Rechnungsverarbeitung für die SAP-Welt der Zukunft

Mitte 2023 war sie einer der weltweit ersten Softwarehersteller mit einer derartigen Lösung im Portfolio: xSuite mit ihrem Workflow zur digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen auf der SAP Business Technology Platform. Die BTP, aus Sicht der SAP das künftige Fundament für SAP-Geschäftsprozesse, wird dadurch zum Enabler standardisierter Accounts-Payable-Prozesse. 

Vor der S/4HANA-Migration kann kein SAP-Anwenderunternehmen mehr davonlaufen. Die individuelle Ausgestaltung der ERP-Landschaft erweist sich dabei als durchaus hinderlich. Über User Exits bot SAP den Kunden in der Vergangenheit ein viel genutztes Instrumentarium, um Lösungen an die eigenen Anforderungen anzupassen. So ist kein SAP-System heute gleich, es herrscht die typische Mischung aus etwas Standard, etwas Individualprogrammierung und ein paar Add-ons. Historisch gewachsene Strukturen mit Eigenprogrammierungen trifft man vor allem bei abteilungsübergreifenden Geschäftsabläufen wie den P2P-Prozessen (von der Bedarfsmeldung bis zur revisionssicheren Rechnungsablage). 

Solche Szenarien lassen sich nicht im Vorbeigehen in die neue S/4HANA-Umgebung transferieren – welche zudem auch stark mit einer Verlagerung ausgewählter Prozesse in die Cloud einhergeht. Aufwändige Update-Projekte würden notwendig, die genau deshalb nur selten realisiert werden. Deshalb ist Standardisierung gefragt. So viele Anwendungen wie möglich sollten in einen zukunftssicheren Standard überführt werden. xSuite Group spricht von „Forward to Standard“ – und nicht „Back to Standard“. Soll heißen: Erst eine Standardisierung in den Prozessen und eingesetzten Softwarelösungen kann für fortschreitende Innovation und Effizienz sorgen. Standardisierung bedeutet zugleich „Clean Core“, also ein SAP-System, das im Kern so gering wie möglich (oder gar nicht) angepasst wird. 

Clean Core steht gegen Individualismus

Auf der anderen Seite gibt es die Anforderungen der Fachabteilungen. Sie sind ihre (teils hochgradig) individualisierten und automatisierten Prozesse gewohnt. Nicht alles kann man hier auf Werkseinstellung zurücksetzen. Dies würde auch dem eigentlichen Sinn von IT (und einem ERP-System im Speziellen) widersprechen, der darin besteht, Geschäftsprozesse und das tägliche Arbeiten zu unterstützen und zu vereinfachen.

Vor diesem Hintergrund ist die jüngste Produktinnovation von xSuite zu verstehen. Wenn Add-ons wie ein Rechnungsworkflow auf der SAP Business Technology Platform laufen, sind 100 Prozent im Clean Core und sogar die S/4HANA Cloud Public Edition lässt sich einfach anbinden. xSuite ist einer der ersten Hersteller weltweit, der eine funktionierende Softwarelösung für das Rechnungsmanagement auf der SAP BTP bereitstellen kann. Digitale und SAP-integrierte Workflows zur Verarbeitung von Rechnungen nutzen bereits viele Unternehmen. Wenn das ERP-System nun in die Public Cloud wandert, wollen sie darauf nicht verzichten. Genau diese Verlagerung treibt CIOs derzeit aber an. Sie sehen im Auslagern von Prozessen an SaaS-Lösungen und die Public Cloud eine ideale Möglichkeit, um dem Fachkräftemangel zu begegnen und die erforderliche Innovationsgeschwindigkeit zu erreichen. Die neue Lösung der xSuite spielt ihnen hier in die Hände.

