SAP-Trigger versus E-Mail

Teil 1 – Autengruber

Indirekte Nutzung ist kein Trigger in der SAP-Welt. SAP kann diese Nutzung noch immer nicht mit Vermessungswerkzeugen feststellen. SAP beherrscht jedoch hervorragend die höflichen Nachfragen per Mails.

Wer hier unbedarft Auskunft gibt, kann sogar gegen die EU-DSGVO verstoßen. Richtige Trigger sind die SAP-Vermessungsaufforderungen zum Audit, der Bedarf, ein Bestandsprodukt, die Hana-Datenbank, ein S/4-Hana-Produkt on premise bzw. in der Cloud nachzulizenzieren. In drei aufeinanderfolgenden Artikeln soll hier eine Best Practice aufgezeichnet werden, Trigger 1 – SAP-Audit:

1. Genau prüfen, was vermessen wird: Welche Installationen? Welche Systeme? Wie sind die Unterschiede zum Vorjahr? Die SAP-Vermessungsaufforderung im PDF erschwert einen Vergleich.

Abhilfe: In Excel übertragen. Mit SAP abklären, ob und warum der Scope zum Vorjahr erweitert wurde, und den Scope und einen Zeitplan im Vorfeld mit SAP schriftlich vereinbaren.

2. Prüfen, was und wie tief SAP auditieren darf und welche Tools SAP vorschreibt. Prüfen, welche Pflichten und Rechte man bei der Vermessung hat. Kunden von Business Suite Applications müssen anders vermessen werden als jene der Business Suite.

3. Welche Engines werden ausgelesen? Sind diese kostenpflichtig oder in Grundpaketen enthalten? Sind es Indikatoren oder Werte? Sind es absolute oder rechnerisch zu korrigierende Werte?

Eine tiefe Kenntnis aller Vermessungs-Identifikationsnummern und deren Hinweise, der Enhancement-Packs-Listen und der Beurteilung, ob ein EhP kostenpflichtig oder kostenlos ist, ist hier von Vorteil.

4. Vergleich der Ergebnisse mit den Vorjahreszahlen. Was hat sich wie verändert? Warum ist das so? Stimmt die Veränderung mit meiner Prognose überein? Ist die Veränderung erklärbar? Wie sehen meine Benchmarks dazu aus?

5. Absenden der Originalergebnisse. Wo Diskrepanzen sind, SAP aktiv darauf hinweisen und zum Dialog einladen. Nur wer korrekte Ergebnisse abliefert, kann mit einem korrekten Nachkaufvorschlag der SAP rechnen. Dieser sollte immer null sein, denn wir alle gehen davon aus, dass wir compliant sind.

Wer dies alles vor der Vermessungsaufforderung erledigt, bekommt keinen Stress. Wer nicht, der kann später aufgrund von unrichtigen oder nicht überlegten Informationen an SAP einen Nachkaufvorschlag bekommen, auch wenn er compliant ist.

Teil 2 – Färbinger

Seit vielen Jahren beklagt der SAP-Anwenderverein DSAG eine zu komplexe SAP-Preisliste. Die SAP’sche Preis- und Konditionenliste (PKL) gibt es zwar im bunten Excel-Format, aber zahlreiche Spalten und unterschiedliche Metriken machen aus der PKL letztendlich ein kaum zu beherrschendes Zahlenwerk – aber die SAP-Community hat sich an diese PKL-Herausforderung gewöhnt, wenn auch nicht akzeptiert.

Das Bemühen der DSAG bleibt somit vorerst ein Kampf gegen Windmühlen. Wie E-3 Autor Stefan Autengruber jetzt erstmals öffentlich darstellt, erscheint die Vermessung eines SAP-Systems als noch komplexere Aufgabe!

Vermessungen können auch mehrmals pro Jahr stattfinden. Im Normalfall bekommt der SAP-CCoE-Leiter einmal im Jahr die Einladung zur Vermessung. Damit wird sofort der Fragenkatalog von Kollegen Autengruber (siehe linke Textspalte) schlagend.

Naturgemäß gibt es im Vorfeld einer jeden Vermessung zahlreiche technische Fragen zu klären und vielleicht auch kurzfristig das eigene System wieder in einen „Compliant“-Status zu überführen.

Warum? Es könnte ja sein, dass ein Anwender zu viel im System hinterlegt ist – selbstverständlich nur temporär, weil hier jemand ein paar Tage zur Probe arbeiten war.

Es soll aber auch Fälle geben, wo SAP bevorzugt die Systemvermessungen im Sommer durchführte, wenn mit großer Wahrscheinlichkeit ein paar Praktikanten für ein bis zwei Monate anwesend sind.

Letztendlich handelt es sich hierbei nur um ein paar User mehr oder weniger und am runden Tisch wurde dafür immer noch eine Lösung gefunden. Viel schwerer wiegen die Komplexität der SAP’schen Lizenzmetrik und die nahezu quartalsweise Adaptierung der SAP-AGBs.

Ob compliant oder nicht, spielt keine Rolle mehr, wenn Äpfel und Birnen verglichen werden – wenn die Daten einer Vermessung aus dem vergangenen Jahr nicht mehr mit einer aktuellen Lizenzvermessung vergleichbar sind, weil Lizenz- und Engine-Metriken sich massiv verändert haben.

Wie reagiert man als SAP-Bestandskunde auf rückwirkende Nachforderungen? Denn eine zeitliche Dimension gibt es in den Vermessungswerkzeugen der SAP nicht. Rein rechtlich gelten neue AGBs nicht rückwirkend, dennoch entsteht schnell ein unübersichtlicher Zustand, wenn unklar ist, wann welche Lizenz mit welchen damals gültigen AGBs erworben wurde. Mit entsprechendem historischen Wissen lassen sich aber viele Nachkaufvorschläge ausschlagen.