Keine Angst vor Drittanbieter-Applikationen
Softwarehäuser wie SAP können zusätzlich zu bestehenden Lizenzgebühren Abgaben verlangen, wenn Drittprogramme zum Zweck des Datenaustauschs auf ihre Software zugreifen.
Dabei spielt es keine Rolle, ob dieser Vorgang automatisiert erfolgt oder durch einen Nutzer initiiert wird, der in der Applikation des Drittanbieters eine bestimmte Funktion nutzt.
In einem solchen Fall wäre die richtige Vorgehensweise, SAP über die Inbetriebnahme der entsprechenden Software zu informieren und zu klären, ob weitere Lizenzen erworben werden müssen oder nicht.
Viele Kunden unterlassen jedoch genau das – weil sie denken, dass es sich hier um eine rechtliche Grauzone handelt, oder weil sie annehmen, dass SAP auf diesen Verstoß nicht aufmerksam wird.
Entdeckt SAP jedoch Aktivitäten, die auf eine indirekte Nutzung von SAP-Applikationen hindeuten, erhebt der Hersteller Gebühren dafür und kann zudem bei inkorrekter Lizenzierung hohe Strafen geltend machen – wie im Falle des Getränkeherstellers Diageo erst kürzlich geschehen.
Hier bietet SAP zwar die Möglichkeit, entsprechende Lizenzen nachzukaufen. Das Problem ist aber: Es können lediglich festgelegte Pakete erworben werden. Kunden, die dann vielleicht nur 2000 Lizenzen benötigen, müssen ein Paket mit 10.000 Lizenzen erwerben – ein Kostenfaktor, der oft unterschätzt wird.
Doch selbst wenn Unternehmen sich der Risiken bewusst sind, stehen sie vor einigen Hürden: Nutzer richtig einzuordnen und ihnen, basierend auf ihrem Nutzungsverhalten, den jeweils richtigen Lizenztyp zuzuordnen ist äußert komplex und kostet viel Zeit – insbesondere, wenn es um den Zugriff auf unterschiedliche SAP-Systeme geht.
Das liegt vor allem an den vielschichtigen Lizenzierungsmodellen, die SAP immer wieder ändert. Da die Kosten für die unterschiedlichen Lizenzen jedoch stark variieren können, ist es unerlässlich, jedem Anwender einen Lizenztyp zuzuordnen, der seinem Nutzungsverhalten entspricht.
Die Verwaltung einer SAP-Umgebung ist besonders deswegen zeitaufwändig, weil sie häufig manuell erledigt wird. Für die Administratoren bedeutet das nicht nur einen enormen Arbeitsaufwand – wegen der beweglichen Umgebung und der regelmäßigen Änderungen im System ist es schwer, den Überblick über die richtige Lizenzierung zu behalten, und inaktive Nutzer könnten unerkannt bleiben.
Lösungsansätze
Um unvorhergesehene und vor allem hohe Kosten in Zukunft zu vermeiden, sollten Firmen im Vorfeld eine Strategie entwickeln, auch um solche Szenarien zu vermeiden.
Mit einem entsprechenden Software-Asset-Management-(SAM-)Tool mit SAP-Fokus bleiben Unternehmen agil, wenn es um die richtige Lizenzierung von SAP-Applikationen geht. So können sie sicher sein, dass sie rechtlich abgesichert sind.
Bei jeder Änderung up to date bleiben
Lösungen wie der Snow Optimizer for SAP können dabei helfen, das Risiko durch indirekte Nutzung einzuschätzen und den Stand an vorhandenen Lizenzen zu optimieren. Sie geben dem Administrator eine Empfehlung, welches Nutzungsprofil welchem Anwender zuzuordnen ist. Dieser kann auf dieser Basis entscheiden, ob ein Nutzer richtig und noch ausreichend lizenziert ist.
Ein solches Tool kann indirekte Nutzung anhand unterschiedlicher Faktoren aufdecken. Lizenzen lassen sich so verwalten, dass jeder Benutzer, der mit einer Drittanwendung auf ein SAP-System zugreift, die richtige und kosteneffiziente SAP-Lizenz verwendet.
Darüber hinaus bietet eine solche Lösung den Vorteil, Prozesse nahezu vollständig zu automatisieren. Inaktive Nutzer lassen sich schnell und einfach identifizieren und können auch offiziell „inaktiv“ gestellt werden.
Gleichzeitig prüft ein solches Tool die Personaldaten aus dem HR-System. Hat ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, wird er direkt auf inaktiv gesetzt.
Eine Lösung für das SAM mit SAP-Fokus hält die eigenen Lizenzen stets up to date und hohe Kosten sind kein Thema mehr. Anwendungen von Drittanbietern lassen sich so ohne Bedenken nutzen.
