Post, SAP und GTW

Eine optimale Kombination aus Bestandskunde, Partner und SAP selbst bringt BRIM in Schwung

SAP stellt die Lösungsarchitektur, GTW ist mit einer über 20-jährigen Expertise im Bereich BRIM als Implementierungspartner im Boot und die IT bei der Schweizerischen Post steuert die Expertise um die Fachprozesse bei, immer in enger Abstimmung mit den Fachbereichen. Die Umsetzungsarbeiten in BRIM erfolgen durch ein 15-köpfiges Team bestehend aus Informatik Post sowie GTW und SAP-Ressourcen.

Zu Projektbeginn war ein kleines Core-BRIM-Team bestehend aus den SAP- und GTW-Solution-Architekten Kirsten Hussung und Christoph Granig sowie den Fachexperten der Schweizerischen Post mit Planungs- und Vorbereitungsarbeiten beschäftigt, um den Umstieg auf das neue Fakturierungssystem von Anfang an auf einem generischen und soliden Ansatz aufzubauen. „Wir hatten viele Proof of Concepts, viel Analysearbeit in dieser initialen Phase“, blickt Kirsten Hussung, Chief Business Process Consultant SAP, zurück. „Damals hatten wir eine BRIM Model Company auf S/4 Hana in der Cloud installiert, die inzwischen als Standardservice Content ausgeliefert wird.“

Die Cloud-Umgebung bot die Möglichkeit, für die unterschiedlichsten Bereiche schnell Prototypen aufzubauen, um die Ergebnisse mit den Projektbeteiligten der Post zu besprechen. Ab 2019 lief das BRIM-Projekt dann richtig an, nachdem das Projekt zwischenzeitlich nochmals zurückgestellt worden war. Das Projektteam bei der Post nahm BRIM nochmals detaillierter unter die Lupe, als dann auch die ersten PoCs aus der BRIM Model Company vorlagen. „Bis 2018 war man der Meinung, dass auch in Zukunft alles weiter in SD abgerechnet werden könne. Gemeinsam mit der SAP haben wir da viel Überzeugungsarbeit geleistet“, konkretisiert Christoph Granig, Manager und Principal Solution Architect der GTW Schweiz.

„Der BRIM-Entscheid kam eigentlich erst, als das S/4-Projekt schon am Laufen war. Dadurch, dass wir nun parallel auf ein neues Fakturierungssystem wechselten, hat sich die Komplexität des S/4-Projekts nochmals erhöht“, schildert Philipp Muri. „Hier empfehle ich, die Entscheidung möglichst früh zu fällen, damit das gesamte interne IT-Team wie auch externe Berater gut darauf vorbereitet und nicht womöglich überlastet werden.“ Zu der Zeit waren für die S/4-Umstellung über hundert interne Mitarbeiter und Berater involviert: neben dem Team aus GTW und SAP noch weitere vier große Beratungshäuser. In den vielen Teilprojekten kamen nochmals rund 15 kleinere Beratungsunternehmen hinzu. „Zu Projekthochzeiten mussten über hundert Mitarbeiter von der Programmleitung und den Teilprojektleitern koordiniert werden, damit wirklich alle an einem Strang ziehen“, sagt Markus Hägele. „Bei so einem Mammutprojekt kann niemand irgendwelche Eigenbrötler gebrauchen.“ Und Christoph Granig von GTW ergänzt: „Es herrschte im ganzen Programm eine regelrechte Hands-on-Mentalität, es wurde immer sofort angepackt und gegenseitig unterstützt, egal welchem Beratungshaus man angehört.“

Standard ohne alte Zöpfe

Die IT startete über den Einkauf ein Auswahlverfahren, um BRIM-Ressourcen am europäischen Markt zu finden, welche über die entsprechende Expertise und die nötigen Referenzen im Transport- und Logistiksektor verfügen. Der Beratungspartner für das umfangreiche Projekt sollte dabei möglichst alles abdecken. „Was nützen uns Berater, die nur FI-CA beherrschen, denen aber das Know-how über den gesamten Offer-to-Cash-Prozess fehlt? Wir brauchten einen Projektpartner, der nicht nur über die angrenzenden Finanzmodule in SAP auch Bescheid weiß, sondern über sämtliche BRIM-Module. So sind wir auf GTW gestoßen“, erinnert sich Markus Hägele.

