Sin miedo a las aplicaciones de terceros
Las empresas de software, como SAP, pueden cobrar tasas adicionales a los derechos de licencia existentes si programas de terceros acceden a su software con fines de intercambio de datos.
No importa si este proceso está automatizado o lo inicia un usuario que utiliza una determinada función de la aplicación del proveedor externo.
En tal caso, el procedimiento correcto sería informar a SAP de la puesta en servicio del software correspondiente y aclarar si es necesario adquirir más licencias o no.
Sin embargo, muchos clientes se abstienen de hacer exactamente eso, porque piensan que se trata de una zona gris legal o porque suponen que SAP no se dará cuenta de esta infracción.
Sin embargo, si SAP descubre actividades que indican un uso indirecto de aplicaciones SAP, el fabricante cobra por ello y también puede reclamar elevadas sanciones por licencias incorrectas, como ocurrió recientemente en el caso del fabricante de bebidas Diageo.
SAP ofrece la posibilidad de comprar las licencias correspondientes más adelante. El problema es, sin embargo, que sólo pueden adquirirse paquetes fijos. Los clientes que tal vez sólo necesiten 2.000 licencias tienen que adquirir un paquete con 10.000 licencias, un factor de coste que a menudo se subestima.
Pero incluso si las empresas son conscientes de los riesgos, se enfrentan a algunos obstáculos: Clasificar correctamente a los usuarios y asignarles el tipo de licencia adecuado en función de su comportamiento de uso es extremadamente complejo y lleva mucho tiempo, sobre todo cuando se trata de acceder a distintos sistemas SAP.
Esto se debe principalmente a los modelos de licencias de varios niveles que SAP no deja de cambiar. Sin embargo, como los costes de las distintas licencias pueden variar mucho, es esencial asignar a cada usuario un tipo de licencia que se corresponda con su comportamiento de uso.
La gestión de un entorno SAP requiere mucho tiempo porque a menudo se realiza manualmente. Para los administradores, esto no sólo supone una enorme cantidad de trabajo: debido al entorno móvil y a los cambios periódicos en el sistema, es difícil hacer un seguimiento de las licencias correctas, y los usuarios inactivos podrían pasar desapercibidos.
Enfoques
Para evitar imprevistos y, sobre todo, costes elevados en el futuro, las empresas deben desarrollar una estrategia de antemano, también para evitar estos escenarios.
Con una herramienta adecuada de gestión de activos de software (SAM) centrada en SAP, las empresas se mantienen ágiles en lo que respecta a la correcta concesión de licencias de aplicaciones SAP. De este modo, pueden estar seguras de que están protegidas legalmente.
Manténgase al día de todos los cambios
Soluciones como Snow Optimizer for SAP pueden ayudar a evaluar el riesgo de uso indirecto y optimizar el nivel de las licencias existentes. Proporcionan al administrador una recomendación sobre qué perfil de uso debe asignarse a cada usuario. Sobre esta base, el administrador puede decidir si un usuario dispone de licencias correctas y suficientes.
Una herramienta de este tipo puede detectar el uso indirecto en función de distintos factores. Las licencias pueden gestionarse de modo que cada usuario que acceda a un sistema SAP con una aplicación de terceros utilice la licencia SAP correcta y rentable.
Además, una solución de este tipo ofrece la ventaja de automatizar casi por completo los procesos. Los usuarios inactivos pueden identificarse rápida y fácilmente y también pueden "desactivarse" oficialmente.
Al mismo tiempo, una herramienta de este tipo comprueba los datos de personal del sistema de RRHH. Si un empleado ha abandonado la empresa, pasa directamente a inactivo.
Una solución SAM centrada en SAP mantiene al día las licencias propias y los costes elevados dejan de ser un problema. Así, se pueden utilizar aplicaciones de terceros sin dudarlo.
