Business oder Economy Class, Einzelzimmer oder Suite, Zahlung in Vorkasse oder mit der Firmenkreditkarte? Solche und weitere Fragen stellen sich Geschäftsreisende vor und während ihrer Trips. Klarheit verschaffen von Unternehmen festgelegte Reiserichtlinien. Sie ergänzen regulatorische Vorgaben oder übersetzen diese in konkrete Handlungsempfehlungen.
Damit entlasten sie nicht nur Mitarbeiter und Travel Manager, sondern erhöhen auch die Einhaltung der Compliance. Legen die Richtlinien zudem verbindliche Budgetobergrenzen für Geschäftsreisen fest, schaffen sie eine wichtige Grundlage für ein ausgewogenes Controlling und ein transparentes Management der mit Reisen verbundenen Kosten.
Das Potenzial haben deutsche Untern ehmen erkannt: Laut einer repräsentativen Umfrage von SAP Concur nutzen rund 91 Prozent verbindliche Richtlinien für die Regelung von Geschäftsreisen. Jedoch werden mit den Leitfäden längst nicht alle für Unternehmen und Reisende wichtigen Aspekte abgedeckt.
Insbesondere Spesenabrechnungen können Unklarheiten und Fehlerquellen bergen: Zulässige Kostenobergrenzen für Mahlzeiten, Taxifahrten und Co. variieren je nach Unternehmen, aber auch Zielland; zudem rutscht beim Belege-Sammeln auch schnell mal aus Unwissenheit eine eigentlich private Quittung zwischen die Spesen.
Arbeitgeber begegnen dieser Fehlerquelle noch unzureichend. Oft werden Geschäftsreisen digital unterstützt. Dass solche innovativen Apps Geschäftsreisen komfortabler gestalten können, bewiesen neun Studierende verschiedener Fachrichtungen.
Beim Digital Bootcamp von SAP Concur setzten sie in drei Kleingruppen App-Ideen in Prototypen um. Die Idee des Gewinnerteams: Geschäftsreisende sollten bereits bei der Buchung wählen können, ob sie Unterkünfte mit einer bestimmten Ausstattung wie etwa einem Fitnessraum und welches Hotelumfeld (Waldlage versus Ausgehviertel) sie bevorzugen.
Schließlich reduziere eine Wohlfühlatmosphäre auch den mit Geschäftsreisen verbundenen Stress. Bei der Entwicklung ihrer Idee berücksichtigte das Team die Partnerschaften von SAP Concur mit verschiedenen Buchungsplattformen.
Die Jury lobte das Team für die Weiterentwicklung des Plattformgedanken, die Berücksichtigung der bereits vorhandenen Funktionen, das Marktpotenzial und die Ideen zur Monetarisierung der innovativen Konzepte.
die Teilnehmer des SAP Concur Digital Bootcamps: Garnett Le, Mai-Anh Pham Thi, Eda Aslan, Moritz Schlörb, Marcel Schmidt, Jonas Cronauer, Maike Bongartz, Maximilian Harth, Sebastian Frings.