Die GTW konnte das Post-Team durch ihr tiefgreifendes Know-how rund um BRIM überzeugen und brachte auch die umfassende Praxiserfahrung aus ähnlichen Großprojekten mit. Zudem verfügte die GTW als einer der wenigen Dienstleister am Markt über ausreichende Berater-Ressourcen, um ein solches Projekt überhaupt stemmen zu können. Wichtig waren der Schweizerischen Post auch weitere Referenzen in der Schweiz und da konnte GTW mit der Swisscom und der Schweizer Bundesbahn gleich mit zwei namhaften Großunternehmen aufwarten. „Im SAP-Umfeld der Schweiz spricht sich so etwas recht schnell rum“, weiß Christoph Granig, der als Manager bei GTW Schweiz tätig ist. „Der Bahn haben wir dann auch einen Referenzbesuch abgestattet, was uns endgültig von der GTW überzeugte“, ergänzt Markus Hägele.

Für den Gewerbekundenbereich mit über einer Million Rechnungen im Jahr ist SAP BRIM geradezu prädestiniert. „Dort haben wir das richtige Datenvolumen für so eine mächtige Billing-Lösung mit unterschiedlichen Preis- und Rabattstrukturen, mit Vorsystemen, die unglaubliche Mengen an Daten sammeln“, erläutert Markus Hägele. „Für uns ist es von enormem Vorteil, dass SAP das System für die Massenverarbeitung ausgelegt hat, denn sonst müssten wir auch hier wieder lauter Systeme und Add-ons drum herumbauen, um diese Masse überhaupt bewältigen zu können. Dann würde das ERP irgendwann zu einer Buchhaltungs- und Rechnungsdruckmaschine verkommen.“ Übrigens, wer auf S/4 umsteigt, hat BRIM bereits mit vorinstalliert und könnte nach Lizenzerwerb sofort damit loslegen, allein an BRIM-Know-how mangelt es derzeit am Markt.

Das Harmonisierung-Werteflüsse-Projekt (HWF) steht unter dem Vorzeichen der Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung. Das funktioniert aber nur, wenn auch wirklich alle Altsysteme vereinheitlicht, zentralisiert und dann abgestellt werden. Markus Hägele dazu: „Wir haben bei der Post historisch gewachsen eine große und sehr komplexe IT-Architektur mit vielen Altsystemen, da muss eben viel wieder abgebaut werden, alte Zöpfe müssen weg, um mit SAP S/4 auf einen modernen Standardlevel zu kommen.“ Inzwischen wurden die alten Fakturierungslösungen weitestgehend durch BRIM abgelöst, die nicht mehr State of the Art und am Ende ihres Lebenszyklus angekommen waren.

Klein starten

Zunächst hat man sich bei der Schweizerischen Post an das Mammutprojekt SAP BRIM mit kleineren Prozessen herangetastet. Die erste kleinere BRIM-Implementierung realisierte GTW für den Bereich Swiss Post Solutions, die digitale Dienstleistungen wie Scanning- und Office-Lösungen anbietet, inzwischen aber nicht mehr zur Post gehört. Da konnte auch gleich der Prototyp aus der BRIM Model Company verprobt werden.

Anschließend wurde eruiert, wo sonst der Druck am größten ist, SAP SD abzulösen. Das war das Partnergeschäft, also Lebensmittelgeschäfte, Kioske und Einzelpersonen, die unter anderem Postdienstleistungen, zum Beispiel Paketannahme, Briefmarkenverkauf und andere Postdienstleistungen anbieten. Die Post hat mehrere Tausend Filialpartner – und die Anzahl der Partner steigt kontinuierlich an.

