Pedido hoy - entregado mañana

Viollier es el principal laboratorio médico de Suiza, con más de 680 empleados repartidos en más de 20 centros. Sus medicamentos de laboratorio están a disposición de consultas médicas y clínicas las 24 horas del día, los 365 días del año.

Para ello, la empresa se centra en ofrecer un servicio al cliente de alta calidad en todo el país. Una red de 80 conductores propios recoge a diario muestras de laboratorio de médicos y clínicas de toda Suiza, ya sea en la ciudad o en todo el país, y las transporta a uno de los laboratorios de análisis de Viollier.

En respuesta a las numerosas peticiones de los clientes, este servicio está flanqueado por v-shop, un sistema de tienda en línea en cuya gama la empresa almacena actualmente más de 1.600 productos médicos.

De este modo, el equipo de atención al cliente no sólo recoge muestras de laboratorio, sino que también puede suministrar directamente a consultas y hospitales los artículos solicitados a través de la tienda. El principio rector de Viollier es: "pedido hoy, entrega mañana".

Sin un centro de distribución en el que los procesos individuales estén estrechamente interrelacionados y puedan llevarse a cabo con eficacia, no es posible cumplir este elevado estándar.

"Debido al aumento de pedidos que entregamos en nombre de nuestros clientes cada año, llegamos al límite de nuestra capacidad con nuestro almacenamiento anterior"

Martina Kiefer, responsable del proyecto ICT-SAP en Viollier, describe la situación inicial.

"Nuestros empleados en el almacén estaban constantemente expuestos a elevadas cargas de trabajo y regularmente tenían que hacer horas extraordinarias para poder recoger a tiempo el volumen de pedidos.

Este fue el detonante de la creación de nuevas estructuras de almacenamiento en la sede central de Allschwil, la racionalización de los procesos y el establecimiento de almacenes modernos".

Martina Kiefer continúa.

Para ello, la preparación de pedidos debía realizarse en gran medida sin papel y, en el futuro, con capacidad para varios clientes y apoyo informático. Las rutas optimizadas y un proceso inteligente de picking y embalaje deberían permitir embalar los artículos de un pedido directamente en el momento de su recogida.

Conexión de almacenes externos a SAP

Como primer paso, Viollier quería superar estos retos conectando un almacén externo de un proveedor especializado a la infraestructura SAP interna mediante IDOC e interfaces.

"Sin embargo, después de seis meses, nuestro socio de apoyo de entonces seguía sin poder proporcionarnos un plan de negocio"

dice Martina Kiefer.

"Entonces volví a sacar el proyecto a concurso y, junto con un colega, di por casualidad con el sitio web de Mobisys GmbH".

Rápidamente se estableció contacto con Trimaster, un socio de implementación con sede en Suiza. Los expertos de SAP elaboraron entonces una nueva oferta, que rechazó rápidamente la idea original y contempló la modernización del almacenamiento con la recopilación móvil de datos del MSB Mobisys Solution Builder del socio de soluciones de software de SAP Mobisys, con sede en Walldorf.

El complemento de SAP se caracteriza por una integración sencilla en el sistema ERP de SAP, es fácil de usar y los empleados pueden registrar todos los procesos logísticos sobre la marcha utilizando escáneres portátiles.

Además, la completa integración del MSB en el sistema SAP de Viollier permite descartar desde el principio el laborioso mantenimiento de interfaces y las fuentes de error asociadas, lo que también mantuvo los costes del proyecto dentro de unos límites manejables.

Las ventajas de esta solución de logística ágil y móvil convencieron a Viollier. En julio de 2015 se dio luz verde al proyecto de implantación. En solo seis meses, el equipo del proyecto pudo poner en marcha la solución móvil.

Los días en que los empleados del almacén tenían que imprimir sus albaranes de picking, procesarlos manualmente y recorrer largas distancias por el almacén son ya cosa del pasado en Viollier.

Utilizando el Cliente MSB, el flujo de materiales puede controlarse de forma más eficiente y el personal del almacén puede procesar todos los pedidos a tiempo, incluso en las horas punta.

Ahora, los empleados pueden registrar la entrada de mercancías de productos médicos de forma rápida y sencilla a través del cliente móvil MSB directamente en el sistema SAP mediante escáneres y realizar el almacenamiento en el almacén de distribución organizado caóticamente, para hasta cuatro entregas diferentes al mismo tiempo.

Por tanto, el picking multicliente no supone ningún problema con los 15 clientes MSB en uso. Otra característica especial de Viollier es la función de control en dos fases de la entrada de mercancías y el almacenamiento: un empleado comprueba la calidad, la cantidad y la fecha de caducidad de los productos médicos y otro lo hace en una segunda fase antes de almacenar la mercancía en la nueva estructura de contenedores del centro de distribución.

Estos pueden utilizarse para determinar una secuencia exacta de qué producto debe recuperarse primero en función de su fecha de consumo preferente.

Si una consulta médica realiza un pedido de diversos productos médicos a través del sitio web de v-shop, el pedido desencadena un pedido de venta y la entrega correspondiente en el sistema SAP. Los empleados de la v-shop comprueban las entregas generadas en SAP para cada artículo en un monitor desarrollado por Trimaster.

