Agentic ERP in der Praxis: S/4-Migration als Härtetest

Mit „Customer Zero“ hat UiPath etwas getan, worüber viele SAP-Bestandskunden noch theoretisch diskutieren. Das Unternehmen hat die eigene Migration auf SAP S/4 Hana genutzt, um ein grundlegend neues ERP-Betriebsmodell einzuführen, und ist damit mehr als ein spannender Einzelfall: Es ist ein konkreter Blick darauf, wie Agentic Automation eine S/4-Transformation und den späteren Betrieb verändert.

Dabei war der Ausgangspunkt ein Problem, das viele Unternehmen kennen. Nach Börsengang und starkem internationalen Wachstum wuchs das Geschäftsvolumen von UiPath deutlich schneller als das bestehende ERP-System.

Workday hier, Salesforce da

Die Finanzorganisation jonglierte komplexe Verträge und Non-Standard-Deals, musste parallel Multi-GAAP-Reporting bedienen und war mit manuellen Abstimmungen beschäftigt. Abrechnungen zogen sich, Abschlüsse dauerten zu lange, Berichte für unterschiedliche Rechnungslegungsstandards banden wertvolle Ressourcen. Die Systemlandschaft war fragmentiert: Workday auf der HR-Seite, Sales­force im Vertrieb, spezialisierte Anwendungen on top.

Zwar war alles über Integrationen verbunden, diese wurden aber natürlich bei jeder neuen Anforderung aufs Neue belastet. Das ERP in seiner alten Form war damit nicht mehr Enabler, sondern Limitfaktor für weiteres Wachstum. Vor diesem Hintergrund entschied sich UiPath bewusst gegen eine klassische S/4-Conversion plus ein bisschen Prozess­optimierung.

Customer-Zero-Initiative

Die Migration auf SAP S/4 Hana wurde als strategische Customer-Zero-Initiative aufgesetzt. UiPath machte sich selbst zum ersten Referenzkunden für die eigene UiPath Platform für Agentic Automation in einem unternehmenskritischen SAP-Szenario mit realen Umsätzen, Audit-Anforderungen und globalen Abschlüssen. Als strategischer Partner brachte Deloitte sein SAP- und Transformations-Know-how ein und passte die eigene Methodik so an, dass Automatisierung von der Zielbild­definition über das Projektsetup bis zum Cut-over eine tragende Rolle spielte. Die zentrale Frage lautete: Lässt sich ein modernes ERP so aufsetzen, dass Automatisierung und KI-Agenten den Bedarf an kundenspezifischem Code weitgehend ersetzen?

Die Antwort zeigt sich in der Architektur. Im Zentrum steht SAP S/4 Hana als standardnaher Transaktionskern, der bewusst clean gehalten wurde. Modifikationen und kundenspezifische Erweiterungen im Kern wurden auf das absolute Minimum reduziert. Statt Sonderlogik direkt im Abap-Code zu verankern, wurden Prozessvarianten, Ausnahmen und ergänzende Funktionalitäten in eine darüberliegende Automatisierungs- und Agentenschicht verlagert. Das Ergebnis ist ein Clean Core von 93 Prozent, also deutlich über den in vielen Branchen anzutreffenden Werten (die meist bei um die 80 Prozent liegen). Diese Kennzahl steht für eine ERP-Umgebung, in der Upgrades, Erweiterungen und neue Releases ohne aufwendige Archäologie im kundenspezifischen Code möglich sind und in der die technische Schuld dauerhaft niedrig bleibt.

RPA für wiederkehrende Schritte

Damit dieses Modell funktioniert, musste UiPath die eigene Plattform tief in das S/4-Programm integrieren. Zum Einsatz kamen Robotic Process Automation (RPA) für wiederkehrende SAP-Schritte insbesondere in Finance und Kernprozessen, Intelligent Document Processing (IDP) für Belege und Verträge, UiPath Apps als benutzungsfreundliche Oberfläche, wenn SAP-Transaktionen gebündelt oder vereinfacht werden sollten, sowie Testautomatisierung und eine KI-gestützte Orchestrierung, die alle Bausteine koordiniert.

Datenmigrationen und Integrationen, etwa mit Workday oder Salesforce, wurden nicht mehr überwiegend manuell und skriptbasiert abgewickelt, sondern über Bots und agentische Workflows gesteuert. Testzyklen für S/4 Hana und angebundene Systeme liefen weitgehend automatisiert, inklusive Validierungen der Schnittstellen. Die eigentliche Stärke zeigt sich in den Ergebnissen. Im Verlauf des Programms entstanden über 200 Automatisierungen entlang zentraler Geschäftsprozesse, die nicht isoliert nebeneinander existieren, sondern orchestriert zusammenspielen. In der Finanzorganisation werden heute bei UiPath mehr als 85 Prozent der wesentlichen Workflows – darunter Billing, Abstimmungen und Revenue Recognition – von unattended Automatisierungen ausgeführt. Manuelle Zwischenschritte sind zur Ausnahme geworden. Parallel wurden rund 60 Prozent der Testfälle automatisiert, was die Fachbereiche spürbar entlastet und gleichzeitig die Testtiefe erhöht.

