Wege in den digitalen Einkauf

Die große Schlagkraft der Digitalisierung wird durch den Siegeszug der Smartphones belegt: Innerhalb weniger Jahre hat die Möglichkeit zur mobilen Kommunikation sämtliche Lebensbereiche der Nutzer verwandelt – ob es sich um Unterhaltungen mit Freunden oder Bankgeschäfte, den Konsum von Nachrichten oder Weihnachtseinkäufe dreht.

Ähnliches ist nun auch in der Geschäftswelt zu erwarten: Hier sind es vor allem die Cloud-Lösungen, die die digitale Transformation vorantreiben.

„Unternehmen müssen sich darauf einstellen, indem sie ihre Produkte, Dienstleistungen, Prozesse und Geschäftsmodelle neu ausrichten und die vorhandenen IT-Systeme und -Architekturen auf den Prüfstand stellen“

fordert Jean-Paul Wehrens, der beim IT-Beratungshaus Apsolut als Senior Partner die strategischen Einkaufsprozesse verantwortet und Mitglied der Geschäftsleitung ist.

„Damit verbunden ist die Aufgabe, die Mitarbeiter und Geschäftspartner auf ihre künftigen Rollen und Aufgaben vorzubereiten und die Unternehmenskultur fit für den digitalen Wandel zu machen.“

IT wird zum Impulsgeber

Auch vom Einkauf verlangt die Digitalisierung eine Neuausrichtung. Dies betrifft unter anderem das Zusammenspiel mit der IT-Abteilung, wie Wehrens betont:

„Mit dem Aufkommen der neuen Technolo­gien wandelt sich die allgemeine Rolle der IT – weg vom bloßen Umsetzer, hin zum aktiven Ideengeber, Innovator und Mitgestalter der digitalen Einkaufsstrategie.“

Dies erfordert eine wesentlich intensivere Zusammenarbeit zwischen Einkäufern und IT-Abteilung, die durch gemeinsame Projektgruppen oder neu geschaffene Positionen etabliert werden muss.

Dabei kommen verstärkt Cloud-Services ins Spiel, weil sie eine schnelle, flexible und kostengünstige Umsetzung neuer Einkaufslösungen ermöglichen und damit ein wichtiger Baustein des digitalen Wandels sind.

Damit sie ihr volles Innovationspotenzial entfalten, empfiehlt es sich, die Cloud-Dienste schrittweise in die vorhandenen Beschaffungsanwendungen zu integrieren und mit modernen On-Premise-Lösungen in hybriden Szenarien zu kombinieren, bis die Altsysteme komplett abgeschaltet werden können.

Im SAP-basierten Einkaufsumfeld sind es vor allem die Cloud-Dienste der neuen Echtzeit-ERP-Suite S/4 Hana und von Ariba, die als Wegweiser für die Digitalisierung gelten (S/4 Hana gibt es natürlich auch on premise).

Wie und wann die neuen cloudbasierten Einkaufslösungen eingeführt werden, sollte jedes Unternehmen im Rahmen einer digitalen Roadmap klären, die mit der Unternehmens- und Einkaufsstrategie abgestimmt ist. Dabei sind mehrere organisatorische und technologische Aspekte zu bedenken.

Deadline 2025

Mit dem für 2025 angekündigten Wartungsende für die Releases der Kernanwendungen der SAP Business Suite 7 schlägt auch für SAP Supplier Relationship Management 7.0 (SRM) die Stunde.

Ab dann werden die Anwender nämlich nicht mehr mit regelmäßigen Enhancement-Packages und Sicherheits-Updates versorgt. Sie sollten daher rechtzeitig ein Konzept entwickeln, welche operativen und strategischen Einkaufsprozesse künftig mit welcher S/4-Hana- oder Ariba-Lösung abgewickelt und wann mit den einzelnen Transformationsprojekten begonnen werden soll.

Dies gilt umso mehr in Hinblick auf das rasante Tempo, in dem S/4 Hana und Ariba derzeit weiterentwickelt werden: Wer sich der digitalen Transformation nicht rechtzeitig stellt, wird in kurzer Zeit abgehängt sein.

Mehr Leistung, weniger Kosten

Dabei bietet sowohl die Echtzeit-ERP-Suite S/4 Hana als auch Ariba den Einkaufsorganisationen eine Reihe von Vorteilen. Als Herzstück von S/4 Hana vereinfacht die In-Memory-Plattform Hana den Zugriff auf die Datenstrukturen erheblich, was zu deutlichen Performance-Steigerungen sowie besseren Möglichkeiten für Ad-hoc-Reporting, Analysen und Simulationen führt.