Sólo una vez finalizado este proceso se liberan las entregas para su recogida y se transfieren a los dispositivos móviles. Por supuesto, el monitor tiene en cuenta el control horario completo y la gestión de rutas.

El Cliente MSB muestra claramente a los empleados las posiciones de entrega abiertas, que pueden seleccionar, recoger y embalar inmediatamente mediante Pick & Pack. Sólo cuando se han completado todas las posiciones de un pedido en el Cliente MSB puede contabilizarse la salida de mercancías en el sistema SAP.

"Esto nos permite seleccionar los numerosos artículos individuales que suelen componer nuestros pedidos de forma rápida y sin errores"

explica Martina Kiefer.

Por último, el empleado responsable imprime los documentos de envío y los pedidos se entregan al servicio de mensajería para que los entregue rápidamente de un día para otro en toda Suiza.

Formularios de pedido a la carta

Viollier no está completamente libre de papel, aunque los procesos ya lo están. Esto se debe a los llamados formularios de pedido, que los médicos y las clínicas necesitan para sus procesos internos de laboratorio y que también pueden pedir con los dispositivos médicos.

Aunque las hojas de pedido no se gestionan en inventario y se personalizan de consulta en consulta, se procesan con el Cliente MSB del mismo modo que los productos sanitarios. Las hojas de pedido se imprimen mediante "impresión bajo demanda" únicamente en el momento de la puesta en servicio.

"Junto con los especialistas de Trimaster, también pudimos mapear con precisión procesos específicos en el Cliente MSB, lo que facilita mucho nuestro trabajo diario"

dice Martina Kiefer.

MSB Cliente releva a los empleados

Según Martina Kiefer, la facilidad de uso y el manejo intuitivo del Cliente MSB es uno de los aspectos más destacados del proyecto:

"La rapidez con la que nuestros empleados se familiarizaron con la nueva solución móvil fue única".

dice.

La formación específica era simplemente superflua, ya que muchos empleados simplemente cogían los dispositivos portátiles y, literalmente, se ponían a trabajar.

"Este alto nivel de aceptación del Cliente MSB me demuestra que nuestros empleados reconocieron rápidamente que utilizar el Cliente MSB les ahorra tiempo, reduce su carga de trabajo y además es moderno y actual"

explica Martina Kiefer.

La trazabilidad es imprescindible

Como laboratorio médico líder, Viollier no descuida la cuestión de la validación de sistemas. Por ello, el laboratorio cuenta con las certificaciones EN ISO/IEC 17025 e ISO 15189. La empresa también se beneficia del uso del Cliente MSB móvil en este ámbito.

Desde la recepción de la mercancía hasta la entrega al cliente correspondiente, todos los procesos pueden representarse ahora de forma transparente en todo el proceso logístico. Esto incluye, en particular, los lotes de productos individuales y la fecha de caducidad de los productos médicos almacenados.

"Para nosotros era importante que en el futuro pudiéramos documentar los lotes y las fechas de consumo preferente de nuestros productos a lo largo de toda la cadena de suministro con apoyo informático y hacerlos trazables.

Con nuestra nueva estructura de almacén y con la ayuda del Cliente MSB, hemos encontrado una solución válida y fiable para ello".

subraya Martina Kiefer.

Por ello, Viollier está perfectamente preparada para el peor de los casos: Los productos pueden retirarse o devolverse al proveedor inmediatamente si se detectan defectos de calidad o daños.

Outlook

El proyecto fue un éxito. La empresa pudo acelerar sus tiempos de producción y seguir cumpliendo así su promesa al cliente de "pedido hoy, entrega mañana". Gracias a la plena integración de la solución móvil en el sistema SAP, los responsables del proyecto pudieron mejorar la estructura general del almacén, acortar las rutas y optimizar la preparación de pedidos en papel.

"La colaboración con Trimaster ha sido eficaz a lo largo de todo el proyecto y ha resultado muy satisfactoria. Por eso hemos sustituido a nuestro anterior socio de apoyo para la logística y hemos confiado esta área a Trimaster"

Martina Kiefer está satisfecha.

Ya se han iniciado los siguientes pasos: Actualmente se está probando en un proyecto piloto el uso de MSB Client en un laboratorio interno. Un almacén refrigerado para reactivos se ha convertido en un sistema móvil de gestión de almacenes SAP.

Con éxito inicial: Ya se está viendo que la plataforma móvil también puede ofrecer un apoyo fiable y simplificar los procesos en otros ámbitos sin dudarlo.

"El mundo del laboratorio no es ciertamente un mundo SAP y, sin embargo, el Cliente MSB también sabe cómo impresionar a nuestro personal médico"

resume Martina Kiefer. Según la experta de SAP, es bastante concebible que Viollier utilice los conocimientos adquiridos en el proyecto piloto para replantear su logística de laboratorio en todos los centros y confiar en el Cliente MSB y en la experiencia de Trimaster en el futuro.