BRIM y logística

SAP Billing and Revenue Innovation Management en el entorno logístico

La facturación debía armonizarse con los demás procesos de facturación de los servicios logísticos. La máxima prioridad era mantenerse lo más cerca posible de la norma, basándose en la nueva solución de facturación SAP BRIM. En esta entrevista, Flavia Colaianni, consultora de módulos SAP en Swiss Post, Kirsten Hussung, consultora jefe de procesos empresariales en SAP, y Juan Vázquez, gestor de procesos en Swiss Post.

¿Qué se entiende por EOS y LOGOS?

Juan Vázquez, Swiss Post: EOS y LOGOS son soluciones logísticas individuales de desarrollo propio. Las utilizan principalmente grandes clientes que tienen contratos complejos e individuales con Swiss Post AG. Se utilizan para planificar y procesar pedidos logísticos, como la gestión de almacenes y carga general, la tramitación de rutas o el despacho de aduanas internacional para grandes clientes. 

“Los datos maestros del cliente en BRIM se asignan a través de los interlocutores comerciales y la cuenta de contrato.“

Juan Vázquez,
Gestor de procesos, Swiss Post

¿Puede dar un ejemplo de ello?

Vázquez: Para que una empresa pueda concentrarse plenamente en su actividad principal, Swiss Post AG ofrece sus servicios en los ámbitos de la expedición, el almacenamiento y la gestión logística.

Kirsten Hussung, SAP: En EOS, por ejemplo, se crean las órdenes de expedición y se realiza la planificación de rutas. Para facturar los servicios contenidos en los pedidos, la BRIM crea automáticamente partidas facturables. Estos pueden enriquecerse con detalles adicionales y, a continuación, facturarse automáticamente.

“La solución de facturación BRIM sustituyó a los desarrollos propios de SD, así como a las soluciones de logística de almacén y despacho de aduanas.“

Kirsten Hussung,
Consultor jefe de procesos empresariales, SAP

¿Qué otros servicios se facturan en el entorno logístico?

Hussung: Además de los servicios mencionados, también existen servicios de impresión y gestión de mercancías para clientes terceros. Para ello, el proceso de entrega se desencadena desde SAP SD y la gestión de partidas abiertas tiene lugar en las cuentas de deudores y acreedores por contrato.

¿Y cómo se realizaba antes la facturación?

Flavia Colaianni, Correo suizo: La facturación se gestionaba en dos sistemas antes de la conversión a BRIM. Las partidas abiertas se gestionaban mediante la gestión de cuentas por cobrar en SAP ERP y la facturación y la rendición de cuentas se realizaban y generaban en los sistemas logísticos previos. Desde principios de 2022, el área de servicios logísticos funciona con SAP BRIM en el nuevo sistema S/4 Hana. Con este cambio, los datos masivos generados para los clientes B2C y B2B pueden procesarse rápidamente y con un alto rendimiento.

“Para poder detectar a tiempo los patrones de error de los requisitos, era importante realizar análisis sólidos y pruebas oportunas.“

Flavia Colaianni,
Consultor de módulos SAP, Swiss Post

¿Cómo se lleva a cabo el proceso de facturación de los servicios de reparto?

Hussung: La facturación tiene lugar en el módulo SAP Facturación convergente para los procesos de servicio puro y en el módulo SAP SD para los procesos con entrega. Sólo el documento de facturación se transfiere a la BRIM. SAP recomienda el uso de SD como proceso estándar para los servicios relacionados con la entrega. De este modo, los documentos de facturación se procesan posteriormente a través de los procesos estándar de la gestión de caja de los servicios logísticos, sin que se produzcan desviaciones especiales dignas de mención. 

Colaianni: Facturamos los servicios ofrecidos en BRIM, los productos físicos con almacén se gestionan en SD y luego se transfieren a BRIM para su contabilización. Esto significa que todas las facturas y recibos están centralizados en la solución contable.

