SAP’sche Lizenzvermessung

Könnte der SAP-Bestandskunde nicht auch sagen: Was kümmert es mich? Die SAP kommt zur Lizenzvermessung ins Haus und dann wissen wir, was Sache ist – oder?

Florian Ascherl, KPMG: Natürlich können SAP-Bestandskunden warten, bis die alljährliche SAP-Vermessung ansteht. Jedoch stellt dies in erster Linie eine Selbstauskunft über die Nutzung von Software dar.

SAP bietet unbestritten – unter der Voraussetzung der entsprechenden Kenntnisse – äußerst hilfreiche Werkzeuge zur Gewinnung von Transparenz über die eigene Nutzung. Doch einmal im Jahr die USMM bzw. die LAW/LAW2 zu starten ist meiner Meinung nach nicht im Sinne eines nachhaltigen Lizenzmanagements.

Vielmehr sollten diese Funktionalitäten, oder zumindest die zugrunde liegenden Nutzungsinformationen, unter Berücksichtigung des Wissens um die eigenen Nutzungsrechte einen Grundbestandteil der notwendigen Transparenz, Compliance und Optimierungs-Checks der Lizenzmanagement-­Organisation bilden.

Nach wie vor gilt: Für die Einhaltung der Lizenzbedingungen ist der Kunde verantwortlich.

Also ist warten kontraproduktiv?

Ascherl: Sollten Kunden warten und sich mit den Vermessungsergebnissen begnügen, so können aus Lizenzmanagement-Sicht wichtige Erkenntnisse nicht gewonnen und interpretiert werden. Sowohl Über- als auch Unterlizenzierung sind in der Regel die logische Folge – beides ist vermeidbar.

Ob für IBM, Microsoft, Oracle, SAP oder jeden anderen Hersteller, Drohverlustrückstellungen und ungeplante Ausgaben für Software aufgrund fehlender Transparenz und Governance-Prozesse sind in jedem Fall eine unschöne und aufgrund der heutigen Möglichkeiten eine unnötige Konsequenz.

Es empfiehlt sich also immer, den Überblick über erworbene Nutzungsrechte, Änderungen in diesen bei zeitversetzten Lizenzkäufen und über die Nutzungsmengen zu behalten.

Welche Fallstricke für den SAP-Bestandskunden finden sich in der LAW, Licence Administration Workbench?

Ascherl: Aufgrund unserer Erfahrung haben wir gelernt, dass sich viele SAP-Kunden mit den Ergebnissen der Vermessung schwertun. In vielen Fällen finden sich die Kunden nicht in den Zahlen wieder und verstehen nicht, wie die dokumentierte Nutzung zu lesen ist, auf deren Basis SAP eine Rechnung bzw. die Aufstellung über eine potenzielle Fehl- oder Unterlizenzierung erstellt.

Wer hat hier Handlungsbedarf?

Ascherl: In der Tat schreibe ich hier die Verantwortung nicht der SAP zu, die als einer der wenigen bekannten Lizenzgeber proaktiv Vermessungswerkzeuge bereitstellt. Sind Kunden nicht in der Lage, diese oder ähnliche Informationen auch unterjährig zu Planungs-, Reporting- und Budgetierungszwecken zu erheben, so liegt dies nicht im Verantwortungsbereich der SAP.

Ist man bereit, in das notwendige Wissen und die entsprechenden Ressourcen zu investieren, so ist es aus meiner heutigen Sicht eine lösbare Aufgabe, nachhaltige Transparenz zu schaffen, die auch im Sinne einer guten B2B- oder B2C-Verbindung zwischen SAP und deren Kunden vorhanden sein sollte.

Wer ist und könnte verantwortlich sein für USMM und LAW?

Ascherl: Jede für die Systemvermessung verantwortliche Person sollte um die Besonderheiten und die Wirkungsweise der USMM und LAW/LAW2 wissen. Immerhin stellt SAP dazu ausreichend Dokumentationen bereit.

Diese Tools sind nicht undurchschaubar, sie erledigen ihre Aufgabe, genau wie in den entsprechenden Dokumentationen beschrieben. Die häufigsten Fehlerquellen für eine – aus Kundensicht – inkorrekte Messung finden sich in der Regel in den fehlenden Prozessen bezüglich Lizenz-Zuweisung, korrekter Stilllegung von Accounts, eindeutiger Identifizierungsmerkmale zur Bestimmung von übergreifenden Nutzergruppen usw. Im Engine-Bereich liegt die Fehlerquelle häufig in nicht eingespielten oder in falsch eingespielten Korrekturhinweisen, die SAP ebenfalls proaktiv zur Verfügung stellt.

Gibt es also Gefahren?

