S/4 als Neuanfang im SAP-Lizenzmanagement

Warum es so wichtig ist und was bei der S/4-Hana-Transformation aus Lizenzsicht zu beachten ist, soll in diesem Artikel näher beleuchtet werden. Die dabei zwangsläufig auftretende Frage, ob Cloud oder On-premises, hängt letztendlich von der jeweiligen Unternehmensstrategie ab und ist für jedes Unternehmen individuell zu betrachten.

SAP hat in einer Pressemitteilung vom 4. Februar vergangenen Jahres angekündigt, die Mainstream-Wartung für Kernanwendungen der SAP Business Suite 7 (ERP/ECC 6.0) nur noch bis Ende 2027 bereitzustellen und anschließend eine optionale Extended-Wartung bis Ende 2030 anzubieten. Damit steigt der Druck, auf das neue S/4-System zu migrieren. Mit der anstehenden Migration vieler Bestandskunden geht auch die Chance einher, die historisch gewachsene Komplexität der Lizenzlandschaft zu mindern und so die Transparenz zu erhöhen. Langfristig besteht so das Potenzial, den Aufwand für die jährlich stattfindenden Audits zu verringern.

S/4 On-premises

Die häufig unübersichtliche Anzahl an Verträgen, Anhängen, Ergänzungen, Zusätzen und Beendigungen kann durch eine überschaubare Vertragslandschaft ersetzt werden und bietet so einen Neuanfang im SAP-Lizenzmanagement. Um die S/4-Transformation allerdings zum eigenen Vorteil nutzen zu können, müssen Bestandskunden ein tiefes Verständnis für ihre aktuelle SAP-Lizenzsituation besitzen oder aufbauen – und zwar vor den Vertragsverhandlungen. Andernfalls entsteht für Unternehmen schnell das finanzielle Risiko, dass die im Rahmen der Transformation gekauften Lizenzen nicht dem tatsächlichen Lizenzkonsum entsprechen.

Simplifizierung und Standardisierung – das verspricht SAP mit S/4 Hana und liefert dazu ein neues Lizenzierungsmodell. Im On-prem-Bereich besteht das Modell aus den Komponenten direkter Nutzerzugriff, indirekte Nutzung, Line of Business (LOB) und Industry Solutions sowie Hana. Doch welche Möglichkeiten bestehen nun genau bei einer On-premises-Migration?

S/4 Conversion

Systemkonvertierung, Neuimplementierung oder selektive Transformation – die Form der technischen Migration müssen SAP-Bestandskunden sorgfältig abwägen. Während für die Migration in die Cloud seitens SAP nur der Weg der Neuimplementierung gewählt werden kann, eröffnet sich für Unternehmen im On-prem-Bereich die Frage, ob das bestehende System in Gänze konvertiert, ein völlig neues System implementiert oder die Systemlandschaft transformiert werden soll. Von SAP wird dies mit dem Brownfield-, dem Greenfield- und dem Bluefield-Ansatz beantwortet. Darüber hinaus sollten Unternehmen analysieren, ob für sie der Weg der Product Conversion oder der Contract Conversion besser geeignet ist.

Product Conversion

Bei der Product Conversion können bestehende Lizenzen schrittweise für jedes Produkt auf die entsprechenden S/4-Lösungen umgestellt werden (Eins-zu-eins-Konvertierung). Unternehmen behalten ihre bestehenden Verträge und Rahmenvereinbarungen; ECC 6.0 und S/4-Hana-Lösungen können parallel betrieben werden. Allerdings: Nur jene Produkte, die sich zum Zeitpunkt der Transformation auch im Besitz befinden, können im Rahmen der Product Conversion in die jeweiligen S/4-Äquivalente konvertiert werden. Die Limitierung ist hierbei auf Lösungen, die es auch bereits in S/4 Hana gibt.

Nicht jede Lizenz hat ein Äquivalent im Bereich von S/4 Hana. Darüber hinaus muss zwangsläufig das Package „S/4 Hana Enterprise Management for ERP Customers“ gekauft werden, mit dem die Named User auf den Digital Core von S/4 zugreifen können. Wenngleich Unternehmen Datenbanken von Drittanbietern für ihre ERP/ECC-Lösungen weiterverwenden können, ist dies für S/4-Hana-Lösungen nicht möglich. Unternehmen müssen also ebenso eine SAP-Hana-Plattform erwerben.

