Heute bestellt – morgen geliefert

Viollier ist mit über 680 Mitarbeitern, die an über 20 Standorten tätig sind, das führende medizinische Labor der Schweiz. Es steht mit seiner Labormedizin Arztpraxen und Kliniken an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr zur Verfügung.

Dabei setzt das Unternehmen auf eine flächendeckend hohe Qualität in der Kundenbetreuung. Ein Netzwerk von 80 eigenen Fahrern holt täglich schweizweit, ganz gleich ob in der Stadt oder über Land, Laborproben bei Ärzten und Kliniken ab und transportiert diese in eines der Analyselabore von Viollier.

Flankiert wird dieser Service auf vielfachen Kundenwunsch durch v-shop, ein Onlineshopsystem, in dessen Sortiment das Unternehmen mittlerweile über 1.600 lagergeführte Medizinprodukte vorhält.

So holt der Kundendienst nicht nur Laborproben ab, sondern kann die Praxen und Krankenhäuser auch gleich mit den über den Shop bestellten Artikeln versorgen. Dabei lautet die oberste Maxime von Viollier: „heute bestellt – morgen geliefert“.

Ohne ein Auslieferungslager, in dem einzelne Prozesse eng miteinander verzahnt sind und sich effizient erledigen lassen, ist dieser hohe Anspruch nicht zu erfüllen.

„Durch die Zunahme der Bestellungen, die wir im Auftrag unserer Kunden jährlich ausliefern, stießen wir mit unserer bisherigen Lagerhaltung an unsere Kapazitätsgrenzen“

beschreibt Martina Kiefer, ICT-SAP-Projektleiterin bei Viollier, die Ausgangslage.

„Unsere Mitarbeiter im Lager waren durchweg hohen Belastungen ausgesetzt und mussten regelmäßig Überstunden leisten, um das Bestellvolumen fristgerecht zu kommissionieren.

Das war der Auslöser, neue Lagerstrukturen am Hauptsitz in Allschwil aufzubauen, Prozesse zu straffen und ein modernes Warehousing aufzubauen“

so Martina Kiefer weiter.

Dazu sollte die Kommissionierung künftig IT-gestützt weitgehend papierlos und mehrkundenfähig ablaufen. Optimierte Wege und ein intelligenter Pick-&-Pack-Prozess sollten es ermöglichen, die Artikel einer Bestellung bei deren Kommissionierung direkt zu verpacken.

Externes Warehousing an SAP andocken

In einem ersten Schritt wollte Viollier diese Herausforderungen meistern, indem es ein externes Warehouse eines darauf spezialisierten Anbieters via IDocs und Schnittstellen an die hauseigene SAP-Infrastruktur anbindet.

„Allerdings war unser damaliger Supportpartner nach sechs Monaten immer noch nicht in der Lage, uns einen Business Blueprint zur Verfügung zu stellen“

so Martina Kiefer.

„Daraufhin habe ich das Projekt neu ausgeschrieben und bin gemeinsam mit einem Kollegen durch Zufall auf die Website von Mobisys GmbH gestoßen.“

Schnell war dann der Kontakt mit Trimaster, einem in der Schweiz ansässigen Umsetzungspartner, hergestellt. Im Anschluss erstellten die SAP-Experten ein neues Angebot, welches die ursprüngliche Idee schnell verwarf und vorsah, die Lagerhaltung mit der mobilen Datenerfassung des MSB Mobisys Solution Builder des Walldorfer SAP-Software-Solution-Partners Mobisys zu modernisieren.

Das SAP-Add-on zeichnet sich durch eine schlanke Integration ins SAP-ERP-System aus, ist benutzerfreundlich und sämtliche Logistikprozesse können die Mitarbeiter über Handscanner mobil erfassen.

Außerdem lässt sich durch die vollständige Integration des MSB in das SAP-System von Viollier die aufwändige Pflege von Schnittstellen und damit verbundene Fehlerquellen von vornherein ausschließen, was auch die Projektkosten in einem überschaubaren Rahmen hielt.