Ascherl: Im schlimmsten Fall besteht die Gefahr, dass die gleiche Engine vermessen wird, jedoch basierend auf einer falschen Preisliste. Dies könnte zur Folge haben, dass die vorhandenen Lizenzen gegebenenfalls nicht zur Deckung der Nutzung herangezogen werden können. In jedem Fall führt dies zu unnötigem Diskussionspotenzial. Seien Sie versichert, ich spreche hier nicht im Auftrage der SAP, aber können Sie mir spontan – abseits von SAP und einigen IBM-Produkten – einen Lizenzgeber nennen, der Ihnen aus Eigen­initiative heraus eine Vermessungs- und Verprobungsmöglichkeit Ihrer eingesetzten Lizenzen anbietet?

Es gibt zahlreiche Werkzeuge am Markt zur Lizenzvermessung und oft unterscheiden sich deren Ergebnisse von den Ergebnissen der SAP-Lizenzvermessung. Warum?

Ascherl: Das Ziel der jährlichen SAP-Vermessung ist es, die Nutzung in den SAP-Systemen zu ermitteln. Am Beispiel der SAP-Nutzer lässt sich das gut erklären: Die SAP-Vermessungstools, USMM und LAW, greifen auf die Nutzerinformationen aus den Systemen zu und konsolidieren diese anhand eines festgelegten und eindeutigen Erkennungsmerkmals, das durch den Kunden gewählt werden kann. Es wird zunächst jeder Nutzer vermessen, der aus lizenzrechtlicher Sicht als aktiv im System angelegt ist.

Das klingt sehr pragmatisch – oder?

Ascherl: Für die USMM und LAW spielt es dabei keine Rolle, ob Nutzer-Accounts tatsächlich genutzt werden und seit wann diese im System als aktiv betrachtet werden. Die Zuweisung geeigneter Lizenztypen und die korrekte Bereinigung nicht genutzter Accounts liegen in der Verantwortung des Kunden und sollten im Rahmen von Schnittstellen zu HR-Prozessen und Ereignissen wie Eintritt, Austritt, langfristiger Krankheit oder Elternzeit entsprechend erfolgen. Auch obliegt es jedem Kunden, den geeigneten Lizenztyp anhand der einem Mitarbeiter zugedachten Rolle zu wählen und diesen Lizenztyp auch später im Rahmen der tatsächlichen Nutzung auf Plausibilität und Lizenzkonformität zu überprüfen. Für diese Überprüfung kommen neben Expertenwissen und SAP-Standardinformationen immer häufiger sogenannte Optimierungstools zum Einsatz.

Was verstehen Sie darunter?

Ascherl: Dazu sei gesagt, dass – und dies meine ich absolut wertfrei – ein Tool, egal wie gut es technisch sein mag und durch welchen Experten es auch immer eingestellt wurde, stets nur die Meinung des Beraters respektive Kunden widerspiegelt. Für ein 100 Prozent akkurates Bild sind die im Rahmen der Lizenzbeschreibungen vorhandenen Informationen nicht ausreichend, um mit exakter Wahrscheinlichkeit die Interpretation durch SAP widerzuspiegeln. Bestenfalls kann man sich dieser Interpretation annähern, über den Grad dieser Annäherung definiert sich letztlich auch die Professionalität und Kompetenz des Lizenzexperten. Zudem sind viele Tools nicht in der Lage, das Chaos innerhalb komplexer Kundenumgebungen zu beherrschen.

Ein Beispiel?

Ascherl: Typische Beispiele sind, dass nicht berücksichtigt wird, dass im Falle der Einstellung mehrerer Preislisten in diesen Tools eventuell benötigte Nutzungsrechte eines Lizenztyps betrachtet werden, als wären diese in einem anderen laut Tool-Logik „höherwertigen“ Lizenztyp beinhaltet. Dies ist jedoch längst nicht der Fall und so driften die Ergebnisse zwischen Tool und SAP-Vermessung auch gerne einmal auseinander. Jüngstes Beispiel, mit dem ich konfrontiert wurde, war ein Tool, das alle Arten von Professional-Usern als einen einzigen „Professional User“ klassifiziert hat. Selbst CRM und ERP Professional User wurden alle in diese eine Kategorie klassifiziert, wodurch gemäß dem Kundenkonstrukt gegenüber der SAP-Vermessung ein erheblich niedrigerer Lizenzbedarf bestand. So kann ich aufgrund meiner Erfahrung bei der Feststellung von Abweichungen nur empfehlen, die Ursache zunächst in der Wirkungsweise der Tools, weniger in der Vermessung seitens SAP zu suchen. Von durch Hersteller unseriöserweise angebotenen vorkonfigurierten Lizenzzuweisungsmechanismen und (Re-)Allokationsmethoden empfehle ich grundsätzlich Abstand zu nehmen. Egal wie gut diese auch in ihrem Standard ausgearbeitet sein mögen, so passen diese in der Regel nicht zu den etablierten Vertrags- und Lizenzmodellen jedes Endkunden.

Danke für das Gespräch.