Beim Einsatz des cloudbasierten Ariba-Netzwerks wiederum profitieren Unternehmen davon, mit ihren Lieferanten bei der Abwicklung von Angeboten, Verträgen, Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen effizienter und effektiver zusammenarbeiten zu können.

Mit mehr als zwei Millionen Beteiligten ist Ariba das weltgrößte Business- und Lieferantennetzwerk und stellt den Einkaufsorganisationen über Standardschnittstellen eine Reihe von Diensten bereit, um die gesamten Einkaufsprozesse zu digitalisieren und damit Zeit, Geld und Ressourcen zu sparen.

Nutzererlebnisse wie in der Consumer-Welt

Ein weiteres gewichtiges Argument für den Umstieg auf S/4 Hana und Ariba ist die neue intuitive Oberflächentechnologie SAP Fiori. Sie bietet den Einkaufsmitarbeitern einen vereinfachten, personalisierten Zugriff auf alle benötigten Beschaffungsfunktionen, und zwar mobil von jedem Endgerät aus.

Die Apps werden in individuellen Launchpads in Kacheloptik integriert und ermöglichen Nutzererlebnisse, wie sie sonst nur aus der Consumer-Welt bekannt sind.

Damit kommt SAP Fiori den Anforderungen gerade der jüngeren Anwender entgegen, die von den Kommunikationsgeräten und -Anwendungen im Unternehmen den gleichen Komfort erwarten wie bei der privaten Nutzung.

Die Unternehmen selbst profitieren durch Fiori von beschleunigten Arbeitsabläufen und geringeren Kosten.

Systematisches Projektmanagement

Bei der Einführung der neuen S/4-Hana- und Ariba-Funktionen für den Einkauf entscheidet eine strukturierte und effiziente Vorgehensweise über den Projekterfolg.

Im ersten Schritt sollten in Zusammenarbeit mit den HR- und IT-Verantwortlichen alle Stakeholder identifiziert werden, die von den zu erwartenden Transformationsprojekten betroffen sind. Dazu gehören nicht nur die Einkaufs- und IT-Mitarbeiter, sondern auch Anwender aus anderen Fachbereichen und ausgesuchte Lieferanten.

Die Stakeholder sollten gemeinsam – zum Beispiel in Workshops – an der Definition einer digitalen Strategie und einer daran ausgerichteten Einkaufsstrategie arbeiten. Daraus ergeben sich Handlungsfelder für die digitale Roadmap und die strategische Ausrichtung des SAP-basierten Einkaufs in den folgenden drei bis fünf Jahren.

Jean-Paul Wehrens empfiehlt den Unternehmen, dafür einen Beratungspartner an Bord zu holen, der umfassende Kompetenzen und Erfahrungen im Einkauf auf Basis von SAP und Ariba aufzuweisen hat:

„Unserer Erfahrung nach schätzen die meisten Unternehmen ihren digitalen Reifegrad viel besser ein, als er tatsächlich ist. Hinzu kommt, dass viele SAP-Anwender derzeit stark verunsichert sind, auf welche Einkaufslösungen sie mittelfristig setzen sollen.“

Daher bietet sich die Zusammenarbeit mit externen Spezialisten an, die anhand systematischer Checklisten den digitalen Status quo ermitteln können. Nach Abschluss der Quick-Checks weiß dann jedes Unternehmen, wo es mit seinen Systemen, Prozessen, Mitarbeitern und Kollaborationsszenarien im digitalen Wandel gerade steht und welcher Transformationsbedarf vorhanden ist.

Change Management erforderlich

Um die betroffenen Mitarbeiter und Geschäftspartner auf die veränderten Rollen und Aufgaben vorzubereiten, sollte die Geschäftsleitung ein Change Management initiieren. Zentraler Baustein muss eine Kommunikationsstrategie sein, die auf die Unternehmens-, Einkaufs- und IT-Strategie abgestimmt ist.

„Nur so lässt sich sicherstellen, dass der digitale Wandel zum Beispiel auch von den Mitarbeitern mitgetragen wird, die Neuerungen weniger aufgeschlossen gegenüberstehen“

gibt Apsolut-Partner Wehrens zu bedenken. Eine weitere wichtige Aufgabe ist es, die Mitarbeiter da­rüber aufzuklären, welche Auswirkungen die Digitalisierung auf die vorhandenen Arbeitsplätze hat.

„Nur wenn transparent gemacht wird, welche Stellen wegfallen und welche neu entstehen, kann sich eine Atmosphäre entfalten, die offen für den digitalen Wandel ist.“