Kompatibilitätspaket

Je nach Produkt und Vertragslage können Unternehmen 100 Prozent Gutschrift auf ihre ehemaligen Produkte erhalten. Die Wartungsbasis darf jedoch laut SAP nicht verringert werden. Wird für ein S/4-Produkt ein sogenanntes Kompatibilitätspaket erforderlich, ist bei der Product Conversion eine Konvertierung nicht möglich – Unternehmen müssen in dem Fall warten, bis eine umfängliche S/4-Lösung für das Produkt seitens SAP entwickelt wurde. 

Die Product Conversion ermöglicht Kunden, historisch „gute“ Lizenzbedingungen beizubehalten. Ebenfalls ist eine Konvertierung von Named Usern in der Regel nicht möglich. Dies bietet für SAP-Bestandskunden die Möglichkeit, in ihrer Geschwindigkeit auf die S/4-Produkte zu migrieren. Ein Enddatum, bis zu dem die Transformation abgeschlossen sein muss, besteht derzeit nicht. Im Vergleich zur Contract Conversion existiert zudem der Vorteil für Unternehmen, ihre Special-User-Typen behalten zu können, falls vorhanden.

Contract Conversion

Die Contract Conversion ist ein einmaliges Ereignis, bei dem das Unternehmen seinen gesamten bestehenden Vertrag gegen eine neue S/4 Hana Bill of Material (BoM) austauscht. Den bestehenden Vertragswert können SAP-Kunden dabei zu 100 Prozent als Kredit angerechnet bekommen. Der Gesamtkredit ist allerdings auf 90 Prozent des Werts in der neuen BoM begrenzt. Konkret heißt das, dass die Wartungsbasis der neuen BoM steigen würde. Anders als bei der Product Conversion gestattet es SAP, mittels Kompatibilitätspaketen ECC-Lösungen, die noch kein S/4-Äquivalent haben, weiterhin zu nutzen. Ferner migriert das Unternehmen zu den neuen S/4-Hana-Software-Nutzungsrechten.

Mit der Contract Conversion haben Unternehmen die Chance, ihre SAP-IT-Struktur neu zu überdenken und optimiert die neuen SAP-Lizenzen einzukaufen und auszuwählen, zum Beispiel durch Beseitigung von Shelfware (ungenutzten Software-Lizenzen).

Im Vergleich zur Product Conversion erlaubt die Contract Conversion eine Vereinfachung der SAP-Vertragslandschaft sowie eine mögliche Neuverhandlung der Geschäftsbedingungen. Zudem können SAP-Kunden hier die Flexibilität nutzen, nach Bedarf neue S/4-Hana-Lösungen mit dem Kredit aus ihren alten Verträgen zu kaufen.

Product und Contract Conversion sind die von SAP angebotenen Konvertierungswege im Hinblick auf S/4 Hana On-premises – beide Szenarien haben ihre Vor- und Nachteile. Welchen Weg ein Unternehmen einschlagen sollte, ist pauschal nicht zu beantworten und muss im Einzelfall betrachtet werden.

Named User, Engine und LoB

Mit S/4 Hana benötigen Nutzer, die Line of Business (LoB) und Industry Solutions (IS) aufrufen, keine separate Benutzerlizenz, da die betreffende Nutzung in den LoB- und IS-Lizenzen enthalten ist. Für die von SAP S/4 angebotenen Funktionen innerhalb des Digital Cores ist eine Named-User-Lizenz erforderlich. Welcher Lizenztyp benötigt wird, hängt von den aktivierten Funktionsbereichen innerhalb des Digital Cores durch den jeweiligen Account ab.

Die Vielfalt an Special-User-Typen in der ECC-Welt erschwert hierbei die Konvertierung in die vorgegebenen vier Nutzertypen in S/4. Dies macht eine fallweise Betrachtung der bestehenden Nutzung unabdingbar. Unternehmen haben hierbei als einzige Möglichkeit, sich die Nutzung ihrer User im ECC-Bereich anzusehen und ein Mapping zu erstellen. Nur durch die genauen Transaktionsdaten der User können eine kostenoptimale Verteilung der User-Lizenzen auf die S/4 User sowie die Compliance sichergestellt werden.