Zusammen mit automatisierten Validierungen und Integrationsszenarien führte der Ansatz dazu, dass die Projektdurchführung um etwa zehn Prozent schneller gelang als in vergleichbaren SAP-Rollouts. Und das bei gleichzeitig voller Auditierbarkeit und stabilen Übergängen zwischen SAP- und Non-SAP-Systemen.

Risiko, Agilität, Auditierbarkeit

Die Zahlen sind dabei mehr als reine Effizienzmetriken. Sie markieren ein Vorgehensmodell für SAP-Programme, in dem klassische Zielgrößen wie Risiko, Agilität, Auditierbarkeit und Gesamtbetriebskosten neu austariert werden.

Besonders relevant für SAP-Verantwortliche ist in diesem Zusammenhang sicherlich die Frage, wie diese Automatisierungen im Alltag wirken. UiPath hat bewusst darauf verzichtet, vereinzelte Task-Bots in Fachbereichen nebenbei laufen zu lassen. Stattdessen wurde ein zentrales Center of Excellence aufgebaut, das Standards für Entwicklung, Governance, Security und Monitoring definiert. Alle Bots und KI-Agenten sind an eine Orchestrierungsplattform angebunden, die End-to-End-Abläufe steuert.

Was das bedeutet, zeigt ein Blick in ein klassisches SAP-Szenario wie die Fakturierung. Wird in einem Abrechnungsprozess eine Abweichung erkannt, wird nicht nur ein einzelner Bot neu gestartet. Stattdessen setzt eine orchestrierte Prozesskette ein: Daten werden anhand hinterlegter Regeln und SAP-Stammdaten geprüft, vordefinierte Korrekturschritte angestoßen, die zuständigen Fachbereiche automatisch mit strukturierten Informationen versorgt und der gesamte Vorgang revisionssicher dokumentiert. Aus einer Sammlung von Automatisierungen wird so ein Betriebsmodell, das Stabilität, Transparenz und Compliance in kritischen Prozessen sicherstellt.

Agentic ERP als neuer Standard

Auf dieser Basis entwickelt UiPath das Konzept eines Agentic ERP weiter. Typische Einsatzfelder liegen unter anderem dort, wo heute viele SAP-Finance-Teams noch mit manueller Bewertung beschäftigt sind: bei Abweichungen in der Rechnungsprüfung, bei der Bildung und Anpassung von Rückstellungen, bei der Abgrenzungslogik oder bei der Behandlung von Sonderfällen in der Erlösrealisierung.

Die Agenten orchestrieren dafür Daten aus SAP S/4 Hana und den angebundenen Systemen, führen Prüfungen aus, dokumentieren Ergebnisse und eskalieren nur dann an Menschen, wenn Unsicherheit besteht oder eine fachliche Einschätzung erforderlich ist. Fach- und IT-Bereiche erhalten auf dieser Basis nicht nur Rohdaten, sondern vorvalidierte Optionen, Szenarien und konkrete Vorschläge. Ganz neu sind die Erweiterung von UiPaths Allianz mit Deloitte und die gemeinsame Entwicklung von Deloittes neuem Angebot „Agentic ERP“. Das Angebot unterstützt Unternehmen mithilfe von Agentic Automation und durchgängiger Prozessorchestrierung auf Basis von UiPath Maestro dabei, komplexe ERP‑Landschaften zu modernisieren und zu optimieren.

Mehr als technische Pflichtübung

UiPath und Deloitte haben mit Customer Zero gezeigt, dass eine S/4-Transformation mehr sein kann als eine technische Pflichtübung. Die Kombination aus weitgehend unverändertem SAP-Kern, orchestrierter Agentenschicht und systematisch aufgebauter Test- und Prozessautomatisierung eröffnet eine Alternative zu migrationsgetriebenen Projekten voller Sonderentwicklungen. Für die SAP-Community bedeutet das: Die zentrale Weichenstellung dreht sich nicht nur um die Wahl der ERP-Plattform für die nächsten zehn Jahre, sondern um die Frage, welches Agenten- und Automatisierungsmodell künftig über dieser Plattform liegt und welche Rolle S/4 darin als stabiler Kern spielt. (Quelle: UiPath)