Keine Alternative für Schemen und Regeln

Das international tätige Familienunternehmen Iwis hat seine HR-IT-Prozesse im SAP-HCM-Umfeld gezielt modernisiert. Ziel war es, Änderungen an Schemen und Regeln nachvollziehbar zu dokumentieren, den Testaufwand bei SAP Support Packages deutlich zu reduzieren und die Revisionssicherheit in der Personalabrechnung zu erhöhen. Mit der Einführung von FIS/HRD SRA, dem Schemen- und Regeln-Analyzer von FIS Informationssysteme und Consulting, konnte Iwis mit der SAP-Standarderweiterung genau diese Anforderungen praxisnah umsetzen und dabei Transparenz, Prozesssicherheit und Effizienz im laufenden Betrieb spürbar verbessern. Bei Iwis werden in Deutschland monatlich rund 2000 Mit-arbeiter über SAP HCM abgerechnet. Die Personalabrechnung wird zentral organisiert und operativ gesteuert. Vor dem Hintergrund dieses Abrechnungsvolumens sowie einer gewachsenen SAP-HR-Systemlandschaft spielen stabile, sichere und vor allem nachvollziehbare Prozesse in der Personalabrechnung eine zentrale Rolle.

Steigende Anforderungen

Als gewachsenes Unternehmen befand sich Iwis mitten in einer Transformation seiner HR-IT-Landschaft. Im SAP-HCM-System wurden Schemen und Regeln über Jahre hinweg kontinuierlich angepasst – etwa durch gesetzliche Änderungen, SAP Support Packages oder kundenspezifisches Customizing. Diese Eingriffe hatten weitreichende Auswirkungen auf das Gesamtsystem, waren jedoch nur begrenzt dokumentiert. Schemen und Regeln wurden regelmäßig verändert – etwa durch gesetzliche Vorgaben, SAP Support Packages oder unternehmensspezifisches Customizing – aber häufig nicht sauber dokumentiert. Diese Änderungen hatten jedoch oft weitreichende Auswirkungen auf das Gesamtsystem. Wenn dann Fehler auftreten, ließ sich oft nicht mehr nachvollziehen, was im System konkret passiert ist“, beschreibt Andreas Eppeneder, verantwortlich für die Personalabrechnung bei Iwis, die Ausgangslage. Insbesondere bei der Einspielung von SAP Support Packages, aber auch bei der monatlichen Abrechnung bedeutete das ein hohes Risiko und führte zu hohem Aufwand. Um mögliche Auswirkungen zu prüfen, mussten zahlreiche Testpersonen angelegt und komplette Abrechnungsszenarien manuell durchlaufen werden. Gleichzeitig blieb Unsicherheit, ob alle relevanten Änderungen tatsächlich erkannt wurden.

Revisionssicherheit

Vor diesem Hintergrund suchte Iwis nach einer spezialisierten Lösung, die Änderungen an Schemen und Regeln transparent macht, Versionen vergleichbar abbildet und revisionssicher dokumentiert. Wichtig war dabei vor allem die gezielte Analyse von Änderungen – unabhängig von einzelnen Testfällen. Für Iwis war klar: Es musste eine Lösung her, die Änderungen transparent macht, Versionen vergleichbar abbildet und gleichzeitig revisionssicher dokumentiert. Ziel war es, nicht mehr „im Blindflug“ zu testen, sondern gezielt nachvoll-ziehen zu können, welche Anpassungen vorgenommen wurden und wie sie sich auf Schemen, Regeln und Customizing auswirken. Die Entscheidung fiel auf das Tool FIS/HRD SRA, den Schemen- und Regeln-Analyzer von FIS.

 Ausschlaggebend war dabei nicht nur die Funktionalität, sondern auch die Marktstellung des Werkzeugs. „Es gibt derzeit meines Erachtens keine vergleichbare Lösung am Markt, die Schemen und Regeln so überwacht, versioniert und revisionssicher abbildet. Für diesen Bereich kenne ich kein anderes Tool – da gibt es nur FIS“, betont Eppeneder.

Einführung nach zwei Tagen

Die Einführung von FIS/HRD SRA erfolgte im Rahmen eines zweitägigen Workshops. Gemeinsam mit den zuständigen Mitarbeitern aus HR-IT und SAP HCM wurde das Tool nicht nur technisch eingerichtet, sondern speziell auf die Anforderungen von Iwis angepasst und direkt mit konkreten Anwendungsfällen befüllt. „Viele glauben uns nicht, dass die Einführung in so kurzer Zeit möglich ist“, erläutert Ansgar Schleyer, Leiter Human Resources Management bei FIS. 