Hussung: Los servicios de impresión y los productos impresos también se siguen introduciendo a través de la entrada de pedidos en SD, ya que el proceso de entrega en SAP se ejecuta aquí en segundo plano y luego se activa a través de SD. Se trata principalmente de productos típicos de la empresa, como sobres, material de embalaje y mucho más. La mayoría de los clientes son "clientes internos" a los que también se factura internamente. 

¿A cuánto asciende la transferencia de datos?

Vázquez: En el caso de EOS y LOGOS, no es el número de clientes lo que ha llevado al cambio a la BRIM, sino el número de artículos individuales por factura y por cliente, ya que son principalmente los grandes clientes con una amplia cartera de productos los que utilizan los servicios de Swiss Post AG. Para el destinatario de la factura, los artículos individuales, los artículos facturables, se agregan en el proceso de facturación y se imprimen acumulativamente en la factura.

Colaianni: Para la trazabilidad continua de una liquidación, los documentos de origen también están vinculados a SD-Faktura, como los documentos de despacho de aduanas, los documentos escaneados, los archivos adjuntos en PDF y otros archivos adjuntos, que luego están disponibles con un clic en BRIM.

¿Y la gestión de datos maestros?

Vásquez: Los datos maestros del cliente en BRIM se asignan a través del interlocutor comercial y la cuenta del contrato: El interlocutor comercial se crea en SAP MDG; la cuenta de contrato se crea en BRIM. El proceso de "apertura" de los datos maestros está automatizado en EOS y LOGOS hasta el punto de que se crea automáticamente una cuenta contractual para un interlocutor comercial recién abierto mediante una cuenta modelo. Los datos maestros del producto se crean directamente en SAP como maestro de materiales.

¿Cuáles eran las características especiales?

Colaianni: En la alineación de las condiciones de pago, que se dirigían en el módulo SAP SD y no se utilizan de este modo en BRIM. Si un interlocutor comercial tiene varias cuentas contractuales, se determina la cuenta contractual correcta cuando el documento de facturación se transfiere de SD a BRIM. 

Hussung: En el caso de EOS, la interfaz retrospectiva para las contabilizaciones de los interlocutores comerciales se configuró de modo que las partidas abiertas puedan notificarse directa y automáticamente al sistema de origen, por ejemplo para llevar a cabo una comprobación del límite de crédito. 

¿Y los escollos?

Colaianni: Al principio, como informáticos, nos resultaba difícil conocer los complejos procesos y saber si debíamos ejecutar EOS y LOGOS juntos o por separado.

Hussung: Al implicar al departamento en una fase temprana, los problemas se abordaron de forma oportuna, eficaz y orientada a la búsqueda de soluciones.

Colaianni: Para cooperar en el proyecto, es importante que la gente se valore entre sí, tanto en TI como en el departamento técnico. Las ventanas de prueba se acordaron con todos y se anunciaron puntualmente.

Gracias por la entrevista.

Información

EOS es el sistema de gestión de pedidos, incluida la planificación de rutas para las órdenes de transporte.

LOGOS es el sistema de gestión de almacenes de la división de logística de mercancías. Las transacciones gestionadas con él (entrada y salida de mercancías, servicios adicionales, etc.) y el espacio de almacenamiento ocupado por el cliente sirven de punto de partida para la facturación de servicios en SAP BRIM.  

 Integración SD (módulo de ventas de SAP): La integración entre SAP SD y SAP BRIM FI-CA permite transferir facturas de Comercial (módulo SAP SD) a Cuentas contractuales de deudores y acreedores (FI-CA). Las facturas se contabilizan automáticamente en el libro auxiliar (cuenta de contrato BRIM) cuando se crean y pueden seguir procesándose allí. En Swiss Post, esta integración se utiliza en el área de ventas de mercancías de terceros proveedores a través de un almacén postal y para productos impresos.