Die Vorteile dieser schlanken, mobilen Logistiklösung haben Viollier überzeugt. Im Juli 2015 fiel der Startschuss für das Implementierungsprojekt. Nach nur sechs Monaten konnte das Projektteam die mobile Lösung live schalten.

Die Zeiten, in denen die Lagermitarbeiter ihre Kommissionierscheine ausdrucken, händisch abarbeiten und umständliche Wege im Lager zurücklegen mussten, gehören bei Viollier nun der Vergangenheit an.

Mit dem Einsatz des MSB Client lässt sich der Materialfluss effizienter steuern und die Mitarbeiter im Lager können auch in Spitzenzeiten alle Bestellungen täglich in ihrer Regelarbeitszeit termingerecht abarbeiten.

Den Wareneingang der Medizinprodukte können die Mitarbeiter nun scannergestützt schnell und unkompliziert über den mobilen MSB Client direkt im SAP-System verbuchen und die Einlagerung im chaotisch organisierten Auslieferungslager vornehmen – dies für bis zu vier verschiedene Lieferungen gleichzeitig.

Die Mehrkundenkommissionierung ist also mit den 15 im Einsatz befindlichen MSB Clients problemlos möglich. Eine Besonderheit bei Viollier ist zudem eine zweistufige Kontrollfunktion im Wareneingang und der Einlagerung: Ein Mitarbeiter prüft die Medizinprodukte auf Qualität, Menge und Mindesthaltbarkeitsdatum und ein weiterer Mitarbeiter kon­trolliert dies in einem zweiten Schritt, bevor er die Ware in der neuen Gebindestruktur des Auslieferungslagers einlagert.

Über diese lässt sich eine genaue Reihenfolge festlegen, welches Produkt anhand seines Mindesthaltbarkeitsdatums zuerst wieder ausgelagert werden muss.

Bestellt eine Arztpraxis über die Website des v-shop verschiedene Medizinprodukte, löst die Bestellung im SAP-System einen Kundenauftrag und die dazugehörige Lieferung aus. Die Mitarbeiter des v-shop prüfen die im SAP erzeugten Lieferungen an einem von Trimaster eigens entwickelten Monitor pro Position dezidiert.

Erst nachdem dieser Vorgang abgeschlossen ist, werden die Lieferungen zur Kommissionierung freigegeben und damit an die mobilen Endgeräte übergeben. Die komplette Zeitsteuerung und das Tourenmanagement werden durch den Monitor natürlich beachtet.

Der MSB Client zeigt den Mitarbeitern übersichtlich offene Lieferpositionen, die sie auswählen, kommissionieren und per Pick & Pack sofort verpacken können. Erst wenn alle Positionen zu einer Bestellung auf dem MSB Client erledigt sind, lässt sich der Warenausgang im SAP-System verbuchen.

„Auf diese Weise können wir die zahlreichen Einzelpositionen, die unsere Bestellungen in der Regel umfassen, schnell und fehlerfrei kommissionieren“

erklärt Martina Kiefer.

Abschließend druckt der zuständige Mitarbeiter die Versandpapiere aus und die Bestellungen werden an den Kurierdienst zur zügigen Auslieferung über Nacht in der ganzen Schweiz übergeben.

Auftragsformulare on demand

Ganz ohne Papier geht es bei Viollier nicht, obwohl die Prozesse nun papierlos laufen. Grund sind die sogenannten Auftragsformulare, die Ärzte und Kliniken für ihre interne Laborabwicklung benötigen und ebenfalls mit den Medizinprodukten bestellen können.

Obwohl die Auftragsformulare nicht bestandsgeführt und von Praxis zu Praxis individuell gestaltet sind, erfolgt die Abwicklung mit dem MSB Client wie bei den Medizinprodukten. Der Druck der Auftragsformulare erfolgt via „printing on demand“ erst zum Zeitpunkt der Kommissionierung.

