Agentic ERP en pratique : la migration vers S/4, un véritable test d'endurance

Avec „ Customer Zero “, UiPath a concrétisé ce dont de nombreux clients SAP existants ne font encore que discuter en théorie. L'entreprise a profité de sa propre migration vers SAP S/4 Hana pour mettre en place un modèle d'exploitation ERP radicalement nouveau, ce qui en fait bien plus qu'un simple cas particulier intéressant : c'est un aperçu concret de la manière dont l'automatisation agentique transforme la migration vers S/4 Hana et son exploitation ultérieure.

Tout a commencé par un problème que connaissent de nombreuses entreprises. Après son introduction en bourse et une forte croissance internationale, le volume d'activité d'UiPath a augmenté bien plus rapidement que le système ERP existant.

Workday d'un côté, Salesforce de l'autre

Le service financier devait jongler avec des contrats complexes et des transactions atypiques, tout en assurant un reporting conforme à plusieurs normes comptables et en effectuant des rapprochements manuels. Les opérations de règlement s'éternisaient, la clôture des comptes prenait trop de temps et l'élaboration de rapports pour différentes normes comptables mobilisait des ressources précieuses. L'environnement informatique était fragmenté : Workday pour les ressources humaines, Salesforce pour les ventes, et des applications spécialisées en plus.

Tout était certes relié par des intégrations, mais celles-ci étaient bien sûr sollicitées à chaque nouvelle exigence. L'ERP, dans son ancienne version, n'était donc plus un catalyseur, mais un frein à la poursuite de la croissance. Dans ce contexte, UiPath a délibérément choisi de ne pas opter pour une conversion S/4 classique accompagnée d'une optimisation partielle des processus.

Initiative « Client zéro »

La migration vers SAP S/4 Hana a été mise en place dans le cadre d'une initiative stratégique « Customer Zero ». UiPath s'est positionné comme le premier client de référence pour sa propre plateforme UiPath d'automatisation agentique, dans un scénario SAP critique pour l'entreprise, impliquant un chiffre d'affaires réel, des exigences d'audit et des comptes consolidés à l'échelle mondiale. En tant que partenaire stratégique, Deloitte a apporté son expertise en matière de SAP et de transformation et a adapté sa propre méthodologie de manière à ce que l’automatisation joue un rôle central, de la définition de l’objectif à la mise en service, en passant par la mise en place du projet. La question centrale était la suivante : est-il possible de mettre en place un ERP moderne de telle sorte que l'automatisation et les agents IA remplacent en grande partie le besoin de code spécifique au client ?

La réponse réside dans l'architecture. Au cœur du système se trouve SAP S/4 Hana, un noyau transactionnel proche de la version standard, qui a été délibérément conçu pour rester épuré. Les modifications et les extensions spécifiques au client au sein du noyau ont été réduites au strict minimum. Au lieu d'ancrer la logique spécifique directement dans le code ABAP, les variantes de processus, les exceptions et les fonctionnalités complémentaires ont été déplacées vers une couche d'automatisation et d'agents superposée. Il en résulte un « Clean Core » de 93 %, soit un taux nettement supérieur à celui que l'on observe dans de nombreux secteurs (qui se situent généralement autour de 80 %). Cet indicateur caractérise un environnement ERP dans lequel les mises à niveau, les extensions et les nouvelles versions sont possibles sans fouille fastidieuse dans le code spécifique au client, et où la dette technique reste durablement faible.

La RPA pour les tâches récurrentes

Pour que ce modèle fonctionne, UiPath a dû intégrer en profondeur sa propre plateforme au programme S/4. L'automatisation robotisée des processus (RPA) a été utilisée pour les étapes SAP récurrentes, notamment dans les domaines de la finance et des processus clés, le traitement intelligent des documents (IDP) pour les justificatifs et les contrats, UiPath Apps comme interface conviviale lorsque des transactions SAP devaient être regroupées ou simplifiées, ainsi que l'automatisation des tests et une orchestration basée sur l'IA qui coordonne tous les éléments.

