Vermessung der ERP-Welt
Früher waren SAP-Lizenzen eine rein budgetäre Herausforderung, nun beschäftigt das Thema Heerscharen von Juristen und Techniker. Jeder SAP-Bestandskunde ist gut beraten, sich auf diesem glatten Parkett externe Expertise zu holen. Mit Ayhan Aslan, Senior Manager im Bereich CIO-Advisory und Lizenzmanagement bei der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG, führten wir folgendes Interview.
E-3: Das Thema SAP-Lizenzen kennt viele Baustellen: Interpretation der Preisliste, indirekte Nutzung, Anwendung der Vermessungswerkzeuge, Historie der Lizenzkäufe, Releasestände etc. Wo sehen Sie Handlungsbedarf?
Ayhan Aslan: Aktuell bestehen für SAP-Kunden tatsächlich viele Herausforderungen und Handlungsbedarfe im SAP-Lizenzmanagement. Unternehmen setzen sich stärker denn je mit der digitalen Transformation und der profitablen Einführung neuer Technologien wie IoT, Industrie 4.0, AI, RPM, Bots oder Machine Learning auseinander.
Die Komplexität zeigt sich dabei nicht nur in der praktischen Umsetzung, sondern auch mit Blick auf technische, vertragliche und kaufmännische Risiken. Bereits bei der Vision sowie der Zielarchitektur sollten sich die Unternehmen damit beschäftigen, welches zukünftige Vertrags- und Lizenzmodell sich am besten für die -digitale Transformation eignet.
E-3: Was kann von SAP erwartet werden?
Aslan: SAP bietet Bestandskunden unterschiedliche Modelle für die Umwandlung der bestehenden Verträge und Lizenzen in neue Technologien an. Wichtig dabei ist, dass man seine Business-Anforderungen in einen passenden Vertrag umsetzen kann. Grundlage dafür bildet eine gute Vorbereitung der technischen Vermessung hinsichtlich aktueller Nutzung und Architektur, aktueller und zukünftiger Bedarfe, Transparenz hinsichtlich Vertrags- und Lizenzrechte sowie Lizenzinventarliste.
E-3: Die Vermessung ist der Startpunkt?
Aslan: Auf Basis dieser Informationen erfolgen eine Kostensimulation und eine Fest-legung der Lizenz- sowie Verhandlungsstrategie. Zusätzlich besteht für Unternehmen Entscheidungsbedarf bezüglich der Lizenzierung von indirekten Nutzungsszenarien entsprechend dem alten Lizenzmodell oder Digital Access.
E-3: Was bedeutet indirekte Nutzung?
Aslan: Damit sich die neuen Technologien horizontal und vertikal in der Infrastruktur einbinden können, sind die dafür erwarteten Nutzungsrechte erforderlich. Das Zeitfenster für die Abstimmung mit SAP ist aufgrund der derzeitigen Angebote sowie Verhandlungsbereitschaft günstig. Spannend bleiben der Ausblick und die Nachhaltigkeit des neuen Angebots Rise with SAP und damit verbundene Fragestellungen.
E-3: Was heißt das für den SAP-Bestandskunden in der Vorbereitung für eine Lizenzvermessung und Audit?
Aslan: Grundsätzlich ist eine umfassende Vorbereitung einer Vermessung oder eines Audits entscheidend für das spätere auch finanzielle Ergebnis – beginnend mit der Scope-Definition, Aufstellung der Vertrags- und Lizenzhierarchie sowie Ableitung der daraus resultierenden Nutzungsrechte. Im Anschluss kann die Vermessung gemäß den lizenzrechtlichen Bestimmungen umgesetzt werden. Zunächst ist festzustellen, welches der Scope der Audit-/Lizenzvermessung ist und auf welchen Vertrag sich die SAP bei der Aufforderung bezieht.
