein Mal Datenbank, von AnyDB auf Hana. Die Hana-Datenbank spielt eine zentrale Rolle beim Umstieg auf S/4, weiß man bei Consilio. Doch darf die Relevanz nicht überbewertet werden. Vor allem große Installationen profitieren von einem getrennten Umstieg, weil man Zeit bei der Downtime spart. Doch diese Betrachtung ist in der Praxis nur für Systeme mit Datenbankvolumina ab zwei Terabyte relevant. Unternehmen, die darunterliegen, brauchen sich keine Gedanken darüber zu machen.

Jedoch: Mit dem Wechsel auf die Hana-Datenbank muss auch der Custom-Code für Hana modifiziert werden. Anwender, die in einem Vorprojekt auf die Hana-Datenbank umsteigen wollen, müssen sich darüber Gedanken machen. Für alle anderen ist das Teil der Conversion beziehungsweise Transformation. Der Vollständigkeit halber noch ein Consilio-Hinweis: Der technische Umstieg von AnyDB auf Hana ist hochstandardisiert und relativ unkritisch, da der Wechsel keine fachlichen Auswirkungen hat. Es handelt sich hierbei um ein rein IT-technisch getriebenes Vorprojekt, das bei gewissen Installationen durchaus Sinn ergibt. In der Regel wird der Releasewechsel zusammen mit dem Wechsel der Datenbank erledigt, um nur eine Downtime zu haben.

Wenn man die Conversion wörtlich nimmt, steht nur der Brownfield-Ansatz zur Diskussion. Bei einem Wechsel zu S/4 mittels Crossfield oder Greenfield ist es passender, von einer Transformation zu sprechen, da hier die Prozesse nicht eins zu eins übernommen werden. Für den Brownfield-Ansatz ist die Public Cloud keine Option, da man die Public Cloud nur mit einem Greenfield-Ansatz erreicht. Zwar ist es möglich, seine Daten mit diversen Tools mitzunehmen, aber mit den Prozessen und Eigenentwicklungen gelingt das nicht – man muss sie neu modellieren.

Vor allem für SAP-Bestandskunden, die eine sehr individuelle Ausprägung in der Logistik, Produktion oder Produktionsplanung besitzen und spezielle Anforderungen an die Feinplanung haben, ist die Public Cloud zum aktuellen Zeitpunkt aufgrund von Funktionseinschränkungen keine Option. Sie müssten ein Hybrid-System auf Basis von unterschiedlichen Public- und Private-Cloud-Lösungen aufsetzen, was aber momentan preislich äußerst unattraktiv ist. Daher wechseln SAP-Bestandskunden, wenn sie den Schritt in die Cloud wagen, in die Private Cloud, die funktional einem On-prem-System gleicht. Hybrid-Szenarien nehmen hingegen momentan Fahrt auf. So werden On-prem- und Private-Cloud-SAP-Systeme immer mehr mit SaaS-Systemen kombiniert – etwa mit der SAP BTP etc.

Der Anwenderverein DSAG hat gefragt, wie Bestandskunden die S/4-Cloud-Strategie von SAP beurteilen. Die erste Befragung 2024 war vor dem Launch des neuen SAP-Programms Rise with SAP Migration and Modernization, das Incentive-Maßnahmen beim Wechsel in die Cloud beinhaltet. So bescheinigen diesmal 40 Prozent dem Programm eine hohe bis mittlere Relevanz. „Während beim vergangenen Investitionsreport nur 13 Prozent der Befragten ein positives Urteil zur S/4-Hana-Cloud-Strategie gefällt haben, so sind es in diesem Jahr 38 Prozent. Das SAP-Programm scheint Früchte zu tragen“, sagte Jens Hungershausen. Auch für 2025 soll es eine Fortsetzung der Incentivierung geben, eine offizielle Ankündigung wird in den kommenden Wochen erwartet. Aus Sicht der DSAG muss es sich dabei dann aber um ein Dauerangebot handeln, welches für Bestandskunden auch zukünftig einen Mehrwert darstellt.

Studienleiter und Horváth-Partner Christian Daxböck beobachtet, dass der Grundstein für viele Probleme bereits im Programm-Set-up gelegt wird: Unzureichende Planung und häufig keine ausreichende Auseinandersetzung mit dem für die aktuelle Situation passenden Transformationsansatz führen dazu, dass eine Überforderung der Organisation vorprogrammiert ist. Projektkomplexität und benötigte Ressourcen werden unterschätzt, die organisatorischen Kompetenzen dagegen überschätzt. „Dieses Mismatch führt zu den enormen Diskrepanzen von Plan und Ergebnis“, so der Experte. Auch drei Viertel der in der Studie befragten Führungskräfte stellen fest, dass Auswahl und Verfügbarkeit von Projektverantwortlichen und -mitarbeitern im Vorfeld nicht die nötige Aufmerksamkeit erhalten. Insbesondere die Rolle und Perspektive der IT werden oft unterschätzt.

Die Horváth-Studie ergibt, dass über alle Unternehmensgrößen hinweg am häufigsten ein Business Redesign beziehungsweise ein Greenfield-Ansatz gewählt wird, der gleichzeitig der aufwendigste ist. Mit 37 Prozent liegt er knapp vor dem Brownfield-Ansatz mit 33 Prozent. Produzierende Unternehmen und große Unternehmen ab fünf Milliarden Euro Jahresumsatz transformieren mehrheitlich mit Brownfield. Laut Horváth entscheiden sich 31 Prozent für eine selektive Transformation.