CIOs können Cloud-First-Strategie umsetzen

Mit dem standardisierten Out-of-the-box-Rechnungsworkflow auf Basis der SAP BTP lässt sich die Rechnungseingangsverarbeitung vollständig automatisieren. Sein Kernprodukt „xSuite Invoice“ hat Hersteller xSuite damit um einen komplett neuen cloudnativen Technologie-Stack erweitert. In der Lösung vereint sich umfangreiche Prozessexpertise im Procure-to-Pay- und Accounts-Payable-Umfeld von xSuite mit innovativer Technologie, optimal auf die Bedürfnisse von SAP-Anwenderunternehmen abgestimmt. SAP-Kunden können auf diese Weise E-Invoicing und P2P-Prozesse intelligent automatisieren. Und sie schließen Lücken, die in den Prozessen bislang noch existieren. 

Die automatisierte Software unterstützt Unternehmen beim E-Invoicing, indem sie eingehende XML-Rechnungen abholt, ihre Inhalte ausliest und die relevanten Informationen automatisch in die entsprechenden Felder des ERP-Systems übergibt. xSuite unterstützt alle am Markt gängigen Rechnungsformate und die Einbindung von E-Rechnungsportalen inkl. Peppol. Das Ergebnis sind durchgängige Bestell- und Rechnungsprozesse (P2P).

So werden SAP-Kunden zukunftsfähig

CIOs können dadurch ihre Cloud-First-Strategie umsetzen, die zumeist eine Reise von On-premises-Systemen über die Private bis zur Public Cloud bedeutet. Sie wird einfacher, je „sauberer“ die Prozesse und Systeme aufgesetzt sind. Zugleich beziehen sie die Fachabteilungen ein, indem sie ihnen die Tools bieten, die sie kennen und benötigen, in diesem Fall einen Rechnungsworkflow. Dieser bedeutet vor allem Unabhängigkeit, denn wenn es um Eingangsrechnungsverarbeitung geht, deckt er alles ab. Das macht SAP-Kunden zukunftsfähig. 

Der Mehrheit von ihnen steht die S/4HANA-Migration noch bevor, und damit eine Entscheidung über das Bereitstellungsmodell. Ein Blick in die Kundenbasis der xSuite bestätigt diesen Status quo: Gearbeitet wird bislang noch viel mit SAP ECC on-premises oder in der Private Cloud. Die neue Rechnungsverarbeitungslösung auf der BTP eignet sich für jedes SAP-S/4HANA-Betriebsmodell: SAP S/4HANA Cloud Public Edition, Cloud Private Edition und für On-premises-Installationen. Dies gibt SAP-Anwenderunternehmen volle Flexibilität und ermöglicht einen einfachen Umstieg. 

„Standardisierung und die Nutzung der Public Cloud helfen dabei, Geschäftsprozesse zu vereinfachen“, erklärt Matthias Lemenkühler, CEO der xSuite Group. „Wir haben schon sehr früh an den Weg in die Public Cloud als Modell der Zukunft geglaubt und die Entwicklung darauf ausgerichtet, unsere Rechnungsverarbeitungslösung darüber anzubieten. Deshalb sind wir mit die Ersten, die eine funktionierende Softwarelösung für das Rechnungsmanagement auf der SAP BTP bereitstellen können.“

Bestell- und Rechnungsprozesse laufen im Portal

Noch vor dem Rechnungsworkflow hatte xSuite ihr Business Partner Portal auf der SAP BTP entwickelt. Es dient als zentrale Plattform, über die Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten alle mit der Beschaffung zusammenhängenden Daten und Dokumente im P2P-Prozess austauschen können. Sind die Arbeitsschritte durchgängig digital verbunden, ergibt sich ein enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung. Der Einkauf arbeitet weiter in seiner SAP-Umgebung. Aber er kann seine Lieferantenbeziehungen aktiv steuern, anstatt nur Bestell-anforderungen abzuarbeiten. 

Die Bestellung wird wie gewohnt in SAP erzeugt und dem Lieferanten automatisch im Portal bereitgestellt. Dieser kann aus ihr alle Folgedokumente selbstständig direkt im Portal erzeugen und darüber wieder an den Einkauf übergeben: Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen und Gutschriften. Kommunikation und Dokumentenübermittlung sind also bidirektional. Der gesamte P2P-Prozess verläuft schneller und Fehlerquellen wie Medienbrüche – z. B. das Digitalisieren von Papierbelegen – entfallen.