BRIM und Logistik

SAP Billing and Revenue Innovation Management im Logistikumfeld

Die Fakturierung sollte mit den weiteren Logistik-Services-Fakturierungsprozessen harmonisiert werden. Oberste Prämisse: möglichst nah am Standard bleiben, basierend auf der neuen Abrechnungslösung SAP BRIM. Im Interview dazu Flavia Colaianni, SAP-Modulberaterin bei der Schweizerischen Post, Kirsten Hussung, Chief Business Process Consultant bei SAP, und Juan Vazquez, Prozessmanager bei der Schweizerischen Post.

Was ist unter EOS und LOGOS zu verstehen?

Juan Vazquez, Schweizerische Post: EOS und LOGOS sind individuelle, eigenentwickelte Logistiklösungen. Diese nutzen vor allem Großkunden, die komplexe und individuelle Verträge mit der Schweizerischen Post AG haben. Damit werden die Logistikaufträge geplant und abgewickelt, wie beispielsweise Lager- und Stückgutverwaltung, Tourenabwicklung oder die internationale Verzollung für die Großkunden. 

“Die Kundenstammdaten im BRIM werden über die Geschäftspartner und das Vertragskonto abgebildet.“

Juan Vazquez,
Prozessmanager, Schweizerische Post

Können Sie ein Beispiel dafür nennen?

Vazquez: Damit sich ein Unternehmen vollumfänglich auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann, bietet die Schweizerische Post AG in den Bereichen Speditions-, Lager- und Logistikmanagement seine Dienstleistungen an.

Kirsten Hussung, SAP: In EOS werden zum Beispiel die Speditionsaufträge angelegt und die Tourenplanung gemacht. Zur Fakturierung der in Aufträgen enthaltenen Dienstleistungen legt BRIM automatisch Billable Items, also abrechenbare Positionen, an. Diese können um zusätzliche Details angereichert werden und im Anschluss automatisiert abgerechnet und fakturiert werden.

“Durch die BRIM-Fakturierungslösung konnten SD-Eigenentwicklungen wie auch Lösungen in der Lagerlogistik und Verzollung abgelöst werden.“

Kirsten Hussung,
Chief Business Process Consultant, SAP

Welche weiteren Services werden im Logistikumfeld abgerechnet?

Hussung: Nebst den oben erwähnten Dienstleistungen gibt es auch noch die Druckdienstleistungen und Warenmanagement für Drittkunden. Hierfür wird der Lieferprozess aus dem SAP SD getriggert und die Offene-Posten-Verwaltung findet im Vertragskontokorrent statt.

Und wie wurde die Abrechnung und Fakturierung zuvor realisiert?

Flavia Colaianni, Schweizerische Post: Die Abrechnung und die Fakturierung wurden vor der Umstellung auf BRIM auf zwei Systemen verwaltet. Die offenen Posten wurden durch das Debitorenmanagement in SAP ERP verwaltet und die Fakturierung sowie die Rechnungsstellung wurden in den logistischen Vorsystemen durchgeführt und erzeugt. Seit Anfang 2022 läuft der Bereich Logistik-Services mit SAP BRIM auf dem neuen System S/4 Hana. Mit dieser Umstellung können die generierten Massendaten für B2C- und B2B-Kunden schnell und hoch performant abgewickelt werden.

“Wichtig waren fundierte Analysen wie auch zeitnahe Tests, damit die Fehlerbilder der Anforderungen frühzeitig erkannt werden konnten.“

Flavia Colaianni,
SAP-Modulberaterin, Schweizerische Post

Wie wird der Fakturierungsprozess für Lieferungsleistungen durchgeführt?

Hussung: Die Fakturierung findet für reine Dienstleistungsprozesse im SAP-Modul Convergent Invoicing und für Prozesse mit Lieferung im SAP-Modul SD statt. Es wird nur der Fakturabeleg an BRIM übergeben. Die SD-Nutzung wird von SAP als Standardprozess für lieferbezogene Leistungen empfohlen. So werden die Fakturabelege über die Standardprozesse im Cash Management aus den Logistik-Services weiter prozessiert – und es gibt keine speziellen, nennenswerten Abweichungen. 

Colaianni: Die angebotenen Dienstleistungen fakturieren wir in BRIM, die physischen Produkte mit Lagerhaltung werden in SD geführt und dann für die Buchhaltung an BRIM übergeben. Somit laufen in der Abrechnungslösung alle Fakturen und Belege zentral zusammen.

