Despliegue de personal reducido a la mitad: buen fin de semana de mantenimiento de SAP

TÜV Süd lleva años utilizando las soluciones empresariales de SAP para dar soporte a sus diversos procesos empresariales. Internacionalmente en 28 países de todo el mundo. Desde la sede central de Múnich se proporcionan entornos SAP en todo el mundo: 14 entornos de sistemas SAP con 64 SID y más de 175 servidores en base x64 (Windows y Linux). Actualmente se utiliza SAP ERP ECC, así como varios sistemas ERP, sistemas BW en diversas formas, sistemas Abap y Java, sistemas CRM y HR. La transición a SAP Hana S/4 se está ejecutando actualmente a toda velocidad.

Un total de doce empleados trabajan en SAP Basis. Son responsables de una amplia gama de tareas y actividades en el entorno SAP de TÜV Süd. Son responsables del mantenimiento, el servicio, las actualizaciones, el funcionamiento, el perfeccionamiento y el nuevo desarrollo de todos los sistemas SAP de TÜV Süd. También son responsables de la estructura, la seguridad y la armonía empresarial en el área de Autorización y Gestión de Usuarios. Actualmente están desarrollando un concepto de rol maestro de TÜV Süd bien pensado, que constituye la base para una gestión de acceso segura y sostenible y, por lo tanto, permite derivaciones en línea con los procesos empresariales y de TI, así como con los requisitos locales. Siguen el principio de "necesidad de conocer" para que cada usuario reciba exactamente el acceso que realmente necesita, ni más ni menos.

Como explica Katharina Hoffmann, responsable de SAP Basis/Manager SAP Basis en TÜV Süd: "Nos hemos fijado el objetivo de optimizar el esfuerzo de SAP Basis en lugares significativos por medios eficaces. Estamos encantados de haber conseguido ya mucho con el software de Empirius. El software cumple nuestros requisitos y garantiza una eficacia demostrable".

Requisitos de automatización

Desde hace años, TÜV Süd confía en la solución BlueCopy de Empirius para la creación automatizada de copias del sistema SAP y del entorno SAP. Con el fin de estar aún mejor preparados para los futuros y nuevos requisitos de SAP Basis, se examinaron detenidamente varias soluciones de automatización y sus proveedores, entre ellos Empirius con EPOS. En particular, el objetivo era reducir el despliegue de personal de SAP Basis durante los fines de semana. Antecedentes: El SAP Basis de TÜV Süd se utilizaba para trabajos de mantenimiento al menos dos fines de semana al mes. Esto significa que dos empleados de SAP Basis eran responsables de garantizar que los sistemas SAP estuvieran actualizados y seguros entre 28 y 30 fines de semana al año. Los tiempos de inactividad planificados debían tener el menor impacto posible en la actividad diaria de los usuarios.

"El punto de partida para las ventanas de tiempo fue, en particular, el requisito de seguridad de mantener los sistemas operativos actualizados en todo momento y llevar a cabo los parches del sistema operativo con prontitud. En TÜV Süd, estos parches están directamente relacionados con los sistemas SAP. Cuando se aplican parches, es necesario detener y reiniciar tanto los sistemas SAP como las bases de datos. Este proceso lleva una cantidad de tiempo considerable cuando se realiza manualmente a esta escala. Queríamos automatizar este proceso y minimizar el uso de personal durante los fines de semana", informa Hans Zachenbacher, consultor senior de SAP Basis en TÜV Süd.

A la hora de seleccionar el software de automatización SAP Basis adecuado, se analizaron y probaron varias soluciones. Entre ellas, la suite de automatización SAP Basis EPOS (Empirius Planning and Operations Suite) de Empirius. Conclusión de las pruebas: "De todas las soluciones analizadas, nosotros, como equipo de SAP Basis, consideramos que EPOS con la aplicación de mantenimiento para iniciar y detener sistemas/bases de datos SAP era el mejor sistema para nosotros. También nos interesaban mucho las aplicaciones SAP Kernel y Hana DB Patching. El arranque y la parada automatizados de los sistemas SAP están directamente integrados en estas aplicaciones", afirman.

Ahorro significativo

Como parte de la prueba de concepto, se analizaron varias aplicaciones de EPOS, como Custom App, Hana DB Update, SAP Profile Parameter, Kernel Update, Cert Management, DB Info, OS Info y SAP Info. EPOS se utiliza de forma productiva en TÜV Süd desde mayo de 2024. Seis administradores de SAP Basis están familiarizados con el uso de la suite de automatización. Y en cada uno de los fines de semana de mantenimiento, EPOS se utiliza una vez definidos los trabajos.

A la pregunta de si el uso de la suite de automatización de SAP ha cumplido las expectativas y cuál es el valor añadido, Hans Zachenbacher, experto en SAP Basis, explica: "El PoC ya demostró que podemos generar valor añadido mediante el uso de EPOS. Esto también se ha confirmado de forma impresionante en el funcionamiento productivo hasta la fecha. Si tenemos en cuenta que se ha reducido a la mitad el personal necesario en los fines de semana de mantenimiento, lo que significa que en lugar de dos expertos en SAP Basis, sólo hay que asignar uno al servicio, esto supone un ahorro significativo y una enorme reducción de la carga de trabajo para nosotros."

También se destaca el hecho de que "el uso de software de automatización garantiza en todo momento una alta calidad de los procesos". TÜV Süd también valora el hecho de poder acceder rápidamente a Empirius y a sus desarrolladores en todo momento si es necesario.

TÜV Süd asume que, además de las aplicaciones BlueCopy, Start/Stop of SAP Systems and SAP Databases, SAP Kernel Updates y Reporting, en el futuro se utilizarán otras aplicaciones EPOS. Por ejemplo, la aplicación Security Notes (SEC Notes) para el manejo y la gestión de SAP SEC Notes o la aplicación Cert Management para la gestión de certificados de software SAP.

"En el comparativamente corto periodo de uso desde el PoC a finales de 2023, hemos visto que se han añadido algunas funciones y apps útiles a EPOS que facilitan nuestro trabajo durante las citas de mantenimiento, ya que también llevamos a cabo otros cambios necesarios durante estas citas planificadas", subraya la jefa del departamento SAP Basis de TÜV Süd y gerente de SAP Basis, Katharina Hoffmann. Y continúa: "Nuestro objetivo es posicionarnos siempre como SAP Basis de la mejor manera posible y desarrollar continuamente lo que ya hemos conseguido. La automatización desempeña un papel importante en este sentido. Siempre que la automatización sea posible, la utilizaremos".

tuvsud.com/es-es

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