Damit startete das erste größere Projekt: BRIM für FiLP zur Abrechnung der Partneragenturen. „Dort war der Umstieg am dringendsten: Die Fakturierung mit einer Access-Lösung war schon längst am Limit. Es ließ sich nur noch eine gewisse Anzahl an Filialpartnern abrechnen und dann ging nichts mehr“, erläutert Philipp Muri. Und Christoph Granig fügt hinzu: „Wir waren gezwungen, auf eine neue Lösung umzustellen, doch das Nadelöhr ist, dass im Filialbereich noch viel manuell gemacht wird und BRIM eigentlich für die automatisierte Massenfakturierung ausgelegt ist.“ Durch die manuellen Tätigkeiten benötigt der Filialbereich für die Fakturierung noch drei Stunden, dies soll sukzessive reduziert werden. Zumindest werden jetzt keine fehlerhaften Rechnungen mehr ausgestellt wie früher noch in Access und Excel, denn in SAP laufen interne Validierungs- und Prüfprozesse. Dadurch ist eine gute Integrität der Prozesse auch über extrem große Volumen gewährleistet. 

Amazon und Zalando am Zoll

Seit Januar dieses Jahres nutzt auch die Verzollung die neue Fakturierungslösung – das ist ein Teilbereich der Logistikservices und die erste wirklich große BRIM-Umstellung. Dazu muss man wissen, dass die Schweizerische Post die Verzollung und Fakturierung von Briefen und Paketen im grenzüberschreitenden Import und Export übernimmt. Auch alle Paketsendungen, die über Amazon oder Zalando in die Schweiz gelangen, werden in den Logistikzentren der Post verzollt. Das sind Hunderttausende Sendungen pro Tag, die verzollt, abgerechnet und in BRIM verbucht werden. Da werden Stammdaten angelegt, Rechnungen erstellt, teilweise ist der erforderliche Zollbetrag auch sofort zu entrichten – das muss performant gehen. „Das ist ein kritischer Prozess, wenn da irgendetwas falsch läuft, dann können wir die Zollgebühren nicht korrekt einziehen“, begründet Markus Hägele die Wichtigkeit dieser BRIM-Umstellung. Und weil das Projekt erfolgreich verlief, habe sich auch das Vertrauen in BRIM als ein verlässliches Fakturierungssystem bei den anderen Fachbereichen nachhaltig erhöht.

BRIM kann noch mehr

Parallel dazu ging die gesamte internationale Verkehrsabrechnung mit SAP BRIM in den Echtbetrieb. Dabei werden die internationalen Postsendungen gegenseitig verrechnet. Ist zum Beispiel ein Briefsack voll, ein sogenannter Kartenschluss, wird er mit dem Empfängerland gegen eingehende Briefsäcke verrechnet. Die Schweizerische Post übernimmt dabei das Clearing zu allen Postgesellschaften weltweit, welches in SAP BRIM umgesetzt wurde. „Da werden Hunderte Millionen in der eigenen Währung SFR gegengerechnet. Mit der neuen Billing-Lösung läuft das hochperformant“, merkt Markus Hägele noch an. Die individuelle Programmierung, manuelle Datenerfassung und hoher administrativer Aufwand seien schlichtweg nicht mehr vertretbar gewesen. „Jetzt ist das eine transparente und saubere Lösung mit BRIM.“ 

Das BRIM-Projekt der Schweizerischen Post

• 2017 bis 2018 Analysephase: Machbarkeitsstudie SAP BRIM basierend auf der S/4 BRIM Model Company (heute verfügbar als SSC – S/4 Hana BRIM Standard Content)
• 2019: Implementierung BRIM für SPS (Swiss Post Solutions) mit den Modulen SAP Convergent Invoicing und SAP Contract Accounting
• 2020: Implementierung SAP BRIM für FilP (Filiale mit Partner) mit den Modulen SAP Subscription Order Management, SAP Convergent Invoicing und SAP Contract Accounting
• 2020 und 2021: Implementierung SAP BRIM für Logisticservices mit den Modulen SAP Convergent Invoicing und SAP Contract Accounting
• Herbst 2022: Umstellung KUREPO auf SAP BRIM mit den Modulen SAP Convergent Charging, SAP Convergent Invoicing und SAP Contract Accounting

Alle Projektphasen wurden und werden mit dem gleichen zentralen Core–Team bestehend aus Schweizerischer-Post-IT, GTW und SAP durchgeführt.