S/4-Transformation ohne HCM-Schaden
ERP und HCM sind eng miteinander verknüpft und tauschen gemeinsam Daten aus. Das Anpassen von Kontierungsobjekten, also das Verändern von Angaben zu Kostenstelle und Kostenträger, im ERP führt deshalb automatisch dazu, dass auch Daten im HCM angepasst werden müssen. Eine wichtige Entscheidung im Rahmen eines solchen Anpassungsprojekts ist deshalb die Wahl der passenden Strategie: Entweder erfolgt die Umstellung an einem definierten „Stichtag“, zu dem alte und neue Strukturen im System verbleiben, oder es wird die „Historie“-Variante gewählt, bei der die Historie der Kontierungsobjekte vollständig ersetzt wird. Welche der Varianten gewählt wird, hat maßgeblichen Einfluss darauf, wie ERP und HCM zukünftig zusammenarbeiten. Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile. Wie sich diese auswirken, ist abhängig davon, welche spezifischen Anforderungen ein Unternehmen hat.
Stichtag: Doppeltes Customizing
Die Stichtag-Variante sieht vor, dass ab einem festgelegten Zeitpunkt das Customizing des Systems dupliziert wird. Das bedeutet, dass sowohl die alten als auch die neuen Personalbereiche, Buchungskreise, Kostenrechnungskreise, Kostenstellen, PSP und/oder Innenaufträge parallel existieren. Ab dem Stichtag wird das neue Customizing über die organisatorische Zuordnung (IT0001) aktiviert, während die alten Strukturen weiterhin bestehen bleiben. Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass die Historie unverändert bleibt und das neue System von einem definierten Punkt an vollständig eingeführt wird. Allerdings erfordert die Vorgehensweise umfassende Tests, da alle Prozesse – von der Abrechnung über die Zeitwirtschaft bis hin zu Schnittstellen und dem B2A-Manager – überprüft werden müssen. Nur so kann sichergestellt werden, dass Umstellung und Betrieb reibungslos verlaufen. Der Testaufwand und die notwendige Beratung sind dabei sehr hoch, da doppeltes Customizing notwendig ist.
Ein großer Nachteil der Stichtag-Variante ist, dass es keine Rückrechnung im HCM-System auf die alten Kontierungsobjekte gibt. Nach dem Stichtag müssen alle Abrechnungen und Buchungen auf die neuen Buchungskreise und Kostenstellen im ERP-System abgestimmt sein. Das bedeutet, dass Rückrechnungen für Abrechnungszeiträume vor dem Stichtag nicht mehr auf den alten Kontierungsobjekten im HCM erfolgen können.
Historie: Vollständiger Austausch
Bei der Historie-Variante wird die gesamte Historie des Systems durch die neuen Kontierungsobjekte ersetzt. Altes und neues Customizing zu den Kontierungsobjekten parallel zu führen ist nicht nötig. Dieser Ansatz führt zu einem geringeren Testaufwand, da etwa der B2A-Manager, Folgeaktivitäten und viele andere Prozesse nicht erneut geprüft werden müssen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Rückrechnung im HCM-System problemlos möglich bleibt, da die alten Kontierungsobjekte vollständig durch die neuen ersetzt werden. Bei dieser Variante reduziert sich der Beratungsaufwand, da kein doppeltes Customizing erforderlich ist. Außerdem werden die alten Kontierungsobjekte nicht mehr im System benötigt, was es vereinfacht und von veralteten Daten befreit.
Egal für welche Variante sich ein Unternehmen entscheidet, in beiden Fällen müssen Schemen, Regeln und Merkmale gründlich überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Helfen kann dabei der Natuvion Data Conversion Server. Eine solche für die Transformation entwickelte Software unterstützt die Migration der Daten, indem alte Kontierungsobjekte durch neue ersetzt werden und sichergestellt wird, dass alle nötigen Anpassungen im System vorgenommen werden. Wer also sichergehen will, dass der Umzug in die SAP Cloud möglichst reibungslos funktioniert – genauso wie der zukünftige Datenaustausch zwischen ERP und HCM –, sollte sich frühzeitig sowohl mit den Migrationsvarianten als auch dem möglichen Einsatz einer Data-Conversion-Lösung beschäftigen.
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