Patente Powerdiät ohne Jo-Jo-Effekt

Auch wenn es günstige Cloud-Speicher für Massendaten gibt, gilt das nicht in gleichem Maße für großvolumige Datenbanken von SAP-Bestandssystemen, im Gegenteil. Vor diesem Hintergrund verspricht die gute alte Archivierung, zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen: das heißt, die produktiven Datenbanken von SAP-Bestandssystemen vor deren Verlagerung in die Cloud massiv zu verkleinern und dadurch dauerhaft Kosten einzusparen.

Das Problem ist nur: Traditionelle Archivierungsansätze und die entsprechenden Funktionen dazu (z. B SAP ADK) stammen aus einer anderen Zeit, in der es vor allem um die Auslagerung auf kostengünstigere Medien statt um das Management des Lebenszyklus von Daten ging.

Der Lebenszyklus entscheidet

Das Lebenszyklusmanagement ist mindestens aus vier Gründen essenziell: Zum einen erfordern Regularien wie die europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-
DSGVO) nicht nur das Aufbewahren, sondern auch das rechtssichere Löschen einzelner Datensätze, wie sie in den Feldern von Datenbanktabellen abgelegt sind.

Klassische Archive, die im Prinzip „nur“ jeweils ganze ADK-Files, nicht jedoch den Inhalt als solchen managen, erlauben diesen datensatzspezifischen Zugriff und Löschvorgang in der Regel nicht. Die Unternehmen setzen sich damit einem teuren und reputationsschädigenden Rechtsrisiko aus.

Zum anderen besteht das Wesen des datengesteuerten Unternehmens gerade darin, sämtliche Daten und Dokumente inklusive der historischen, die für die Archivierung infrage kommen, in diese Steuerung einzubeziehen. Das setzt aber eine weit größere Anzahl und Häufigkeit an Datenzugriffen einerseits und Offenheit gegenüber Drittlösungen andererseits voraus, als das bei klassischen Archiven der Fall ist. Denn diese wurden für das Auslagern spezifischer Applikationsdaten konzipiert und bleiben beim Zugriff eng mit diesen Anwendungen verbunden.

Das führt unmittelbar zum dritten Grund: Der Charme der Cloud hinsichtlich Performance, Skalierbarkeit und Elastizität resultiert zu einem Großteil aus dem zugrunde liegenden Architekturprinzip, das die Ebenen der Anwendungen und der Daten voneinander trennt. Damit die Vorteile der Cloud auch bei der Archivierung erhalten bleiben, müssen folglich die dafür geeigneten Ansätze diesem Architekturprinzip ebenfalls folgen.

Schließlich gibt es noch einen vierten, rein praktischen Grund, dessen sich viele Firmen erst so richtig bewusst werden, wenn sie sich schon mitten im Archivierungsprojekt befinden: das Problem der manuellen Nacharbeiten, die im Schnitt bei mehr als 30 Prozent der archivierten Informationen anfallen.

Dieser Aufwand und das Problem des im Standard doch sehr eingeschränkten Datenzugriffs haben in vielen Unternehmen genau dazu geführt, dass nur ein kleiner Teil der Daten archiviert und der größte Teil in der immer weiterwachsenden Online-Datenbank aufbewahrt wurde und wird. Da ist er, der Jo-Jo-Effekt beim Abnehmen mittels klassischer Archivierung.

Angesichts dieser unbefriedigenden Situation ist klar: Ein neues, intelligentes Rightsizing ist gefragt, das alle genannten Einwände gegen klassische Archivierung als Herausforderungen begreift und diese löst. Eine für das intelligente Rightsizing von SAP-Systemen geeignete Plattform ist JiVS IMP, die Java-basierende und damit system­unabhängige Plattform für Informationsmanagement der Schweizer Data Migra­tion International.

Sie überspielt sämtliche Daten und Dokumente aus der Online-Datenbank und ermöglicht dadurch einen vollständigen und rechtssicheren Zugriff auf die historischen Informationen im Lesemodus. Für diesen Transfer nutzt sie jedoch nicht die ArchiveLink-Schnittstelle, sondern geht dabei den Weg über das SAP Audit Information System (AIS), ohne allerdings einen Schattenindex aufzubauen.