Hana versus AnyDB

Eine der bedeutsamsten Änderungen ist die Verpflichtung, die gesamte S/4-Hana-Software auf einer Hana-Datenbank laufen zu lassen – dabei kann die Hana Runtime Edition oder die Enterprise Edition gewählt werden. Der SAP-Bestandskunde kann sich zwischen beiden Datenbank-Lizenzmodellen entscheiden oder eine Hybridlösung vorziehen.

Bei einer Hybridlösung beider Lizenzansätze ist auf eine klare Unterteilung der Modelle auf Datenbank-Tenant-Ebene zu achten. Die Auswahl der Datenbanken-Lizenzen für die Hana-Datenbanken kann je nach SAP-System und dessen Anwendung für den Kunden Vor- oder Nachteile bringen. Die Auswahl der Lizenz gilt es zu evaluieren, um auch hier die kostenoptimale Lösung für den Kunden zu finden.

Indirekte Nutzung und Digital Access

Die indirekte Nutzung, bei der Drittsoftware-Lösungen auf SAP-Systeme zugreifen, ist lizenzpflichtig – das gilt für die ECC-Welt und S/4 gleichermaßen. Seit April 2018 bietet SAP, neben dem bis dahin bestehenden nutzerbasierten Preismodell, mit Digital Access ein neues Preismodell für die Lizenzierung des indirekten Zugriffs auf die klassischen SAP-Kernfunktionalitäten von ERP/ECC 6.0 und SAP S/4 Hana an.

Der neue Preisansatz unterscheidet zwischen direktem menschlichen Zugriff (der nach wie vor auf der Grundlage eines benutzer- und enginebasierten Modells berechnet wird) und indirektem digitalen Zugriff, wobei die Anzahl der ursprünglich in einem ERP- oder S/4-System erstellten Dokumente zugrunde gelegt wird.

Dabei hat SAP neun Dokumententypen definiert, welche für Digital Access lizenzpflichtig sind. Dieses Prinzip gilt für die neue S/4-Welt, aber auch für die ECC-Welt, wenn Digital Access lizenziert wird. Unternehmen können jedoch für S/4 Hana On-premises weiterhin entscheiden, ob sie nach dem „alten“ nutzerbasierten Preismodell oder mittels Digital Access lizenzieren möchten.

Fazit und Audits

Eine weitere potenzielle Unsicherheit im Rahmen einer S/4-Transformation besteht in den in der Regel jährlich stattfindenden SAP Self-Audits. Unabhängig davon, ob im Rahmen der Migration eine Auditpause vereinbart wird, nehmen SAP-Transformationsprojekte nicht selten mehrere Jahre in Anspruch. Audits werden dann inmitten der Transformation durchgeführt, was bei Unwissenheit zu einem erhöhten Compliance-Risiko führen kann.

SAP gewährt zwar im Rahmen der Transformation auf S/4 On-premises ein sogenanntes Dual Use Right, welches Unternehmen in die Lage versetzt – zeitlich beschränkt auf den Transformationszeitraum –, ihre bestehenden ECC-Lizenzen weiter und parallel zu den S/4-Lizenzen nutzen zu dürfen. Allerdings ist auf Unternehmensseite sicherzustellen, dass für beide Systeme keine Unterlizenzierung besteht.

Kommt es bei einem Audit in der Transitionsphase zu einer identifizierten Übernutzung von ECC-Software, so scheint teilweise der Nachkauf von Altlizenzen zur Abdeckung der Nutzung keine sinnvolle Lösung für Kunden zu sein. An oberster Stelle sollte nichtsdestotrotz die Wiederherstellung der Compliance stehen. Daher ist zu empfehlen, dass Kunden in diesen Sonderfällen versuchen, ein entsprechend relevantes S/4-Äquivalent des Produkts zu erwerben oder andernfalls entsprechende vertragliche Passagen zur zukünftigen Nutzung beziehungsweise Umwandlung der neu erworbenen Lizenzen sicherzustellen. 

Zusammenfassend wird deutlich, dass SAP einige nicht kleine Änderungen in Bezug auf die Lizenzierung ihrer Software vorgenommen hat. Ob sich diese schlussendlich für Unternehmen zu einer Gefahr oder einer Chance entwickeln, hängt auch stark von den Unternehmen selbst und der Aufmerksamkeit ab, die sie dem Thema Lizenzen im Rahmen der S/4-Hana-Transformation widmen.