SAP-Dateneingabe im Finanzbereich

Im Interview beschreibt Ralph Weiß, Sales Director DACH bei Winshuttle Deutschland, den Status quo im Umgang mit Datenqualität und gibt einen Ausblick in die Zukunft.

E-3: Was sehen Sie als eine immer ­wiederkehrende Herausforderung von SAP-Nutzern?

Ralph Weiß: Das sind eindeutig die vielfältigen Probleme mit der Datenqualität – sie sind in Unternehmen jeder Größenordnung und Branche allgegenwärtig. Unternehmen streben in ihren Systemen höchste Datenqualität an, um Prozesse reibungslos umsetzen zu können.

Es ist aber äußerst schwierig, dieses Ziel zu erreichen, wenn man nicht übergreifend agiert und die in den meisten Unternehmen vorherrschende Microsoft-Office-Umgebung eng mit der SAP-Umgebung verzahnt.

Wir haben beobachtet, dass Data-Gover­nance und Process-Governance am besten sichergestellt werden, wenn ein systematischer Ansatz verfolgt wird. Dies bedeutet mehr dokumentierte Verfahren und Technologien über Systemgrenzen hinaus.

E-3: Aber kann Technologie die Datenqualität nachhaltig steigern?

Weiß: Sehen wir uns dazu mal exemplarisch den Finanzbereich an. Die meisten Fachexperten im Buchhaltungsbereich sowie Wirtschaftsprüfer dürften zustimmen, dass Technologie ein besserer Ansatz ist, als sich ausschließlich auf Richtlinien und Verfahren zu stützen – diese erfolgen häufig manuell und können auch umgangen werden.

Je nach Art der Implementierung gewährleisten geeignete Technologien die Konsistenz und Einhaltung von Vorgaben. Dies kann die Kosten der Optimierung von Prozessen reduzieren, weil sie konsequent überprüft und die Sicherheit der Prozesse damit gesteigert wird.

E-3: Das klingt etwas nebulös – können Sie ein Beispiel geben?

Weiß: Für den Prozess der manuellen Buchung in SAP besteht natürlich die Erwartung, dass die Qualität und Konsistenz der Eingaben höchsten Anforderungen entsprechen, schließlich liefert das Finanzsystem die Basis für das Berichtswesen jedes Unternehmens.

Ohne einen zuverlässig verwalteten Prozess sind die Kosten für die Ausführung und Prüfung von manuellen Buchungen aber unverhältnismäßig hoch.

Außerdem besteht die Gefahr fehlerhafter Daten, die ohne die Implementierung technologischer Lösungen nur schwierig zu vermeiden oder zu reduzieren sind.

E-3: Dann sollten Unternehmen möglichst rasch alle Buchungen automatisieren?

Weiß: Viele Organisationen sehen den Prozess der manuellen Buchungen als umständlich, risikoanfällig und dennoch unverzichtbar an. Wenn jedoch die Prozesse etwa durch fehlende Integrationen nicht vollständig automatisiert sind, die Ergebnisse der Geschäftstätigkeiten nicht eindeutig sind oder durch manuelle Fehl­eingaben absichtlich oder unabsichtlich beeinflusst werden, müssen Korrekturen wieder „von Hand“ vorgenommen werden.

Das führt zu Verzögerungen und gegebenenfalls auch weiteren Fehlerquellen. In unseren Gesprächen mit Controllern und Buchhaltern haben diese immer wieder ausgeschlossen, auf manuelle Buchungen verzichten zu können. Sie sehen aber auch, dass der Umfang solcher Prozesse reduziert werden kann.

Während niemand die Prinzipien der Genauigkeit der Buchhaltung infrage stellt, sollten geringfügige Rundungsfehler und Abweichungen nur korrigiert werden, wenn sie einen erheblichen Einfluss auf die Präzision der Buchhaltung oder des Reportings haben.

E-3: Wie wirkt sich diese Herausforderung auf SAP und die IT im Allgemeinen aus?

Weiß: Oft hören wir, dass das System erzwingt, dass jede Bilanz auf den Cent genau erfolgt und jede Zuweisung korrekt ist. Viele der heute verwendeten Verfahren für die Übernahme von Daten in SAP-gemäße Journale sind nicht interaktiv, sie bieten kein praxisgerechtes Feedback und arbeiten nicht direkt mit Daten aus Microsoft Excel.

Dies führt dazu, dass Fachabteilungen auf die IT angewiesen sind, um Daten aus Excel nach SAP zu übertragen. Treten bei der Verarbeitung Fehler auf, müssen diese in der Regel nach aufwändiger Suche wieder vom Fachbereich korrigiert werden, um ein erneutes Einspielen durch die IT anzustoßen. Dieses Pingpong erhöht den Zeitdruck bei Monats- oder Quartalsabschlüssen zusätzlich.

E-3: Aber funktioniert diese Zusammenarbeit im Arbeitsalltag tatsächlich?

