Digitaler Einkauf ohne Kostenfallen

Gerade in SAP-geprägten Beschaffungslandschaften wiegt dieser Unterschied besonders schwer. Das SAP ERP fungiert hier als System of Record: Stammdaten, Transaktionen, Berechtigungen und Geschäftsregeln werden zentral gepflegt und müssen in Beschaffungsprozessen konsistent wiederverwendet sein. Werden die tatsächlichen Integrationskosten bei der Lösungsauswahl nicht frühzeitig berücksichtigt, verlagert sich die Komplexität in die Integrationsschicht – mit direkten Auswirkungen auf Projektlaufzeiten, Prozessstabilität und Total Cost of Ownership (TCO).

Versteckte Kosten

Die Implementierung zählt zu den sichtbarsten und zugleich variabelsten Kostenblöcken. Manche Projekte gehen in rund hundert Tagen live, andere erfordern mehrere hundert oder gar tausend Beratungstage. Entscheidend ist, wie leistungsfähig eine Lösung im Standard ist, denn je mehr Prozesse ohne zusätzliche Entwicklungen abgebildet werden können, desto geringer fallen Implementierungsaufwand und spätere Anpassungen aus. 

Ein zu enger „Fit to Standard“-Ansatz führt dagegen dazu, dass unvermeidbare Abweichungen schnell in individuelle Erweiterungsprojekte münden, deren Entwicklungs-, Test- und Wartungsaufwände über den gesamten Lebenszyklus häufig unterschätzt werden. 

“Der Subskriptionspreis ist nur die Spitze des Eisbergs. Wer ausschließlich Lizenzkosten und Funktionslisten vergleicht, übersieht die eigentlichen Kostentreiber.”

Natalia Parmenova,
Chief Revenue Officer, BeNeering

Beschaffungsorganisationen sollten gezielt hinterfragen, welche Prozesse im Auslieferungszustand unterstützt werden, wie mit abteilungs- oder länderspezifischen Abläufen umgegangen wird und welche Erfahrungswerte es zu typischen Projektlaufzeiten in vergleichbaren Umgebungen gibt. Mindestens ebenso wichtig ist die Integration. In klassischen Architekturen wird eine zusätzliche Integrationsschicht aufgebaut. Über diese übermittelt das ERP Stammdaten und Transaktionen an die Beschaffungslösung, die wiederum Bestellungen und Rechnungsdaten zurückliefert – häufig auf Basis periodischer Datenkopien. Wird nur einmal täglich synchronisiert, arbeitet die Beschaffungslösung zwischen den Läufen mit veralteten Informationen, was zu erheblichem Mehraufwand bei Bereinigung und Fehlerkorrektur sowie zu zusätzlichen Compliance-Risiken führt. 

Ein Architekturansatz, der konsequent auf das ERP als führendes System setzt und ohne zusätzliche Middleware auskommt, reduziert diese Effekte erheblich. Lizenz- und Betriebskosten für eine eigene Integrationsplattform entfallen zudem vollständig.

Die teuerste Lebenszyklus-Phase 

Nach dem Go-live beginnt mit dem laufenden Betrieb die längste und oftmals teuerste Phase des Softwarelebenszyklus. Monitoring, Fehlerbehebung, Prozessanpassungen und Release-Management binden dauerhaft Ressourcen. Unterschiedliche Technologien erfordern zudem unterschiedliche Qualifikationen. Wer SAP betreut, kann nicht automatisch eine proprietäre Middleware administrieren. Ein deutlicher TCO-Vorteil entsteht deshalb dort, wo Implementierung, Betrieb und Weiterentwicklung von denselben Teams verantwortet werden können, die bereits das ERP betreuen.

TCO im Auswahlprozess klären

In Ausschreibungen werden häufig sehr unterschiedliche Ansätze verglichen: standardisierte, ERP-nahe Lösungen auf der einen Seite und individuelle Entwicklungen auf generischen Plattformen oder Low-Code-Stacks auf der anderen. Über Lizenzpreise und Funktionslisten lassen sich diese Wege zwar gegenüberstellen, doch in der TCO-Perspektive sind die Unterschiede enorm. Umso wichtiger ist es, dass in RFPs auch Integrationsprinzipien, notwendige Zusatzsoftware, Wartungsaufwände und erforderliche Skills systematisch abgefragt werden, um die tatsächlichen Gesamtkosten sichtbar zu machen. (rk, Quelle: BeNeering)