Personaleinsatz halbiert: Schönes SAP-Wartungswochenende

Seit Jahren setzt TÜV Süd SAP-Unternehmenslösungen zur Unterstützung der vielfältigen Geschäftsprozesse ein. Und zwar international in 28 Ländern rund um den Globus. Vom Hauptsitz in München aus werden weltweit SAP-Landschaften bereitgestellt: 14 SAP-Systemlandschaften mit 64 SIDs und über 175 Servern auf x64-Basis (Windows und Linux). Momentan wird SAP ERP ECC verwendet; beziehungsweise mehrere ERP-Systeme, BW-Systeme in verschiedenen Ausprägungen, Abap- und Java-Systeme, CRM- oder auch HR-Systeme. Die SAP Hana S/4 Transition läuft derzeit auf Hochtouren.

Insgesamt zwölf Mitarbeiter sind in der SAP-Basis beschäftigt. Sie verantworten eine Vielzahl von Aufgaben und Tätigkeiten im TÜV-Süd-SAP-Umfeld. Sie kümmern sich um die Pflege, Wartung, Upgrades, den Betrieb, die Weiter- und Neuentwicklung aller SAP-Systeme von TÜV Süd. Zudem stehen sie im Bereich Authorization & User Management für Struktur, Sicherheit und Business-Harmonie. Aktuell entwickeln sie ein durchdachtes TÜV-Süd-Masterrollenkonzept, welches die Grundlage für eine sichere und nachhaltige Zugriffsverwaltung bildet und somit Ableitungen im Einklang mit den Geschäfts- und IT-Prozessen sowie den lokalen Anforderungen ermöglicht. Dabei folgen sie dem Need-to-Know-Prinzip, sodass jeder User genau den Zugriff erhält, den er wirklich benötigt – nicht mehr und nicht weniger.

Wie Katharina Hoffmann, Abteilungsleiterin SAP Basis/Manager SAP Basis bei TÜV Süd, erklärt, „haben wir uns zum Ziel gesetzt, den SAP-Basis-Aufwand an sinnvollen Stellen durch wirkungsvolle Mittel zu optimieren. Wir sind begeistert, dass durch den Einsatz der Software von Empi­rius schon viel erreicht werden konnte. Die Software entspricht unseren Anforderungen und stellt eine nachweisliche Effizienz sicher.“

Automatisierungsanforderungen

Seit Jahren setzt TÜV Süd bei der auto­matisierten Erstellung von SAP-System- und SAP-Landschaftskopien auf die Lösung BlueCopy von Empirius. Um bei künftigen, neuen SAP-Basis-Anforderungen noch besser zu werden, wurden mehrere Automatisierungslösungen und deren Anbieter genauestens betrachtet, so auch Empirius mit EPOS. Es ging insbesondere darum, den SAP-­Basis-Personaleinsatz an den Wochenenden zu reduzieren. Hintergrund: Die TÜV-Süd-SAP-Basis war an mindestens zwei Wochenenden im Monat für Wartungsarbeiten im Einsatz. Das heißt: Jeweils zwei SAP-Basis-Mitarbeiter sorgten an circa 28 bis 30 Wochenenden im Jahr für die Sicherstellung aktueller und sicherer SAP-Systeme. Geplante Downtimes sollen das Tagesgeschäft der User so wenig wie möglich beeinflussen.

„Ausgangspunkt der Zeitfenster war insbesondere die Security-Vorgabe, die Betriebssysteme stets aktuell zu halten und Betriebssystem-Patches zeitnah durchzuführen. Diese Patches korrelieren bei TÜV Süd unmittelbar mit den SAP-Systemen. Beim Patchen ist es erforderlich, sowohl die SAP-Systeme als auch die Datenbanken zu stoppen und anschließend wieder zu starten. Dieser Vorgang nimmt bei manueller Durchführung in dieser Größenordnung ein nicht unerhebliches Zeitbudget in Anspruch. Wir wollten diesen Vorgang automatisieren respektive den Personaleinsatz an den Wochenenden dafür minimieren“, berichtet Hans Zachenbacher, SAP-Senior-­Basisberater bei TÜV Süd.