Les migrations de données et les intégrations, par exemple avec Workday ou Salesforce, n'étaient plus principalement effectuées manuellement à l'aide de scripts, mais pilotées par des bots et des workflows automatisés. Les cycles de test pour S/4 Hana et les systèmes connectés étaient en grande partie automatisés, y compris les validations des interfaces. La véritable force de cette approche se reflète dans les résultats. Au cours du programme, plus de 200 automatisations ont été mises en place autour de processus métier centraux, qui n’existent pas isolément les uns des autres, mais interagissent de manière orchestrée. Au sein de l'organisation financière, plus de 85 % des workflows essentiels – notamment la facturation, les rapprochements et la comptabilisation des revenus – sont aujourd'hui exécutés par des automatisations sans surveillance chez UiPath. Les étapes intermédiaires manuelles sont devenues l'exception. Parallèlement, environ 60 % des cas de test ont été automatisés, ce qui allège sensiblement la charge de travail des services métier tout en augmentant la profondeur des tests.

Grâce à des validations automatisées et à des scénarios d'intégration, cette approche a permis de mener à bien le projet avec une rapidité supérieure d'environ 10 % à celle observée lors de déploiements SAP comparables. Et ce, tout en garantissant une traçabilité totale et des transitions stables entre les systèmes SAP et non SAP.

Risque, agilité, auditabilité

Ces chiffres ne sont pas de simples indicateurs d'efficacité. Ils définissent un modèle opérationnel pour les programmes SAP, dans lequel les paramètres classiques tels que le risque, l'agilité, l'auditabilité et le coût total de possession sont rééquilibrés.

Dans ce contexte, la question de savoir comment ces automatisations se traduisent au quotidien revêt certainement un intérêt particulier pour les responsables SAP. UiPath a délibérément renoncé à laisser fonctionner de manière isolée des robots de tâches au sein des services opérationnels. À la place, un centre d'excellence central a été mis en place, qui définit des normes en matière de développement, de gouvernance, de sécurité et de surveillance. Tous les bots et agents IA sont connectés à une plateforme d'orchestration qui contrôle les processus de bout en bout.

Pour comprendre ce que cela signifie, il suffit d'examiner un scénario SAP classique, tel que la facturation. Si une anomalie est détectée au cours d'un processus de facturation, ce n'est pas simplement un seul bot qui est redémarré. Au lieu de cela, une chaîne de processus orchestrée se met en place : les données sont vérifiées à l’aide de règles enregistrées et des données de base SAP, des étapes de correction prédéfinies sont déclenchées, les services compétents reçoivent automatiquement des informations structurées et l’ensemble du processus est documenté de manière conforme aux exigences d’audit. Un ensemble d’automatisations se transforme ainsi en un modèle opérationnel qui garantit la stabilité, la transparence et la conformité dans les processus critiques.

Agentic ERP, la nouvelle référence

C'est sur cette base qu'UiPath poursuit le développement du concept d'« ERP agentique ». Les domaines d'application typiques concernent notamment les situations dans lesquelles de nombreuses équipes SAP Finance sont encore aujourd'hui amenées à effectuer des évaluations manuelles : en cas d'écarts lors du contrôle des factures, lors de la constitution et de l'ajustement des provisions, dans la logique de régularisation ou lors du traitement de cas particuliers dans la comptabilisation des produits.

Pour ce faire, les agents orchestrent les données issues de SAP S/4 Hana et des systèmes connectés, effectuent des contrôles, documentent les résultats et ne font appel à des intervenants humains qu'en cas d'incertitude ou lorsqu'une expertise métier est nécessaire. Sur cette base, les services métier et informatiques reçoivent non seulement des données brutes, mais aussi des options prévalidées, des scénarios et des propositions concrètes. L'extension de l'alliance entre UiPath et Deloitte ainsi que le développement conjoint de la nouvelle offre „ Agentic ERP “ de Deloitte constituent une véritable nouveauté. Grâce à Agentic Automation et à une orchestration de processus de bout en bout basée sur UiPath Maestro, cette offre aide les entreprises à moderniser et à optimiser leurs environnements ERP complexes.

Bien plus qu'un simple exercice technique

Avec « Customer Zero », UiPath et Deloitte ont démontré qu'une transformation S/4 peut être bien plus qu'un simple exercice technique obligatoire. La combinaison d’un cœur SAP largement inchangé, d’une couche d’agents orchestrée et d’une automatisation des tests et des processus systématiquement mise en place offre une alternative aux projets axés sur la migration et truffés de développements spécifiques. Pour la communauté SAP, cela signifie que le choix crucial ne porte pas seulement sur la plateforme ERP pour les dix prochaines années, mais aussi sur la question de savoir quel modèle d’agents et d’automatisation sera superposé à cette plateforme à l’avenir, et quel rôle S/4 y jouera en tant que noyau stable. (Source : UiPath)