Futuro de la facturación
Para que la factura salga como el poste.
Swiss Post es una empresa moderna; además de la clásica entrega de cartas y paquetes, la amplia cartera de servicios incluye numerosos servicios de logística, comunicación y movilidad, así como PostNetz y PostFinance. Ya se han probado robots autónomos de reparto en Zúrich y la entrega de envíos postales mediante drones en zonas inaccesibles como los Alpes. La consolidación de las soluciones de facturación de desarrollo propio en la solución de facturación estándar SAP BRIM ha allanado el camino para una facturación eficaz y transparente de todo tipo de servicios.
"Unimos Suiza - todos los días - desde 1849" es el lema de la empresa de servicios. Para garantizar que esto también tenga éxito en el futuro, el proyecto de transformación digital HWF, Armonización de los Flujos de Valor, inició la conversión de ERP/ECC 6.0 a S/4 en 2018. En el transcurso de su larga historia, Swiss Post ya se había reinventado y realineado varias veces. Sin embargo, lo que sigue constituyendo la mayor parte del negocio principal son los servicios logísticos con servicios de cartas y paquetes. "El cambio con nuestro ERP a S/4 Hana, que utiliza el sistema de base de datos en memoria de alto rendimiento Hana, apenas puede compararse con procesos de transformación anteriores. Hubo que introducir paralelamente en la nueva plataforma varios flujos de facturación de los servicios logísticos del área principal bajo una gran presión de tiempo".explica Markus Hägele, jefe de equipo de soluciones financieras de Swiss Post. Sin embargo, este paso era más que necesario para el desarrollo de productos y servicios innovadores y orientados a las necesidades, porque a los productos físicos se añaden cada vez más servicios digitales.
La división de Servicios Logísticos combina todos los servicios logísticos para cumplir el mandato básico de suministro. Solo en esta área se hace patente la diversidad de campos de negocio: ya sea mensajería, logística de paquetería exprés, liquidación nacional e internacional de envíos de cartas y paquetes, logística de mercancías o soluciones sectoriales específicas, despacho de aduanas o plataformas logísticas digitales, la gama de servicios es enorme. "Hay muchos procesos que se ejecutan en segundo plano y que hay que mapear en nuestras TI y ERP".Philipp Muri, socio comercial de ERP en Swiss Post, lo sabe.
"Pero, ¿de qué sirve el mejor software ERP del mercado si la facturación de servicios modernos y digitales en SAP SD solo es posible de forma limitada, especialmente en el mercado de masas?".señala Markus Hägele. En otros sectores, como los servicios públicos o las telecomunicaciones, este problema se conoce y está resuelto desde hace años; con SAP BRIM, otros sectores también pueden beneficiarse ahora de una solución integrada y potente de principio a fin de oferta a cobro.
Con más de 200 millones de envíos de paquetes, alrededor de 25 millones de envíos de mercancías pequeñas importadas y procesadas y casi dos mil millones de entregas de cartas al año, se genera una enorme cantidad de datos relevantes para la facturación. Independientemente de si se facturan directamente a través de las aproximadamente 800 sucursales operadas por la empresa o a través de otros puntos de acceso, como la red de sucursales asociadas, las oficinas de clientes empresariales, las ubicaciones con servicio interno y los puntos de servicio de terceros, se trata de un verdadero reto para la facturación. Y para 2024, se espera que la red vuelva a crecer hasta un total de 5.000 puntos de acceso.
Salga de la trampa de los complementos
"Con tales masas de datos, la mayoría de los sistemas de facturación llegan a sus límites, el procesamiento tarda demasiado, el rendimiento se desploma", lo sabe Markus Hägele, que como jefe de equipo de soluciones financieras de Swiss Post debe tener siempre una visión de conjunto de los flujos de valores y mercancías. Hasta finales de 2020, además de SAP SD se utilizaron para este fin otras once soluciones de facturación, algunas de ellas desarrolladas internamente y adaptadas de forma muy individual. "Estos sistemas rígidos y autodesarrollados son siempre un reto".señala Philipp Muri. Si, por ejemplo, se añadía al catálogo de servicios un nuevo tipo de paquete de hasta 60 kilos y el envío prioritario, siempre era un gran reto mapearlo adecuadamente en todos los sistemas afectados. "Para poder responder con flexibilidad a las exigencias de la empresa, en TI siempre hemos tenido que dedicar mucho esfuerzo a actualizar los procesos de todos los sistemas de facturación que se manejan, y hemos tenido que gestionar bastante." Y como Swiss Post es una empresa innovadora, se añadían constantemente nuevos servicios que debían incorporarse inmediatamente. Los informáticos desarrollaron complementos para los sistemas de facturación de las nuevas ofertas. "Esto entonces se parecía más a una tarea de Sísifo, la complejidad era difícilmente manejable, además el esfuerzo administrativo aumentaba y el mantenimiento de los sistemas requería una enorme cantidad de mano de obra, por no hablar del rendimiento".Philipp Muri mira hacia atrás.
Cuando Swiss Post inició el cambio a S/4 Hana hace unos años con el gran proyecto HWF, Armonización de Flujos de Valor, la implantación de BRIM era un subproyecto del mismo. El objetivo del programa era fusionar y centralizar los sistemas y soluciones existentes en el área principal de los servicios logísticos. La máxima prioridad de HWF era mantenerse lo más cerca posible de la norma, y lo mismo ocurrió con la implantación de BRIM. "Consideramos que es nuestro deber armonizar y estandarizar para que un proyecto de este tipo no se nos vaya de las manos. En ningún caso las soluciones anteriores, que por lo general se adaptaban muy individualmente a cada cosa, deben copiarse simplemente una a una en SAP BRIM".Markus Hägele lo subraya expresamente. No porque todas las adaptaciones sean posibles en caso de adoptarse, ya que en última instancia esto se reflejaría en los costes de mantenimiento informático. "También es nuestra tarea convencer al mayor número posible de personas de que sólo la norma puede ser el camino correcto". Con BRIM, Swiss Post ha encontrado una solución estándar que forma parte de la solución S/4 Enterprise Management y está diseñada para la facturación de datos masivos.