Anschließend sind die Vertrags- und Lizenz-hierarchie zu bestimmen sowie die daraus resultierenden Nutzungsrechte, die für die Vermessung führend sind, abzuleiten. Auf Grundlage dieser Erkenntnisse kann die Vermessung effizienter erfolgen. Aufgrund von kaufmännischen Lizenzmetriken, wie zum Beispiel Umsatz oder Mitarbeiterzahl, sind die für die Bearbeitung der SAP Self-Declaration benötigten Informationen aus den entsprechenden Fachbereichen einzuholen.
E-3: Die Gefahr einer Unterlizenzierung ist faktisch immer gegeben, wenn der SAP–Bestandskunde nicht neue Software -ordert oder in die SAP-Cloud geht, oder?
Aslan: Richtig, unter gewissen Voraussetzungen besteht für SAP-Kunden potenziell immer die Gefahr einer Unterlizenzierung der genutzten Software. Dazu zählt vor allem die Tatsache, dass Themen der Vermessung oder der Audit-Vorbereitung in Unternehmen häufig als Ad-hoc-Aufgabe angesehen werden. Um Risiken jedoch effektiv steuern und mildern zu können, bedarf es eines strukturierten SAP-SAM-Governance–Modells, das den Software-Lifecycle-Prozess begleitet.
E-3: Und der Weg in die Cloud?
Aslan: Auch der Weg in die Cloud ist nicht risikofrei. Fälschlicherweise wird bei Cloud–Anwendungen vielfach angenommen, dass das Risiko einer Fehllizenzierung nicht mehr beziehungsweise nur noch in geringem Maße vorhanden sei. Tatsächlich trägt jedoch weiterhin der Kunde die Verantwortung für die Sicherstellung der Compliance jeglicher Softwarenutzung in der Cloud.
Ferner führen Cloud-Lizenzen zwar zu mehr Flexibilität, gleichzeitig jedoch auch zu einem gesteigerten Bedarf und zusätzlichen Kosten, die kontinuierlich zu überwachen und zu managen sind.
E-3: Welche Fehler machen SAP-Bestandskunden immer wieder und wie lassen sich diese vermeiden?
Aslan: Organisatorisch betrachtet fehlt es, wie erwähnt, vor allem an der Planung und Implementierung eines ganzheitlichen SAM-Governance-Modells für eine kontinuierliche Umsetzung und Verbesserung der Vermessungsabläufe zur Generierung von Mehrwerten. Die Umsetzung eines solchen Modells würde oftmals dazu führen, andere Fehlerquellen proaktiv auszuschließen.
Aus technischer Sicht sind es häufig Details bei der Vermessung von Systemen, die zu abweichenden Ergebnissen führen. Dazu zählen das Einspielen von aktuellen SAP-Notes, die fehlende Prüfung von LAW- und USMM-Dateien hinsichtlich der User Statistics und Transaktionsanalyse, Mehrfachanmeldung, hohe Workloads, Anmeldezeiten, ungenutzte Accounts, Duplikate und Potenziale für indirekte Nutzung und Digital Access.
E-3: Laut SAP werden auch die Anwender in verschiedene Klassen unterteilt.
Aslan: Die Klassifizierung eines Developer oder Professional User für interne Mitarbeiter und/oder externe Berater stellt Unternehmen vor schwierige Fragen. Viele dieser Themen lassen sich durch organisatorische und prozessuale Maßnahmen bei On-/Off-Boarding im User-Management oder durch ein gutes Berechtigungsmanagement bereinigen.
Ferner können auch eine fehlende Qualitätssicherung der bereinigten Ergebnisse mittels des SAP-LAW-ResultFinders oder durch LUI/LUP sowie zukünftig die Prüfung der Compliance aus Berechtigungsperspektive eine Rolle spielen. Beim Einsatz eines Drittanbieter-Tools ist darauf zu achten, dass das Tool die vertraglichen Gegebenheiten korrekt einhält und die Datenqualität den Anforderungen an die Lizenz-Compliance gerecht wird.
E-3: Das Thema SAP-Lizenzen ist betriebswirtschaftlich, organisatorisch, juristisch und auch technisch so komplex, dass es ohne externe Beratung kaum zu bewältigen ist, oder?
