Was bei S/4-Transformationen nicht fehlen darf

Bei der Planung großer IT-Projekte, wie der S/4-Transformation, wird der Schwerpunkt auf den Projektplan, die Systemarchitektur, die Prozesse, die Softwarelösung und die Kosten gelegt. Das Arbeitspaket Change Management als Soft Skill wird dabei leider oft vernachlässigt.

Die personelle Ressourcenplanung ist zwar auch ein Teil davon, spielt aber interessanterweise eine untergeordnete Rolle, obwohl erfahrungsgemäß der menschliche Faktor der wichtigste Teil in einem Projekt ist. Externe Personalressourcen oder Berater werden oft vom Anbieter je nach Verfügbarkeit, Spezialisierung und Anforderungen automatisch zugeteilt. Die Überprüfung der fachlichen und sozialen Kompetenz durch ein Hearing in der Angebotsphase erfolgt selten.

Bei der internen Aufbereitung eines S/4-Projekts für das entscheidende Management werden vor allem fachliche Projektziele definiert. Eine detaillierte Beschreibung der wahren Vorteile und des Nutzens als Motivation für die Anwender und für die Projektmitarbeiter findet leider nicht statt. Damit geht auch der positive Antrieb verloren. 

Merkmale wie Motivation, gute Ausbildung und Schulungen als ein Teil des Change Management wirken sich auch nachweislich direkt in Kosteneinsparungen aus, was kaum berücksichtigt oder unterschätzt wird. Persönliche Erfahrungen haben gezeigt, dass diese Soft Skills nur halbherzig beachtet werden. Der oft schnelle Wissenstransfer der wichtigsten Funktionen durch Mitarbeiter im Tagesgeschäft führt zu massivem Wissensverlust und Frustration. 

Motivierte Mitarbeiter sind fokussierter, effizienter und daher schneller. Gut geschulte Anwender setzen die neuen Funktionen praktisch ein, machen weniger Fehler und brauchen weniger Zeit. Anders ausgedrückt, die angeführten Faktoren bringen umgelegt auf alle SAP-Benutzer im Unternehmen allein durch die Zeiteinsparung oft eine beachtliche Kostenreduktion oder eben gegenteilig Mehrkosten. Bei guter Organisation sind es nicht nur Einmaleffekte, sondern vielmehr laufende Einsparungen. Mein persönlicher Leitspruch dazu: „Es ist doch schade, wenn man einen Ferrari (SAP) besitzt und ihn nicht fahren kann.“ 

All diese Faktoren sind Grund genug, dass das zuständige Management den SAP-Schulungsverantwortlichen auch mit allen notwendigen Maßnahmen unterstützt. Gerade bei der Transformation von R/3 auf S/4 gibt es viele neue Technologien (zum Beispiel Automation oder KI) und Funktionen, die durch geschulte Anwendung zu den angeführten Einsparungen führen können.

Für erfolgreiche Schulungen sind auf jeden Fall die notwendige Infrastruktur und eine professionelle Organisation Voraussetzung. Eine interne Umsetzung hat viele Vorteile, alternativ stehen aber auch entsprechende externe Organisationen zur Verfügung. Auch SAP bietet dazu umfangreiche Schulungsunterlagen und -services sowie Technologien an. 

Eine moderne Infrastruktur sollte nicht nur persönliche Schulungen, sondern auch digitale Technologien abdecken. Beide Varianten sind notwendig, um die Akzeptanz aller Benutzergruppen zu erreichen. Je besser die Zielgruppenbestimmung erfolgt, desto effizienter und erfolgreicher sind Schulungsmaßnahmen. Dabei sollten zumindest die Merkmale Alter, Abteilung und Applikation herangezogen werden. Erfahrungsgemäß ziehen ältere Benutzer persönliche Schulungen vor, jüngere wünschen sich überwiegend mobile und digitale Tools. Auf jeden Fall müssen auch für das Tagesgeschäft aktuelle Unterlagen online als Hilfestellung für alle Anwender zur Verfügung gestellt werden.

Ich sehe ein erfolgreiches Schulungskonzept nicht nur als Teil des Change Management einer S/4-Transformation in der Projektphase, sondern auch als laufende Betriebsaufgabe zur personenbezogenen Qualitätssicherung und zur Erreichung geplanter Einsparungen.