Billing Future

Damit die Rechnung wie die Post abgeht.

Die Schweizerische Post ist ein modernes Unternehmen, neben dem klassischen Brief- und Paketversand umfassen zahlreiche weitere Dienstleistungen das breit gefächerte Service-Portfolio mit Logistik-, Kommunikations- und Mobilitätsservices sowie PostNetz und PostFinance. In Zürich wurden bereits autonome Zustellroboter getestet, in unzugänglichen Gebieten etwa in den Alpen wurde die Anlieferung von Postsendungen per Drohnen erprobt. Mit der Konsolidierung eigenentwickelter Fakturierungslösungen auf die Standard-Billing-Lösung SAP BRIM ist der Weg geebnet, um jede Art von Service effektiv und transparent abrechnen zu können. 

„Wir bringen die Schweiz zusammen – jeden Tag – seit 1849“ lautet der Slogan des Dienstleistungsunternehmens. Damit dies auch in Zukunft gelingt, wurde 2018 mit dem digitalen Transformationsprojekt HWF, Harmonisierung Werteflüsse, die Umstellung von ERP/ECC 6.0 auf S/4 angestoßen. Dabei hatte sich die Post im Laufe ihrer langen Geschichte schon mehrfach neu erfunden und ausgerichtet. Was jedoch nach wie vor den Großteil des Kerngeschäfts ausmacht, sind die Logistikservices mit Brief- und Paketdienst. „Der Umstieg mit unserem ERP auf S/4 Hana, welches das hochperformante In-memory-Datenbanksystem Hana nutzt, ist mit früheren Transformationsprozessen kaum zu vergleichen. Es mussten parallel mehrere Billing Streams des Kernbereichs Logistikservices unter hohem Zeitdruck auf die neue Plattform gebracht werden“, präzisiert Markus Hägele, Teamleiter Finanzlösungen bei der Schweizerischen Post. Für die Entwicklung innovativer, bedürfnisorientierter Produkte und Dienstleistungen sei dieser Schritt jedoch mehr als notwendig gewesen, denn zu den physischen Produkten kämen zunehmend digitale Dienstleistungen hinzu. 

Der Bereich Logistikservices vereint alle logistischen Dienstleistungen, um dem Grundversorgungsauftrag gerecht zu werden. Allein schon in diesem Bereich wird die Vielfalt an Geschäftsfeldern offensichtlich: Ob Kurier-, Express-Paketlogistik, nationale und internationale Abrechnung von Brief- und Paketsendungen, Güterlogistik oder spezifische Branchenlösungen, Verzollung bis hin zu digitalen Logistikplattformen – das Angebot an Dienstleistungen ist enorm. „Im Hintergrund laufen viele Prozesse ab, die in unserer IT und im ERP abgebildet werden müssen“, weiß Philipp Muri, Geschäftspartner ERP bei der Schweizerischen Post. 

„Was nützt uns aber die beste ERP-Software am Markt, wenn die Abrechnung und Fakturierung moderner, digitaler Dienstleistungen in SAP SD vor allem im Massenmarkt nur bedingt möglich ist?“, gibt Markus Hägele zu bedenken. In anderen Branchen wie der Versorgungsindustrie oder der Telekommunikation ist dieses Problem schon seit Jahren bekannt und gelöst, mit SAP BRIM können nun auch andere Branchen von einer integrierten, leistungsstarken End-to-End-Offer-to-Cash-Lösung profitieren. 

Bei über 200 Millionen Paketsendungen, rund 25 Millionen importierten und verarbeiteten Kleinwarensendungen und fast zwei Milliarden Briefzustellungen im Jahr fallen massenhaft abrechnungsrelevante Daten an. Ganz gleich, ob diese nun direkt über die rund 800 eigenbetriebenen Filialen oder über die übrigen Zugangspunkte wie das Filialpartnernetz, Geschäftskundenstellen, Orte mit Hausservice und Servicepunkte bei Dritten verrechnet werden, es ist eine echte Herausforderung für die Fakturierung. Und bis 2024 soll das Netz nochmals anwachsen bis auf insgesamt 5000 Zugangspunkte.

Raus aus der Add-on-Falle

„Bei derartigen Massen an Daten stoßen die meisten Fakturierungssysteme an ihre Grenzen, die Verarbeitung dauert zu lang, die Performance bricht ein“, weiß Markus Hägele, der als Teamleiter Finanzlösungen bei der Schweizerischen Post stets den Überblick über Wert- und Warenflüsse haben muss. Bis Ende 2020 kamen dafür neben SAP SD noch weitere elf teils eigenentwickelte und sehr individuell angepasste Fakturierungslösungen zum Einsatz. „Solche starren, selbst entwickelten Systeme sind immer eine Herausforderung“, gibt Philipp Muri zu bedenken. Kamen zum Beispiel im Leistungskatalog ein neuer Pakettyp bis 60 Kilo und Prioritätsversand hinzu, war es stets eine große Herausforderung, dies adäquat in allen betroffenen Systemen abzubilden. „Um flexibel auf die Anforderungen vom Fach eingehen zu können, mussten wir in der IT beim Einpflegen der Prozesse in alle betriebenen Fakturierungssysteme immer wieder große Aufwände betreiben und einiges stemmen.“  Und da die Post ein innovatives Unternehmen ist, kamen auch stets neue Dienstleistungsangebote hinzu, die umgehend abgebildet werden mussten. Für die neuen Angebote hat die IT dann Add-ons zu den Fakturierungssystemen entwickelt. „Das glich dann mehr einer Sisyphusarbeit, die Komplexität war kaum noch zu handeln, zudem stieg der administrative Aufwand und die Wartbarkeit der Systeme erforderte enorm viel Manpower, von der Performance ganz zu schweigen“, blickt Philipp Muri zurück.  

Als die Schweizerische Post vor einigen Jahren den Umstieg auf S/4 Hana mit dem Großprojekt HWF, Harmonisierung Werteflüsse, startete, war die Implementierung von BRIM ein Teilprojekt davon. Ziel des Programms war, bestehende Systeme und Lösungen im Kernbereich Logistikservices zusammenzulegen und zu zentralisieren. Die oberste Prämisse bei HWF lautete, möglichst nah am Standard zu bleiben, so auch bei der Einführung von BRIM. „Wir sehen uns hier in der Pflicht, zu harmonisieren und zu standardisieren, damit so ein Projekt nicht aus dem Ruder läuft. Keinesfalls sollten bisherige Lösungen, die meist sehr individuell auf alles abgestimmt waren, einfach eins zu eins in SAP BRIM nachgebaut werden“, betont Markus Hägele ausdrücklich. Nicht weil jede Anpassung möglich ist, sollte diese auch übernommen werden, denn letztlich würde sich das in den IT-Wartungskosten widerspiegeln. „Es ist auch unsere Aufgabe, möglichst alle davon zu überzeugen, dass nur der Standard der richtige Weg in die Zukunft sein kann.“ Mit BRIM hat die Schweizerische Post eine Standardlösung gefunden, die Bestandteil der S/4-Enterprise-Management-Lösung ist und für die Abrechnung und Fakturierung von Massendaten ausgelegt ist.