Consilio verwendet als Verfahren das bewährte SAP Activate, aber in der abgewandelten Version „SAP Activate tailored by Consilio“. Dieses Verfahren zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass es auf Best Practices von Consilio zugreift und individuell auf das Unternehmen zugeschnitten ist. Damit reduziert sich der Overhead erheblich. Dann verwendet Consilio den SAP SolMan (Solution Manager) und setzt langfristig auf Cloud ALM. „Momentan verwenden wir in vielen Fällen beide Tools hybrid, da jedes seine Stärken hat – das hängt aber von der Situation ab. Zudem nutzen unsere Spezialisten bei der Prozessdokumentation SAP Signavio. Dieses Tool ist in der Lage, die komplette Systemlandschaft zu analysieren und grafisch als BPMN darzustellen. Das ist sehr hilfreich, die Prozesse des Kunden zu verstehen und zu modellieren“, erklärt Se­nior Consultant Philipp Schneider.

EWM und S/4 Hana

Grundsätzlich geht es zunächst darum, ob der SAP-Bestandskunde das Produkt EWM bereits im Einsatz hat oder nicht. Consilio-Kunden nutzen mitunter EWM als dezentrale Lösung. Bei einer klassischen S/4-Conversion wird überlegt, ob nicht in die Embedded-Lösung gegangen werden soll. „Auch wenn es dezentral weiterlaufen soll, ist die Migration wichtig, denn heute läuft das System meist auf dem SCM-Stack und damit ist laut SAP ab 2027 Schluss; daher muss man Vorkehrungen für das S/4-System treffen. Fischer hat einen EWM-Greenfield-Ansatz gewählt, da sie ein Produkt wollten, das auch künftig Support erfährt – ganz nach der Strategie der SAP, weshalb auch EWM anstelle von WM implementiert wurde. Aufgrund des gewählten Ansatzes haben wir die Prozesse, die für Fischer relevant sind, auch im EWM-Design modelliert. Dazu gehören beispielsweise Verladeprozesse oder die Integration von automatischen Systemen. Damit hat Fischer ein Fundament für die Zukunft geschaffen, um sich alle Möglichkeiten bei den logistischen Prozessen offenzuhalten“, erklärt Philipp Schneider.

S/4-Projekte haben gezeigt, dass es empfehlenswerter ist, EWM im Nachgang zu implementieren. Warum ist das so? Phi­lipp Schneider: „EWM hat viele Berührungspunkte in alle anderen Unternehmensbereiche und würde dadurch Ressourcen binden, die möglicherweise an anderer Stelle gebraucht werden. Bei einer Brownfield-Conversion kann es etwa sein, dass die verfügbaren Ressourcen nicht oder nur bedingt zur Verfügung stehen. Deshalb gibt es hier besondere Herausforderungen bei der Abwicklung des Projekts, wodurch das Risiko steigt, dass es bei der Implementierung zu Engpässen kommt. Da Fischer bei der Implementierung von EWM den Greenfield-Ansatz wählte, waren diese Bedenken obsolet. Bei Blue- beziehungsweise Crossfield-Ansätzen spielt das auch eine untergeordnete Rolle, da man sich hier vereinzelt Systemmodule herausnimmt, die komplett neu aufgesetzt werden – ähnlich einem Greenfield-Ansatz.“

Herausforderungen ergeben sich selten nur durch die Software, sondern aufgrund des Change-Managements – also: Wie komplex ist der Kunde beziehungsweise seine Prozesse und wie einfach können die Prozesse implementiert werden? Bei Fischer wurden über 500 Enduser geschult. Das steigert die Komplexität erheblich. In dieser Situation muss man frühzeitig ein Fundament schaffen und Wissensträger aufbauen, die Ansprechpartner für andere Mitarbeiter sind. Der First- und Second-Level-Support sollten so spät wie möglich zum Einsatz kommen und da sollte es Bereichsleiter geben, die das Produkt verstehen und bei der Implementierung frühzeitig eingebunden waren, damit die Inbetriebnahme so reibungslos wie möglich verläuft und die Mitarbeiter Ansprechpartner haben. Denn die Skalierung des Produkts ist die Schwierigkeit bei der Implementierung.

Zusammenfassend meint man bei Consilio: Mit dem Support-Ende schubst SAP die ERP-Anwender in Richtung Cloud. Doch jetzt wurden Nägel mit Köpfen gemacht und die Anwender sind dazu angehalten, sich Gedanken darüber zu machen und zu sagen: „Okay, ich gehe in die neue Welt, ich gehe in die Cloud.“ Zwar wird SAP immer Innovationsträgheit vorgeworfen, aber im Zuge der Rise- und Cloud-Möglichkeiten hat jeder Anwender die Möglichkeit, halbjährlich ein Update zu bekommen – ein stabiles Update und oft gespickt mit Neuerungen und Funktionen, die mitunter die eigenen Prozesse und Innovationen nach vorne treiben ohne eigenverantwortliche Entwicklungen. Damit schließt SAP zu Tech-Giganten wie Microsoft, Google und Co. auf, die alle paar Monate neue Funktions- und Feature-Updates herausbringen.

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