„Nach zwei Tagen hinterlassen wir ein einsatzfähiges System mit konkreten Untersuchungsobjekten, mit denen der Kunde direkt arbeiten kann.“ Auch aus Kundensicht überzeugte die Einarbeitung und schnelle Einsatzfähigkeit: „Direkt nach der Schulung ging es für uns ins Test- und Produktivsystem. Am nächsten Tag war das Tool einsatzbereit, und wir konnten sofort damit arbeiten“, so Eppeneder. „Das Tool ist sehr strukturiert aufgebaut – wenn man die Logik einmal verstanden hat, kommt man schnell zum Ziel.“

Entlastung im Tagesgeschäft

Seit der Einführung von FIS/HRD SRA hat sich die Arbeitsweise im HR-Bereich von Iwis deutlich verändert. Statt aufwändiger manueller Tests können heute gezielt Versionen verglichen werden. Änderungen lassen sich transparent nachvollziehen, inklusive Dokumentation und Kommentierung.

“Der Wenn Fehler auftreten, ließ sich oft nicht mehr nachvollziehen, was im System konkret passiert ist.”

Andreas Eppeneder,
Director of Payroll im HR Planning,
Iwis

„Der größte Vorteil ist die enorme Zeit-ersparnis. Wir sparen mindestens drei Viertel der Zeit, die wir früher für das Testen einzelner Personen aufgewendet haben“, erklärt Eppeneder. „Heute sehen wir direkt, welche Änderung im System passiert ist und welche Auswirkungen sie hat.“ Darüber hinaus sorgt das Tool respektive die Versionierung für mehr Sicherheit im laufenden Betrieb. Gerade im sensiblen Umfeld der Personalabrechnung ist dieser Überblick entscheidend. Änderungen werden systemübergreifend sauber dokumentiert – vom Entwicklungssystem über Test bis hin zur Produktivumgebung. Fehler lassen sich frühzeitig erkennen, gezielt beheben und auch vermeiden. „Das System ist insgesamt sicherer geworden. Wir haben ein viel besseres Gefühl vor jeder Abrechnung – im gesamten Team“, fasst Eppen-eder zusammen.

Neben FIS/HRD SRA setzt Iwis auch weitere Werkzeuge aus der FIS/HRD-Produktfamilie ein, insbesondere FIS/HRD CCC (Copy, Compare, Convert). Während FIS/HRD SRA Transparenz über Änderungen an Schemen, Regeln und Customizing schafft, unterstützt FIS/HRD CCC den strukturierten Vergleich von Abrechnungsergebnissen. Abrechnungsläufe lassen sich damit systematisch gegenüberstellen – etwa zwischen verschiedenen Zeiträumen, Test- und Produktivsystemen oder nach Änderungen im Customizing. Im Zusammenspiel können bei Iwis Anpassungen an Schemen und Regeln gezielt mit den konkreten Auswirkungen auf die Abrechnung verknüpft werden. 

Änderungen im System bleiben dadurch nicht abstrakt, sondern lassen sich unmittelbar anhand der Abrechnungsergebnisse nachvollziehen. Das erleichtert die Einordnung von Abweichungen und schafft Transparenz darüber, welche Änderung welche Wirkung hatte.

„Gerade bei Abweichungen im Abrechnungslauf können wir sehr schnell nachvollziehen, warum sich Ergebnisse verändert haben und was im System passiert ist“, so Eppeneder. „Das erleichtert die -Ursachenanalyse erheblich – auch im täg-lichen Betrieb.“

Neben der technischen Lösung hebt Iwis insbesondere die Zusammenarbeit mit FIS hervor. Feste Ansprechpartner, klare Kommunikation und praxisnahe Schulungen trugen wesentlich zum Projekterfolg bei. „Die Zusammenarbeit war sehr professionell und gleichzeitig familiär. Wir hatten von Anfang an einen festen Ansprechpartner, alle Abläufe – von der Einrichtung bis zur Schulung – liefen zielgerichtet und reibungslos“, berichtet Eppeneder. „Das hat uns enorm geholfen, das Tool schnell und effektiv einzusetzen.“ Auch aus Sicht von FIS ist die enge Kooperation ein zentraler Erfolgsfaktor. „Der Austausch mit den Anwendern und das Feedback aus der Praxis sind für uns essenziell, um unsere Produkte weiterzuentwickeln und nah am Kunden zu bleiben“, so Schleyer.

Grundlage für Änderungen

Mit dem Einsatz von FIS/HRD SRA hat Iwis eine verlässliche Grundlage geschaffen, um Änderungen an Schemen und Regeln transparent nachzuvollziehen und die Sicherheit in der Personalabrechnung zu erhöhen. Der reduzierte Prüfaufwand, die bessere Übersicht über Änderungen und das gestärkte Vertrauen in die Prozesse wirken sich direkt auf die Qualität der monatlichen Abrechnung aus. Perspektivisch plant Iwis, die Möglichkeiten der Versionierung weiter auszubauen und künftig auch stärker im produktiven Umfeld zu nutzen. Damit ist das Unternehmen gut aufgestellt, um weitere Veränderungen im SAP-HCM-Umfeld kontrolliert und nachvollziehbar umzusetzen. (Quelle: FIS)

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