Grundlagen des SAP-Lizenzmanagements

Das Erfolgsrezept für ein effizientes SAP-Lizenzmanagement basiert auf der ausgewogenen und effizienten Mischung aus Menschen, Prozessen und Tools.

Oft mangelt es an einer Governance-Struktur zur Festlegung der Schnittstellen/Kommunikationswege zwischen Einkauf, Rechtsabteilung, IT Operations, Controlling und Lizenzmanagement.

Dies bildet die Basis für Compliance sowie kosten- und ressourceneffizientes Management von Lizenzaudits. Zudem können erst darauf aufbauend strategische Themen wie bspw. Lizenzpooling etabliert werden, da ohne eine entsprechende Governance-Struktur die benötigten Informationswege undefiniert bleiben.

Wichtig ist, existierende Rollen- und Berechtigungskonzepte um Lizenztypen zu ergänzen, um im Falle der Bereitstellung eines oder mehrerer User Accounts für einen Mitarbeiter Lizenzen entsprechend seiner zugedachten Funktion zuzuweisen. Dies dient der Sicherstellung der Basis-Compliance und ist i. d. R. mit SAP-Bordmitteln zu bewerkstelligen.

Etabliert man Stilllegungsmechanismen für ungenutzte User Accounts und vergibt systemseitig geeignete Default-Lizenztypen, ist man aus technischer Perspektive gut für eine anstehende Nutzungsvermessung gerüstet.

Achtung – nicht nur Dialog-User gelten als vermessungsrelevant, sondern auch Communica­tion-User können lizenzrechtlich Beachtung finden.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Kenntnis existierender Lizenz- und Wartungsverträge. Bei Nutzungsrechten spielt der Zeitpunkt des Vertragsabschlusses ebenso eine Rolle wie bspw. die für den Kauf zugrunde liegende Preis- und Konditionenliste.

Auch die Art des Vertrages ist eine essenzielle Informationsquelle zur Feststellung von lizenzrechtlich wichtigen Bedingungen wie bspw. Definition der Kriterien, anhand derer ein Nutzer aus Sicht von SAP als aktiv betrachtet wird.

Ist man in der komfortablen Situation, die genannten Punkte unter Kontrolle zu haben, befassen sich manche SAP-Kunden mit der Guideline zur Systemvermessung und dem Hinweis, dass die Zuweisung von User-Lizenzen anhand der tatsächlichen Nutzung erfolgen sollte.

Auf die Analyse dieser Nutzungsinformationen haben sich diverse Software- und Toolhersteller spezialisiert oder ihr bestehendes Portfolio an Lizenzmanagement-Lösungen um entsprechende Komponenten ergänzt.

Für die Wahl des passgenauen Toolsets ist es unerlässlich, sich mit der eigenen IT-Infrastruktur, den Identity-Management-Prozessen sowie insbesondere den Vertragsbedingungen und Nutzungsrechten auseinanderzusetzen. Der Grund dafür liegt in der Installationsweise der jeweiligen Tools sowie in deren Funktionsumfang.

Relevante Fragen sind z. B.,

• welche Auswirkungen eine agentenbasierte verglichen mit einer zentralen oder einer Cloud-Installation hat.
• Welche ECC-Versionen werden durch das Tool abgedeckt?
• Werden Daten gelesen oder auch in Satellitensysteme zurückgeschrieben?

Dies alles wirkt sich auf die Lizenzierungsart aus und dient der Klärung der Fragestellung, ob ein Fall von indirekter Nutzung vorliegt. Hierbei ist zu unterscheiden, ob dies durch Plattform-User-Lizenzen abgedeckt werden kann oder eine Lizenzierung von NetWeaver Foundation for Third-Party Applications nach sich zieht.

Hat man sich in letzterem Fall bereits für ein (nur einmal wählbares) Lizenzmodell (User oder Core) entschieden, hat dies ggf. negative Auswirkungen auf die Einführung der präferierten Tool-Lösung.

Vorsicht ist geboten, wenn ein Vendor/Berater mit „automatisiertem“ Lizenzmanagement wirbt. Hier gilt der Grundsatz, dass der individuelle Vertrag lizenzrechtlich stets die kundenspezifische Grundlage bildet.

Vorschläge zur Definition von Lizenztypen anhand von Modulnutzung, CPU-Nutzung etc. werden i. a. R. nicht durch SAP abgesegnet. Weiterhin gilt das Versprechen i. d. R. nur für den Userbereich und die Darstellung von Engines, welche durch die USMM/LAW vermessen werden.

Produkte wie z. B. Sybase, Business Objects, Ariba und nicht durch SAP vermessene Engines werden i. d. R. nicht abgedeckt.