Zum autonomen SAP-Lizenzmanagement!

Früher bestand eine SAP-Vermessung darin, die Lizenztypen zu zählen, die man zuvor noch nach bestem Wissen und Gewissen den Usern manuell zugeordnet hat. Seit 2014 werden immer häufiger aus Vermessungen Forderungen abgeleitet, auch wenn derselbe Sachverhalt seit Jahren in Vermessungen bekannt war und ein SAP-Bestandskunde der vollen Überzeugung sein durfte, compliant zu sein.

Eine Steuerung von Kosten, Transparenz über Risiken und eine proaktive Steuerung des Lizenzbestandes führt zu autonomen Entscheidungen über SAP-Investitionen. Wir unterscheiden auf dem Weg zu einem autonomen SAP-Lizenzmanagement zehn Stufen:

Einfach zählen:

Die elementare Aufgabe des Lizenzmanagements ist es, den Lizenzbestand klein zu halten. Ein geordneter Lizenzmanagement-Workflow oder eine regelmäßige Prüfung der Notwendigkeit einer SAP-Lizenz reduziert Aufräumarbeiten kurz vor der Vermessung.

Das Richtige zählen:

Die Frage, ob ein teurer Professional User oder ein günstigerer, funktional eingeschränkter Usertyp einem Mitarbeiter zugeordnet wird, erfolgt häufig nach Bauchgefühl oder einer Interpretation, die mit der SAP-Preisliste oder gar einzelvertraglichen Sondervereinbarungen nichts zu tun hat.

Den Lizenzwert optimieren:

Durch Ausschöpfung der Unschärfen der Preisliste lässt sich der Anteil der günstigeren Lizenztypen erhöhen. Nutzt ein User beispielsweise zu 98 Prozent die Funktionen eines Worker User, so lohnt es sich zu prüfen, ob die letzten zwei Prozent im Rahmen der Unschärfe ebenso dem Profil Worker User zugeordnet sein sollten.

Transparenz über Engine IDs:

Es ist bekannt, dass die ausgewiesenen Engine IDs nicht die Werte der tatsächlichen Nutzung liefern. (Beispiele: Anzahl Lokationen/Produkte in APO, extern angelegte Einkaufsbelege, aktive Kunden etc.) Forderungen auf Basis dieser Engine IDs führen zu nicht gerechtfertigten Kosten, die mit einfachen Mitteln widerlegt werden können.

Optimierte Konsolidierung:

Die Lizenztyphierarchie führt in der Praxis zu unnötigen Mehrkosten.
Die summierten Kosten eines Worker und Logistic User sind deutlich geringer als der konsolidierte
Professional User. Hier gilt es, solche Konsolidierungen zu verhindern.

Berechtigung folgt optimierter Lizenz:

Berechtigungsmanagement und Lizenzmanagement wachsen zusammen. Anstatt durch großzügige Berechtigungen teure Lizenztypen vergeben zu müssen, gilt es, aus der tatsächlichen SAP-Nutzung die optimale Lizenz zu ermitteln und die überflüssigen Berechtigungen zu reduzieren.

Spezifika des Vertrages kennen:

Häufig basieren Compliance-Forderungen auf der aktuellen Preisliste und berücksichtigen keine einzelvertragliche Regelungen. So ist zum Beispiel die indirekte Nutzung und die Nutzung von Add-ons in hohem Maß von der Preisliste abhängig, die dem Vertrag zugrunde liegt.

Indirekte Nutzung unter Kontrolle:

Um nachhaltig compliant zu sein, müssen Schnittstellen und Add-ons in Bezug auf indirekte Nutzung nicht nur einmalig bewertet werden. Richtlinien für Entwickler und die Prüfung von versteckten Lizenzkosten bei Investitionsentscheidungen für Add-ons führen zu einer Stabilität in der Compliance.

Vertragssimulation:

In Stufe „den Lizenzwert optimieren“ wurde das Usermodell optimiert. Dies führt zum Nachkauf auf der günstigsten Stufe. Durch Simulation von Konfigurationsrechten, Prognose von Lizenzbedarfen für auslaufende Nachkaufkonditionen, Terminierung ungenutzter Lizenzen etc. wird der Nachkaufvertrag optimiert.

Simulation des S/4-Modells:

Die Königsdisziplin des SAP-Lizenzmanagements ist die Simulation eines Wechsels des Lizenzmodells, aktuell zum Beispiel des Wechsels vom ECC-Lizenzmodell auf das neue S/4-Hana-Usermodell. SAP-Bestandskunden haben die Entscheidung, auf welcher Basis man seine User zukünftig verteilen möchte.