Weiß: In der Regel nicht reibungslos – die Gründe liegen in der Auslastung aller Beteiligten und der Komplexität der SAP-Infrastruktur. Aus Finanzabteilungen hören wir oft, dass sie mit einer Vielzahl manueller Provisorien arbeiten müssen, bis die IT bestehende Lücken in Bezug auf die vom geschäftlichen Alltag gesetzten Anforderungen schließen kann.

Das verleitet unweigerlich dazu, eigene Lösungsansätze zu schaffen, die sich der Kontrolle der IT entziehen und damit der Schatten-IT zugeordnet werden müssen. Der typische Nutzer im Finanzbereich „lebt und atmet“ Excel für Aufgaben aller Art – inklusive der Bereitstellung von Daten für die manuelle Verarbeitung von Journalen.

Excel ist schon fast Teil der DNA dieser Nutzer geworden, und die meisten Nutzer im Finanzbereich könnten keinen Arbeitstag ohne die Nutzung irgendeiner Art von Tabellenkalkulation bestreiten.

E-3: Muss hier nicht in Zukunft ein Umdenken im Management einsetzen, um auch die Governance sicherzustellen?

Weiß: Das ist tatsächlich das Gebot der Stunde. Die Nutzer implementieren ihre agilen Lösungen ja nur, weil sie im Grunde nichts anderes wollen, als ihre Arbeit präzise und effizient erledigen zu können. Das sollte im Sinne einer jeden Unternehmensführung sein.

Die gute Nachricht ist, dass sich Agilität und Governance nicht ausschließen müssen. Am Ende wird in den meisten Unternehmen ein symbiotisches Miteinander der hierarchischen Organisation für die klassischen IT-Aufgaben und einer agilen Umgebung für die Entwicklung von Lean Applications für die schnelle Lösung der Nutzeranforderungen stehen.

E-3: Welche Lösungsansätze gibt es, um in dieser Situation zu unterstützen?

Weiß: Unser Ansatz ist die Automatisierung von manuellen Buchungsprozessen – durch diese Entlastung unterstützen wir die Nutzer im Finanzbereich, sich anspruchsvolleren Tätigkeiten wie Analysen und Reporting widmen zu können.

Wir ermöglichen den Nutzern, die Daten in ihrer gewohnten Umgebung in Excel vorzubereiten und diese Daten dann automatisiert, sicher und nachvollziehbar an SAP zu übergeben.

Unsere Kunden aus den verschiedensten Branchen nutzen unsere Plattform auf vielfältige Weise, um ihre Datenmanagement-Prozesse zu optimieren. Einer dieser Wege ist die Minimierung trivialer Anfragen sowie die Steigerung der Governance und die Einführung überprüfbarer Freigaben von Datenanforderungen.

Dies wird erreicht über einen Template-basierten Ansatz ohne Programmierbedarf für Datenmanagement-Aufgaben wie die manuelle Buchung und die Nutzung von Workflows für das Routing, die Freigabe und Ablehnung sowie die automatisierte Übergabe manueller Buchungen in Systeme wie SAP.

E-3: Welche Ergebnisse können mit diesem Ansatz erzielt werden?

Weiß: Einem Kunden ermöglichte die Implementierung unserer Plattform die Steigerung des KPIs „First time right“ für manuelle Buchungen von 88 Prozent mit seiner früheren Lösung auf heute 99 Prozent. Dieser Kunde konnte seine bestehenden Excel-Templates weiter verwenden, aber durch die Integration mit SAP Financials gleichzeitig Governance und Workflow-Freigaben auf eine neue Ebene heben, ohne die zugrunde liegende SAP-Technologie ändern zu müssen.

Ein anderer Kunde nutzt Formulare für das Management seines Finanzstammdaten-Prozesses. Das Unternehmen setzt die Winshuttle-Plattform ein, um Anfragen nach Änderungen von Elementen wie Kunden- und Lieferantendatensätzen, Kostenstellen und Profit-Centern, Konten der Hauptbuchhaltung, Budgetwerten und sogar Mitarbeiterdaten zu verwalten.

E-3: Wie könnte die Buchhaltung der Zukunft in den meisten Unternehmen aussehen?

Weiß: Ein weitergehender Ansatz ist die Workflow-gestützte Journalbuchung. Buchhalter können dabei weiterhin in Excel arbeiten, um die Vorteile der Tabellenkalkulation für die Erfassung oder Bearbeitung von Belegdaten auszunutzen.

Darüber hinaus können die Belege gegen SAP validiert werden, wobei Erfolgs- bzw. Fehlermeldungen zu jeder Buchungszeile in die entsprechende Excel-Zeile geschrieben werden. Nachdem sichergestellt ist, dass die Belege fehlerfrei sind, können sie – je nach Prozess – direkt in SAP gebucht oder in ein Webformular eingebettet werden, um weitere Freigabeschritte vor der Buchung zu durchlaufen.

Dabei wird typischerweise die Beleggrundlage als Pflichtdokument beigefügt und nach abschließender Freigabe automatisch an den Beleg in SAP angehängt. Das klingt für viele Unternehmen sicher, als wäre es ein Blick in die Kristallkugel – tatsächlich haben aber einige wenige unserer Kunden solche Prozesse bereits eingeführt.