Für immer schlank

Diese Methode bietet gleichzeitig den Vorteil, dass die historisierten Informationen anders als bei ADK nicht als Teil einer Abertausende Belege umfassenden Einzeldatei auf der Plattform abgelegt werden. Vielmehr lassen sich mittels JiVS IMP alle Daten und Dokumente einzeln speichern, dank des eingebauten Retention Management über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten und bewirtschaften und schließlich gezielt auf der Ebene des einzelnen Datensatzes und Belegs löschen.

Das gilt im Übrigen genauso für die Übernahme der Inhalte bereits bestehender ADK-Archive. Dabei kommt wie im Fall der Online-Datenbank der ADK-Konverter von JiVS IMP zum Einsatz, der die Informationen als Datensätze auf die Plattform überspielt.

Der Rightsizing-Ansatz von JiVS IMP erlaubt die Reduktion des Volumens einer umfassenden relationalen SAP-Datenbank mit 15 TB um 85 Prozent und mehr in nur drei bis vier Monaten. SAP-Bestandskunden, die in der Vergangenheit Erfahrungen mit klassischen Archivierungsprojekten gesammelt haben, wissen, dass es sich hier um eine Verbesserung im Bereich ganzer Größenordnungen handelt.

Die Plattform geht mit den Auflagen nach GoB und EU-DSGVO konform und sorgt für Rechtssicherheit, weil sämtliche historisierten Daten und Dokumente zusammen mit ihrem Geschäftskontext den Anwendern revisionssicher stets zur Ansicht zur Verfügung stehen.

Wird das SAP-System nach dem Right­sizing in die Cloud transferiert, lässt sich das Altsystem im Rechenzentrum komplett stilllegen. Im Vergleich zum Weiterbetrieb stellen sich hier in der Regel Betriebskostenersparnisse von 80 Prozent und mehr ein. JiVS IMP entkoppelt die Applikations- von der Datenebene bei den historischen Informationen konsequent.

Das führt nicht nur dazu, dass SAP-Anwender von der Oberfläche ihrer Wahl – SAP GUI oder Webbrowser (JiVS IMP) – darauf zugreifen, als ob sich die Daten und Dokumente weiter in SAP befänden. Vielmehr eröffnet die Plattform damit auch die Möglichkeit, den Aufwand für den Umstieg auf die neue Softwaregeneration S/4 Hana zu halbieren.

Denn weniger Datenvolumen bedeutet weniger Transformations- und Migrationsbedarf – unabhängig davon, welchen Pfad SAP-Bestandskunden wählen, ob über das Conversion-Tool der SAP, das SAP Migration Cockpit, die SAP-Direct-Migration-Funktionalität (Greenfield) oder selektive (Bluefield) und komplette Transformation (Brownfield).

JiVS IMP trägt dank nahtloser Integration zu einer dauerhaften Reduktion der Gesamtbetriebskosten von S/4 bei, ob die neue Softwaregeneration aus Walldorf nun in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum implementiert und betrieben wird.

Denn mithilfe der Plattform lassen sich Daten und Dokumente aus dem Produktivsystem nach festen Kriterien – zum Beispiel für alle Transaktionen älter als drei Monate – kontinuierlich auf der Plattform historisieren, was die Hana-Datenbank dauerhaft schlank hält. Einsparungen bei den Gesamtbetriebskosten der neuen Umgebung von 25 Prozent sind hier durchaus realistisch.

Angesichts der wegen der Pandemie angespannten ökonomischen Situation muss auch die IT ihren Beitrag zum Liquiditätsmanagement leisten. Rightsizing und das Stilllegen von SAP-Systemen mittels JiVS IMP gehören definitiv dazu. Denn der ROI stellt sich bereits nach drei bis sechs Monaten ein.

Die beste Art, zu sparen, war schon immer, intelligent zu investieren. JiVS IMP ist eine Powerdiät ohne Jo-Jo-Effekt. Sie führt kurzfristig zur Verbesserung der Liquidität und entlastet langfristig SAP-Budgets. Sie ist die perfekte Ergänzung auch zu aktuellen Initiativen wie Rise with SAP.

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