„Gemeinsam mit den Spezialisten von Trimaster konnten wir auch spezifische Prozessabläufe im MSB Client exakt abbilden, was uns die tägliche Arbeit erheblich erleichtert“

sagt Martina Kiefer.

MSB Client entlastet Mitarbeiter

Überhaupt ist die Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung des MSB Client nach Ansicht von Martina Kiefer ein zentrales Projekthighlight:

„Wie schnell sich unsere Mitarbeiter mit der neuen mobilen Lösung zurechtgefunden haben, war schon einzigartig“

erzählt sie.

Gezielte Schulungen waren schlichtweg überflüssig, da viele Mitarbeiter die Handhelds einfach zur Hand nahmen und buchstäblich mit ihrer Arbeit loslegten.

„Diese hohe Akzeptanz des MSB Client zeigt mir, dass unsere Mitarbeiter schnell erkannt haben, dass der Einsatz des MSB Client Zeit spart, sie entlastet und zudem modern und zeitgemäß ist“

erklärt Martina Kiefer.

Traceability ein Muss

Als führendes Medizinlabor ist für Viollier auch das Thema Systemvalidierung keinesfalls zu vernachlässigen. Deshalb ist das Labor nach EN ISO/IEC 17025 und ISO 15189 zertifiziert. Und auch in diesem Bereich profitiert das Unternehmen vom Einsatz des mobilen MSB Client.

Vom Wareneingang bis zur Auslieferung an den jeweiligen Kunden lassen sich nun über den gesamten Logistikprozess alle Prozesse transparent abbilden. Dazu gehören vor allem die einzelnen Produktchargen sowie das Mindesthaltbarkeitsdatum der eingelagerten Medizinprodukte.

„Uns war wichtig, dass wir künftig Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten unserer Produkte entlang der gesamten Lieferkette IT-gestützt sauber dokumentieren und nachvollziehbar gestalten.

Mit unserer neuen Lagerstruktur und mithilfe des MSB Client haben wir dafür eine valide und zuverlässige Lösung gefunden“

betont Martina Kiefer.

Für den Fall der Fälle ist Viollier damit bestens gerüstet: Produkte können bei erkannten Qualitätsmängeln oder etwaigen Beschädigungen unverzüglich zurückgerufen oder an den Lieferanten zurückgegeben werden.

Ausblick

Das Projekt war ein Erfolg. Das Unternehmen konnte seine Durchlaufzeiten beschleunigen und damit sein Kundenversprechen „heute bestellt – morgen geliefert“ weiterhin einlösen. Mit der vollständigen Integration der mobilen Lösung in das SAP-System konnten die Projektverantwortlichen die Lagerstruktur durchgängig verbessern, Wege verkürzen und die Kommissionierung papieroptimiert gestalten.

„Die Zusammenarbeit mit Trimaster war über das gesamte Projekt hinweg effizient und hat sich bestens bewährt. Deshalb haben wir unseren bisherigen Supportpartner für Logistik abgelöst und diesen Bereich Trimaster anvertraut“

zeigt sich Martina Kiefer zufrieden.

Die nächsten Schritte sind bereits eingeleitet: So wird aktuell in einem Pilotprojekt der Einsatz des MSB Client in einem internen Labor geprüft. Dort wurde ein Kühllager für Reagenzien auf eine mobile SAP-Lagerverwaltung umgestellt.

Mit erstem Erfolg: Es zeichnet sich bereits ab, dass die mobile Plattform bedenkenlos auch in anderen Bereichen zuverlässig unterstützen und Prozesse vereinfachen kann.

„Die Laborwelt ist ganz sicher keine SAP-Welt und dennoch weiß der MSB Client auch unser medizinisches Personal zu beeindrucken“

resümiert Martina Kiefer. So sei es nach der Einschätzung der SAP-Expertin durchaus denkbar, dass Viollier mit den gewonnenen Erkenntnissen aus dem Pilotprojekt seine Laborlogistik über alle Standorte hinweg überdenkt und künftig auch dort auf den MSB Client und die Expertise von Trimaster setzt.