Aslan: Das Lizenzmanagement ist als technisches, kaufmännisches und juristisches Bindeglied zwischen verschiedenen Fachbereichen in der Tat sehr komplex und stellt eine große Herausforderung für kleine und große Unternehmen dar. Trotzdem erscheint mir ein Chief Licensing Officer nicht als die sinnvollste Lösung. Vielmehr wäre die Schaffung einer Stabsstelle „License Management Office“ interessant, welche direkt an den CIO oder CFO berichtet.
Neben dem Hersteller SAP sollte sich das License Management Office primär um die strategischen Softwarehersteller (Vendormanagement) kümmern. Bei der Sicherstellung der Lizenz-Compliance für die Vielzahl von weiteren Softwareherstellern sollten die Unternehmen aus der Perspektive der vorhandenen Ressourcen, Skills, Risk und strategischen Ausrichtung entscheiden, ob das operative Lizenzmanagement und die Compliance – Sicherstellung durch eigene Ressourcen oder durch Dritte gemanagt werden sollen – Make-or-Buy.
E-3: Weil es keine SAP-Cloud-Exit-Strategie gibt, sollte der SAP-Bestandskunde seine Lizenzen nicht in jedem Fall behalten und beschützen? Einige Experten behaupten, dass alte SAP-Lizenzen viel wert sind, weil sie viele Leistungen inkludieren. Stimmt das?
Aslan: Dass alte SAP-Lizenzen noch einen hohen Wert aufweisen, ist richtig, diese deswegen jedoch dauerhaft zu halten ist aus mehreren Gründen nicht zu empfehlen. Ein Wechsel in die Cloud sollte immer Teil einer umfassenden und vor allem langfristigen Cloud-Strategie sein und nicht darauf abzielen, nach nur wenigen Jahren rückgängig gemacht zu werden.
Ungenutzte Lizenzen können unternehmensintern zwar vollständig abgeschrieben sein, die kontinuierliche Wartung belastet allerdings weiterhin – zusätzlich zu den neu erworbenen Lizenzen – die Profitabilität des Unternehmens. Des Weiteren muss man sich die Frage stellen, warum man auf alte Technologien setzen sollte, wenn diese sogar weiterhin Kosten verursachen. Mögliche Optionen für die Vermeidung von Doppelbelastungen wären a) die Weiterveräußerungen der Lizenzen an Dritte und b) die Nutzung SAP-eigener Anrechnungsregeln.
Ersteres ist mit Blick auf zukünftige Verhandlungen und die Partnerschaft mit SAP kritisch zu sehen. Letzteres ermöglicht es, die bestehenden Altlizenzen auf Grundlage der Cloud Extension Policy (Anrechnung der Wartungsbasis in der Cloud) oder der On-premise Extension Policy (bis zu hundertprozentige Anrechnung) anzuwenden.
E-3: Bei diesen bedrohlichen Szenarien – wie können Sie konkret einem
SAP-Bestandskunden helfen?
Aslan: KPMG bietet einen SAM Professional Service an, welcher das komplette Aufgabenspektrum von der initialen Vision und Roadmap über Bedarfs- und Kostenplanung, Vermessungen und Lizenzstrategie bis hin zur SAP-Verhandlung abdeckt. Weltweit einzigartig ist dabei die Möglichkeit, zusätzlich zum Professional Service eine Lizenz- und IoT-Garantie abzuschließen. Diese wird exklusiv von KPMG in Kooperation mit Munich RE angeboten und sichert sowohl interne als auch externe Risiken im Auditfall herstellerunabhängig ab.
Dabei werden entstehende Kosten im Schadensfall vollständig inklusive aller Nach- und Strafzahlungen von KPMG übernommen. Dies ermöglicht es Unternehmen, sich bei vollständiger Kosten- und Planungssicherheit auf ihre Kernkompetenzen fokussieren zu können. KPMG ist seit mehr als 20 Jahren sowohl aus Prüfer- als auch aus Beratersicht im Lizenzmanagement tätig und garantiert stets Aktualität für alle gängigen Softwarehersteller.
E-3: Danke für das Gespräch.