Bei der Auswahl einer geeigneten SAP-Basis-Automatisierungssoftware wurden mehrere Lösungen untersucht beziehungsweise geprüft. Auch die SAP-Basis-Automatisierungs-Suite EPOS (Empirius Planning and Operations Suite) von Empirius. Fazit der Tests: „Unter allen untersuchten Lösungen erachteten wir als SAP-Basis-Team EPOS mit der Maintenance App für das Starten und Stoppen von SAP-Systemen/-Datenbanken als das für uns beste System. Darüber hinaus waren wir auch sehr an den ­Anwendungen SAP Kernel und Hana DB Patching interessiert. Bei diesen Apps ist das automatisierte Starten und Stoppen von SAP-Systemen direkt integriert“, heißt es.

Deutliche Einsparungen

Im Zuge des Proof of Concept wurden diverse EPOS-Apps, wie die Custom App, Hana DB Update, SAP Profile Parameter, Kernel Update, Cert Management, DB Info, OS Info und SAP Info untersucht. Seit Mai 2024 läuft EPOSbei TÜV Süd im produktiven Einsatz. Sechs SAP-Basis-Administratorinnen und -Administratoren sind mit dem Umgang der Automatisierungs-Suite vertraut. Und an jedem der Wartungswochenenden kommt EPOS– nach dem Festlegen der Jobs – zum Einsatz.

Auf die Fragen, ob der Einsatz der SAP-Automatisierungs-Suite die Erwartungen erfüllt hat und wie sich der Mehrwert darstellt, erklärt SAP-Basis-Experte Hans Zachenbacher: „In dem PoC zeigte sich bereits, dass wir durch den EPOS-Einsatz einen Mehrwert generieren können. Dies hat sich im bisherigen Produktivbetrieb auch eindrücklich bestätigt. Wenn man bedenkt, dass sich der Personaleinsatz an den Wartungswochenenden halbiert hat, also statt zwei SAP-Basis-Experten nur noch einer für den Dienst eingeteilt werden muss, bedeutet das für uns deutliche Einsparungen und massive Arbeitserleichterungen.“

Hervorgehoben wird zudem, dass „mit dem Rückgriff auf eine Automatisierungssoftware eine immer gleichbleibend hohe Prozessqualität gegeben ist“. Außerdem schätzt man es bei TÜV Süd, dass man bei Bedarf jederzeit schnellen Zugang zu Empirius und auch zu den dortigen Entwicklern hat.

Bei TÜV Süd wird davon ausgegangen, dass künftig neben den Apps BlueCopy, Start/Stopp von SAP-Systemen beziehungsweise SAP-Datenbanken, SAP-Kernel-Updates sowie der App Reporting noch weitere Apps von EPOSVerwendung finden. So zum Beispiel die App Security Notes (SEC Notes) für das Handling und Management von SAP SEC Notes oder die App Cert Management für das SAP-Software-Zertifikate-Management.

„Wir haben in der vergleichsweise kurzen Einsatzzeit seit dem PoC Ende des ­Jahres 2023 gesehen, dass einige nützliche ­Features und Apps in EPOS dazu­gekommen sind, die uns die Arbeit bei den Wartungsterminen erleichtern, da wir bei diesen ­geplanten Terminen auch andere not­wendige Changes durchführen“, betont TÜV-Süd-SAP-Basis-Abteilungsleiterin/Manager SAP-Basis Katharina Hoffmann. Und führt weiter aus: „Unser Ziel ist es, uns als SAP-Basis immer bestens zu positionieren beziehungsweise das Erreichte kontinuierlich weiterzuentwickeln. Automatisierung spielt dabei eine wichtige Rolle. Wo immer Automatisierung möglich ist, werden wir sie nutzen.“

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