Hussung: Auch Druckdienstleistungen und Druckerzeugnisse werden weiterhin über die Auftragserfassung in SD erfasst, da hier der Lieferprozess in SAP im Hintergrund läuft und über SD dann angetriggert wird. Dabei handelt es sich überwiegend um typische Eigenprodukte wie Briefumschläge, Packmaterial und vieles mehr. Der größte Teil der Kunden sind hierbei „interne Kunden“, die auch intern verrechnet werden. 

Wie hoch ist dabei der Datentransfer?

Vazquez: Bei EOS und LOGOS ist es nicht die Anzahl von Kunden, die zur Umstellung auf BRIM geführt hat, sondern die Anzahl der Einzelpositionen pro Rechnung und pro Kunde, weil eben vorwiegend Großkunden mit einem großen Produktportfolio die Dienstleistungen der Schweizerischen Post AG nutzen. Für den Rechnungsempfänger werden die Einzelpositionen, Billable Items, im Abrechnungs- und Fakturierungsprozess aggregiert und auf der Rechnung kumuliert abgedruckt.

Colaianni: Für eine durchgängige Nachvollziehbarkeit einer Abrechnung sind auch die Entstehungsdokumente mit der SD-Faktura verknüpft, wie zum Beispiel Verzollungsunterlagen, Scandokumente, PDF-Anhänge und andere Dateianhänge, die dann per Klick in BRIM verfügbar sind.

Und das Stammdatenmanagement?

Vasquez: Die Kundenstammdaten im BRIM werden über die Geschäftspartner und das Vertragskonto abgebildet: In SAP MDG wird der Geschäftspartner angelegt; in BRIM wird das Vertragskonten angelegt. Der Stammdatenprozess „Eröffnung“ ist bei EOS und LOGOS so weit automatisiert, dass mittels Vorlage-Konto einem neu eröffneten Geschäftspartner automatisch ein Vertragskonto angelegt wird. Die Produktstammdaten werden direkt im SAP als Materialstamm angelegt.

Worin lagen die Besonderheiten?

Colaianni: In der Angleichung der Zahlungsbedingungen, welche im SAP-Modul SD führend waren und so in BRIM nicht eingesetzt werden. Besitzt also ein Geschäftspartner mehrere Vertragskonten, erfolgt die Ermittlung des richtigen Vertragskontos bei der Übergabe des Fakturabelegs aus SD nach BRIM. 

Hussung: Für EOS  wurde die Rückschnittstelle für Geschäftspartnerbuchungen eingerichtet, sodass die offenen Posten direkt und automatisiert an das Quellsystem rückgemeldet werden können, um beispielsweise eine Kreditlimitprüfung durchzuführen. 

Und die Fallstricke?

Colaianni: Anfangs war es für uns als IT schwierig, die komplexen Prozesse kennenzulernen, und ob wir EOS und LOGOS zusammen oder getrennt führen sollten.

Hussung: Durch das frühzeitige Einbinden des Fachbereichs wurden Themen zeitnah, effizient und lösungsorientiert angegangen.

Colaianni: Für die Zusammenarbeit im Projekt ist es wichtig, dass man sich gegenseitig wertschätzt – in der IT und im Fachbereich. Testfenster waren mit allen abgesprochen und wurden zeitnah bekannt gegeben.

Danke für das Gespräch.

Information

EOS ist das Auftragsverwaltungssystem, inklusive Tourenplanung für Transportaufträge.

LOGOS ist das Lagerverwaltungssystem des Bereichs Güterlogistik. Die damit abgewickelten Vorgänge (Warenein- und -ausgänge, Zusatzleistungen etc.) und die vom Kunden belegte Lagerfläche dienen als Ausgangspunkt für die Verrechnung der Leistungen in SAP BRIM.  

 Integration SD (Vertriebsmodul aus SAP): Die Integration zwischen SAP SD und SAP BRIM FI-CA ermöglicht, Fakturen aus dem Vertrieb (SAP Modul SD) in das Vertragskontokorrent (FI-CA) überzuleiten. Die Fakturen werden bei der Erstellung automatisch im Nebenbuch (BRIM-Vertragskonto) gebucht und können dort weiterverarbeitet werden. Bei der Schweizerischen Post wird diese Integration im Bereich des Verkaufs von Handelswaren von Drittanbietern über ein Postlager und für Druckerzeugnisse eingesetzt.